Как делать недельный объём работы за два дня

Так начал свою статью Крис Уинфилд (Chris Winfield), предприниматель, писатель и тренер из Нью-Йорка. Однажды Крис понял: что-то пошло не так в его жизни. И попытался переосмыслить ценности, понять, что действительно важно. Нужны были изменения, чтобы работать эффективнее, а не дольше.

Нужно было оптимизировать рабочий процесс. И Крису удалось изменить рабочий день, а в итоге — и свою жизнь при помощи простой техники Pomodoro, название которой хорошо известно постоянным читателям Лайфхакера. В статье мы делимся советами от Криса Уинфилда по использованию техники Pomodoro.

Что такое техника Pomodoro

«Помидорная» техника проста. Кстати, именно простые вещи работают обычно лучше всего. В 2006 году создатель техники Pomodoro Франческо Чирилло (Francesco Cirillo) выпустил книгу, в которой объяснил не только саму методику, но и её психологические основы. После прочтения книги понимаешь, что Pomodoro гораздо сложнее, чем кажется, но, если правильно работать по ней, жизнь действительно изменится.

Вот четыре основных принципа «помидорной» техники:

1. Работайте в паре со временем, а не против него.
Время не враг вам. Не надо гнаться за ним, чтобы закончить задачи в срок и не сорвать дедлайны. Техника Pomodoro учит союзничать со временем, а не бороться с ним.

2. Избегайте «выгорания».
Короткие перерывы избавляют от работы из последних сил. Придерживаясь «помидорной» системы, невозможно переработать.

3. Управляйте отвлекающими факторами.
Отвлечения постоянно преследуют нас: телефонные звонки, сообщения в соцсетях или навязчивая мысль о том, что в машину пора долить масло. Это может подождать. «Помидорная» техника позволяет отложить посторонние дела, а точнее — поставить их в приоритет на другое время.

4. Найдите лучший баланс работы и жизни.
Знакомо ли вам чувство вины из-за того, что вы срываете дедлайн, которое мучает вас и не даёт расслабиться вечером и в выходной? Чем эффективнее вы работаете, тем больше удовольствия получаете от свободного времени. Став мастером в технике Pomodoro, вы сможете составить эффективное расписание для выполнения приоритетных задач и искренне наслаждаться свободным временем.

25 минут cфокусированности: как работать с «помидорками»

• Выберите одну задачу. Только одну на данный момент времени.
• Установите таймер на 25 минут.
• Работайте над задачей, пока не прозвенит таймер, затем поставьте отметку, что первые 25 минут прошли.
• Сделайте пятиминутный перерыв — вы закончили первую «помидорку»!
• После трёх «помидорок» сделайте перерыв на 15 минут.

«Поработать 25 минут — да нечего делать! Это легко!» — подумали вы. Но не торопитесь с выводами. 25 минут вы должны заниматься только одной задачей. Нет многозадачности, нет звонкам и сообщениям, недопустимы никакие отвлечения!

«Помидорные» инструменты

Вот что понадобится вам для работы в технике Pomodoro и поможет овладеть ей в совершенстве:

• кухонный таймер или приложение для смартфона, компьютера, расширение для браузера;
• авиарежим на телефоне;
• тихое место (если такого нет, то звукоизоляционные наушники или беруши);
• лист бумаги и ручка, чтобы отмечать законченные «помидорки»;
• 5 минут каждое утро, чтобы составить план задач на день;
• 30 минут в конце каждой недели, чтобы проанализировать её и запланировать задачи на следующую.

Три моих разочарования в «помидорной» технике

Как и в любом деле, в начале освоения техники вас ожидают разочарования. Важно их преодолевать, расти и учиться дальше. Вот какие разочарования ждали меня:

1. Я думал, что за день легко сделаю 16 «помидорок», ведь я привык так много работать, что 7 рабочих часов казались ерундой. В первый день я сделал только 12 «помидорок» и чувствовал себя неудачником. Я не достиг своих целей, был усталым и несчастным.
2. В течение нескольких следующих дней я пытался уменьшить количество задач на день. Когда мне удавалось выполнить задуманное, я чувствовал себя суперпродуктивным и был счастлив. В другие дни я не успевал сделать намеченное количество «помидорок» и чувствовал себя отвратительно. Я был убеждён, что Pomodoro — самая глупая система в мире.
3. Однажды я решил отказаться от Pomodoro и вернулся к многозадачности. Я был не сфокусирован, непродуктивен и разочарован, но, стиснув зубы, продолжал работать в таком режиме несколько дней. В итоге обнаружил, что я выполнил задачи, но продуктивность была несравнимо ниже, чем при работе в «помидорной» технике.

Находим личный баланс

Я решил вернуться к Pomodoro и начал экспериментировать с маленьким количеством «помидорок» в день. Начал с 5 и постепенно увеличил число до 8. Это была моя цель — 8 «помидорок» каждый рабочий день, то есть 40 «помидорок» в неделю.

Но жизнь ставит свои условия. Иногда в день было много совещаний, на которых я должен был присутствовать, или моя дочь выступала в школе, и я не хотел это пропустить. В общем, не всегда мне удавалось выполнить 8 «помидорок» в день. Однако для меня было очевидно, что 40 «помидорок» в неделю — моё волшебное число и я должен его придерживаться, при этом понять, как вписать его в рабочую неделю.

В дни, когда мне приходилось отвлекаться или когда я был истощён физически и морально, я не успевал сделать 8 «помидорок». И мне не нравилось отставать, а на следующий день догонять график, пытаясь выполнить 14 циклов. Это утомительно, и качество работы страдает. Я понял, что надо пересмотреть рабочую неделю и найти свой личный график.

Как я полюбил семидневную рабочую неделю

Когда я решил изменить свою жизнь и не посвящать работе всего себя, я поклялся не работать в выходные, праздники, отпуск и даже после окончания рабочего дня. Сообщаю, что я нарушил клятву и очень этому рад.

В те дни, когда я не мог закончить 8 «помидорок» до окончания рабочего дня, я расстраивался, чувствовал себя неудачником. И я стал думать, зачем я установил для себя ограничения, в какое время я должен работать? Я сделал это, потому что раньше моя жизнь была заполнена работой, которая меня истощала.

Теперь я не просто много часов провожу в работе, я делаю осмысленные необходимые вещи. К тому же могу позволить себе заняться личными делами в те часы, которые обычно отводят для работы. И моё мышление изменилось.

Пазл сложился, когда я передвинулся от пятидневки с рабочим днём с 8:00 до 17:00 к семидневной рабочей неделе, в которую я работаю тогда, когда мне нужно и когда есть возможность.

В неделе 168 часов. Раньше я работал 40–45 из них, чтобы обязательно закончить 40 «помидорок» в рабочие дни. Теперь я распределяю их на 7 дней. Чистого рабочего времени получается 16,7 часа. То есть я работаю только 10% времени в неделю! Вот это разница!

Как можно сделать недельную работу за два рабочих дня?!

16,7 часа — это чуть больше двух типичных рабочих дней. Вы возмутитесь, конечно, что работаете в неделю куда больше. Я соглашусь с вами и в то же время опровергну это утверждение.

Во время своей сорокачасовой рабочей недели 20–25 часов я совещался, проводил встречи, разговаривал по телефону или Skype и занимался другими задачами, не требующими сфокусированности. Они важны, но я не считаю их «рабочим временем».

16,7 часа — это чистая работа, и за это время я успеваю сделать в несколько раз больше, чем за 25 часов. Вы не сможете отключиться от внешнего мира и погрузиться в идеальную рабочую среду. Жизнь всё равно втянет вас в свой круговорот. Но вы сможете работать эффективнее, при этом не посвящая работе всего себя без остатка.

Психология мотивации: осознайте свою энергию

В идеальном мире у меня 8 важных задач на день. Я начинаю с самой приоритетной и выполняю их одну за другой с одинаковым энтузиазмом. Я не отвлекаюсь, не прерываюсь и за 3 часа успеваю закончить запланированную на день работу. Звучит восхитительно, но наш мир даже не стремится к такому идеалу.

А реальность такова, что человек живёт среди других людей. А ещё я устаю и у меня есть эмоции, с которыми я не могу бороться. Некоторые задачи мне никак не хочется делать, хотя я осознаю их важность. Чтобы успешно работать в технике Pomodoro, нужно союзничать со своим мышлением и эмоциями.

Мои энергетические запасы и настроение влияют на то, как я выполняю работу. Поэтому важно при составлении плана на день обращать на это внимание. Вот какие вопросы я задаю себе, когда планирую день:

Поскольку я учитываю своё настроение и энергетические запасы, когда планирую задачи, я не делаю ничего только потому, что «должен».

Когда я чувствую, что мне не хватает физической энергии, я делаю что-то, чтобы улучшить здоровье и самочувствие. Когда мне не хватает энергии эмоциональной, я провожу время с женой и дочкой и становлюсь счастливее.

И, конечно, я нашёл работу, которая меня наполняет, а не истощает. Благодаря которой у меня есть время, чтобы стать лучше, быть с семьёй и друзьями, быть здоровым во всех отношениях: телом, умом и душой.

Расскажите, используете ли вы технику Pomodoro и помогает ли она вам успевать больше, а уставать меньше?