Гость рубрики «Рабочие места» – Александр Коваленко. Он финансовый директор Ecwid и X-Cart, директор по продуктам крупной софтверной компании, а также основатель Ассоциации Профессиональных Бухгалтеров. Из этой статьи вы узнаете секреты его продуктивности: тайм-менеджмент, аутсорсинг, режим дня, рабочие ПО и «железо».


Александр Коваленко
Управляет финансами сразу двух фирм – Ecwid и X-Cart. Руководит продуктами компании DZ, сотрудники которой принимали участие в создании систем: Яндекс.Маркет, «Юлмарт», нескольких мобильных клиентов известных банков и других распространённых программ и мобильных приложений. Основатель самого технологичного бухгалтерского аутсорсера Поволжья – Ассоциации Профессиональных Бухгалтеров. Занимается общественной и благотворительной деятельностью. Член ульяновского «Ротари-Клуба».

Чем вы занимаетесь в своей работе?

Текучка моя состоит, в основном, из аналитики, переговоров и совещаний. Плюс, есть большая творческая часть по составлению планов и созданию текстов предложений, презентаций и т.д. Нередко приходится выступать перед разными аудиториями. Это определяет мой выбор рабочих инструментов.

Работу свою я люблю, работаю много и быстро. А ещё я холерик. Люди, программы и предметы, меня окружающие, должны соответствовать моему темпераменту и выдерживать мои метания.

Соответственно, я требую от своего окружения следования принципу fire-and-forget («выстрели и забудь»). Я окружаю себя людьми, которым достаточно сказать один раз, и можно забыть, – всё будет сделано. Иные у нас не задерживаются.

То же относится к бизнес-процессам и рабочему пространству – всё должно работать, не напрягая меня.

Что касается делегирования полномочий, то у меня есть несколько помощников в разных сферах, которые дальше вырастают и занимаются своим делом самостоятельно, а я принимаюсь за что-то новое.

Стараюсь сам делать как можно меньше, и на себя не завязывать результат. «Ничего не делай сам, если есть хороший зам!» :)

Как вы организуете свое время?

В своей деятельности я использую несколько упрощённую систему GTD. Например, я не делаю еженедельное ревью предстоящих задач и проектов – я выделяю на это время лишь изредка.

Списков задач у меня три.

Первый – в электронном органайзере (о нём ниже).

Второй – на бумаге, в течение рабочего дня, это задачи, которые рождаются в процессе разговора или размышлений, что-то успеваю сделать в этот же день, остатки заношу в органайзер.

Третий – «помеченные» цепочки писем в gmail.

Не вижу смысла засорять органайзер задачами типа «ответить на письмо» или «узнать, как дела», если это всё равно делать через почту и искать там уже начатую цепочку писем.

Какой у вас режим дня?

Режим дня у меня плавающий. Конкретно сейчас я жаворонок, и мне это нравится. До этого много лет был совой. Моё самое продуктивное время – утро, пока все ещё спят, и вечер, когда народ из офиса уже расходится. Лучше всего мне работается в местах, для работы не приспособленных, – в поездках, на даче у костра, в кафе.

Смена контекста
Смена контекста

Смена контекста всегда действует благотворно на творческую продуктивность. А офис для меня, скорее, не рабочее место, а точка коммуникации с командой.

Какое место в вашей жизни занимает спорт?

Вы будете смеяться, если я расскажу, как я разминаюсь в течение рабочего дня. Долгое время наш офис находился в частном секторе, газ у нас подведён не был, и обогревались мы дровяным котлом. Лучшим способом размяться летом было — выйти во двор и поколоть дрова, зимой – сходить в сарай и принести парочку поленьев :)

Отличный «тренажер»
Отличный «тренажер»

Как выглядит ваше рабочее место?

Я достаточно расхлябанный человек, в порядке рабочее место мне содержать трудно. Любые тумбочки или ящики стола у меня сразу оказываются завалены всяким трэшем.

Поэтому всё просто – в моих столах уже много лет нет ящиков, а также я не могу дотянуться ни до одного шкафа, не вставая.

Рабочее место Александра
Рабочее место Александра

Это ограничивает место, где я могу навалить хлам, поверхностью моего рабочего стола и системного блока. Место на столе быстро заканчивается и мне просто приходится время от времени наводить порядок.

Предмет моей особой гордости – книжные шкафы собственной конструкции.

Шкаф собственной конструкции
Шкаф собственной конструкции

У моей жены аллергия на книжную пыль, а у меня большая библиотека. Мне пришлось «изобрести» шкаф, который пыль не пропускает. Сейчас это звучит просто – всего лишь стеклянные дверцы с резиновым уплотнителем, однако, чтобы подобрать правильную конфигурацию петель, стекла и резины, да чтобы ещё было красиво, пришлось поискать. Теперь я такие шкафы ставлю везде, где работаю. Очень удобно.

И у них есть ещё один дополнительный бонус – они выдерживают мой темперамент. Благодаря получившемуся естественному воздушному демпферу из стекла и резины, дверцы можно, не думая, захлопывать с размаху, — они закрываются очень плавно, с характерным чудесным звуком. Тоже, кстати, проявление fire-and-forget.

Электрошкаф Александра
Электрошкаф Александра

А это мой домашний электрошкаф. Для безопасности он отделён от одежды металлической панелью. В самом низу оставлено место под домашний сервер (его пока нет).

Место под сервер
Место под сервер

Место под сервер тоже отделено от всего остального металлом. Вверху – роутер AitPort Extreme 2011 года и внешний HDD.

Кабельный органайзер
Кабельный органайзер

Коробка, на которой стоит роутер, – кабельный органайзер. Его сделала моя жена, когда ей надоели пучки проводов.

Какое «железо» используете?

«Железо» Александра
«Железо» Александра

Техники у меня — зоопарк: компьютер с Windows, MacBook Air и iPad, как мобильное устройство. Телефон у меня обычный, не смартфон – стеклянная Nokia 8600. Я не смог пользоваться iPhone, как телефоном, мне нужны кнопки, чтобы набирать номера не глядя. Хотя, теперь придётся, видимо, присмотреться к iPhone – моя трубка явно доживает последний год, а новых, такого качества, не делают.

Я много лет пользовался КПК-органайзерами Palm. А потом их просто перестали выпускать. До сих пор ни один электронный органайзер не может приблизиться по удобству и эргономичности к ним. Я подобрал набор программ, наиболее похожих на них, вместе они мне заменяют один Palm.

Какое ПО используете?

На десктопе список дел я веду в Toodledo, события – в календаре Google.

На iPad мой органайзер – Pocket Informant, на сегодняшний день самый удобный органайзер. В него синхронизируется список дел из Toodledo и Google-календаря. В последние несколько версий разработчики зачем-то напихали массу функций и усложнили, я пока справляюсь, но думаю, ещё пара таких релизов, и придётся искать замену.

Управленческий учёт у нас ведётся в нескольких программах: часть в «1С:Управляющий проф» (платформа 8.2), часть – в самописной системе на 1С версии 7.7. Это одна из причин, по которой мне приходится держать компьютер на Windows – даже в терминале в 1С под Mac OS работать неудобно. Плюс, есть несколько специфичных удобных программ, аналога которым нет под Mac. На Windows 8 пока не перехожу – подожду возврат кнопки «Пуск» в 8.1.

Все тексты и презентации я готовлю на MacBook’е в Pages и Keynote. Не нарадуюсь! Тексты получаются красивыми и стильными, работать в Pages – одно удовольствие. Коммерческие предложения выходят просто отличными, и положительные отклики на них я получаю существенно чаще. Жаль, у партнёров Pages, как правило, не стоит, и для совместной работы приходится экспортировать в Word или Google Docs.

Если тексты я, конечно, когда-то готовил в Word, то презентации я сразу начал делать в Keynote. Просто и удобно – минимум кнопок, красивые шаблоны. Я думал, что так должно быть и в других программах-презентаторах. Ага, щаааз.

Как-то раз мне пришлось срочно создавать презентацию на чужом компьютере в PowerPoint… NEVER AGAIN!

Презентации я сначала готовлю на бумаге: пишу на листках скелет, затем он обрастает мясом, уже готовые тезисы я отрисовываю в Keynote. Технологию я взял из книги «iPresentation».

Для демонстрации презентаций я использую MacBook, для которого у меня приготовлен ворох переходников и беспроводная мышь. Когда перейду на iPhone, для переключения слайдов буду использовать его.

Это, что касается презентаций и текстов.

А вот для таблиц лучше Excel пока не придумали.

В нём интуитивно удобно работать с клавиатуры, не трогая мышь, так у меня получается быстрее. Если мне нужна сложная таблица для меня одного, я делаю её в Excel. Если необходимо обеспечить совместную работу, я завожу таблицу в Google Docs. В Numbers не делаю почти ничего – он неудобен, и без мыши в нём работать не получается.

Для совместной работы над проектами я пользуюсь Яндекс.Диском (это ссылка с инвайтом, принявшему +1GB бесплатного диска). К нему есть вопросы, конечно. Однако его поддержка отвечает быстро, ошибки исправляет, проявляет живое участие. До поддержки Dropbox или, прости Господи, «Гугл Драйв» мне достучаться не удалось.

Наш офис много работает с тендерами, для их поиска и отбора я пользуюсь компанией Trade.su. Не самый удобный интерфейс, зато, опять же, живые люди на том конце. Однажды их юристы вовремя помогли нам исправить ошибку банка, выдавшего банковскую гарантию, буквально спасли нас от списка недобросовестных поставщиков. Рекомендую.

К почте и мессенджерам у меня отношение двоякое.

С одной стороны, я управляю несколькими группами людей и мне надо быть на связи. С другой стороны, когда я делаю что-то творческое, надо, чтобы никто не отвлекал, в такое время я отключаюсь от всего.

Я пользуюсь почтой Gmail и мессенджерами Viber, Hangout и iMessage. Skype у нас в АПБ запрещён. Наш бухгалтерский аутсорсер обрабатывает информацию о сотнях тысяч сделок, безопасность – наше всё, а Skype небезопасен, его слушают в России. Ещё он жрёт батарейку iPad. По этим двум причинам я его не люблю, и всегда новому собеседнику по IT предлагаю сперва вариант Hangout или Viber. Финансовые вопросы по Skype я просто отказываюсь обсуждать, без вариантов. Соответственно, и Viber и Hangout у меня запущены постоянно, а Skype – только на время разговора, потом отключаю.

Есть ли место бумаге в вашей работе?

Мысли, списки, проекты я записываю сначала на бумаге. У меня везде– в офисе, дома и на даче – есть планшеты с заправленными в них черновиками, на которых я и пишу. Писать я люблю гелевыми ручками, их у меня везде по нескольку штук разных цветов, и перьевыми.

Александр Коваленко: «Мысли, списки, проекты я записываю сначала на бумаге»
Александр Коваленко: «Мысли, списки, проекты я записываю сначала на бумаге»

Лайфхакерство от Александра Коваленко

В машине слушаю аудиокниги (если еду далеко) и подкасты (если катаюсь по городу).

Видеолекции, даже самые интересные, мне смотреть некогда. Я их скачиваю к себе с помощью ru.savefrom.net, потом вырезаю из них аудиодорожку и слушаю как подкаст в машине.

Из аудиоверсий семинаров настоятельно рекомендую найти и прослушать «Речевые стратегии» и «Управляемая интуиция» Тимура Гагина. А лучше пройти их вживую у него или его учеников. Если вы связаны с продажами и маркетингом, нужно послушать Игоря Манна и Александра Левитаса – вживую или в записи.

Книги:

И, на самом деле, не столь важно, что именно вы читаете/слушаете. Если за год вы прочли хотя бы 15 новых книг по вашей теме, вы уже на голову выше большинства своих коллег по профессии. Раз остановившись, навёрстывать очень трудно.

Читать и развиваться полезно постоянно.