Посвящается всем кто увлечен жизнью, имеет грандиозные планы, обширные интересы и большое количество ежедневных задач.

В свое время тема управления задачами увлекла меня с головой. Я стал собирать методики и советы. У каждой я брал что то, что работало исключительно для меня. Пробовал применять на практике и все лишнее отсекал. Итогом стала система, которую я хочу сейчас представить на ваше обозрение. Но помните —  единственной идеальной системой , может быть только та что удобна вам.

Мои требования к системе управления задачами незамысловаты:

• Она должна быть проста.
• Не должна отнимать много времени на работу с ней.
• Не мешать, а лучше помогать,  в планировании, как на день, так и на год. Планирование и текущее управление задачами должно быть едино.
• Должна помогать напоминаниями, быть постоянно под рукой и позволять делать заметки.
• Должна охватывать все сферы моей жизни.
• Должна помогать «окинуть взглядом» все текущие и предстоящие задачи. При этом структуру я должен установить сам.
• Благодаря системе я должен точно знать что и когда мне делать, при этом система должна быть достаточно гибкой.

Система управления задачам состоит из 3 основных элементов: структура группировки задач (папки, дерево папок, контексты), правила управления задачами и инструмент, который во всем этом помогает.

Инструменты управления задачами

Могу смело заявить – я перепробовал абсолютно все программы по данной тематике. На Windows точно все, от Leader Task и Essential PIM, до малоизвестных, наподобие Chronos. На Mac все, имеющие возможность синхронизации между устройствами. Сухой остаток – 1 программа. Называется My Life Organized. Разработчики молодцы и умнички. Прога существует давно и каждая новая версия радует все больше. Для меня неоспоримым преимуществом в данном софте стала возможность настройки системы полностью под свои нужды. При этом ничего сложного в этом нет. Иными словами, данная платформа позволяет создать любую  структуру задач и соблюдать любые правила управления. Ну естественно синхронизация со всеми устройствами и кросс-платформенность. Жаль только, нет версии для Mac (iOS есть). Более детальное знакомство с My Life Organized оставляю вам. От себя просто рекомендую.

Также я использую Evernote для хранения заметок и объемных материалов. Mind manager для планирования. Календарь – родной от Mac. Microsoft Project – для планирования и ведения больших проектов, в основном по работе.

Структура задач

Во многих методиках, например GTD и Agile Results, предлагают разбивать задачи по папкам согласно сферам жизни. Идея мне понравилась, но для себя определил, что у меня не будет больше 5 папок верхнего уровня в один момент времени + папка для заметок + Inbox. Раньше у меня было просто 2 папки – работа  и личное.

Моя текущая структура верхнего уровня:

• Inbox.
• Работа
• Развитие
• Дом
• Ironman
• Сайт

На мой взгляд, самым гениальным введением GTD стала папка Inbox  и правило  — не держать задачи в голове. Этому правилу я стал следовать неукоснительно. Задачи, даже мелкие, идеи, заметки, просто мысли, что могут пригодиться – все записывается. Изначально все попадает в папку Inbox. В конце дня я разбираю этот завал и распределяю все по папкам.

Папки «Работа», «Развитие» и «Дом» находятся в структуре постоянно. Еще, максимум 2, отведены под те сферы или проекты, что занимают большую часть времени или имеют высокое значение на данный момент. На сегодняшний день это папка, связанная с подготовкой к Ironman и папка проекта моего сайта. Inbox я не считаю в этой пятерке.

На самом  деле существует еще одна папка. Называется «Regular stuff». В этой папке хранятся все регулярные задачи. Там находятся все дела которые необходимо делать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. К таким делам относятся: разбор папки Inbox, просмотр папок Someday, определение целей на период и т.д. В свое время организация регулярных задач в отдельную папку помогла мне привыкнуть к новому порядку. Это хороший инструмент для организации самого себя и выработки привычки работать с системой. Только не забывайте поставить напоминания к задачам. Как вариант – внести задачи подобного рода в календарь.

Все остальные проекты и задачи находятся в корне папки.

Здесь все просто и ясно без пояснений.

Во всей структуре главное – простота. Не должно быть большого количество папок и подпапок. Не больше 3х уровней. В противном случае система становится излишне громоздкой, а значит, перестает выполнять свою основную функцию – помогать в работе. Кроме того, громоздкие структуры крайне не удобны в работе с мобильными устройствами.

Контексты

Контексты очень удобная штука. По сути, контекст обозначает определенный признак или условие при котором выполняется задача. Одна задача может иметь несколько контекстов. Как и в структуре папок, здесь важна простота. Избегайте вложенных контекстов. Используйте такие контексты которые используются действительно часто и имеют большое количество задач.

Правила работы с задачами и папками.

1. Все задачи вносятся в систему в момент возникновения.  В голове ничего не держать. Занесение задач только в папку Inbox.
2. Формулировка задачи, на этапе записи, должна быть однозначна. Если названия не достаточно, необходимо сделать  пояснения  — что же я имел в виду. Это необходимо для того, чтобы потом не вспоминать что мне нужно сделать в задаче, к примеру, «Игорь, отчет».
3. Папка Inbox  разбирается один раз в день. Я делаю поздно вечером.
4. Чтобы задача была перемещена из папки Inbox , у нее должно быть:

Обязательно:

• Ясное название
• Определено ориентировочное время выполнения задачи.
• Время начала задачи – когда эта задача появится в моем  to do листе.

По необходимости:

• Заметки и пояснения.
• Подзадачи в порядке выполнения.
• Крайний срок.
• Контекст.
• Если задача является целью – обозначить как цель.
• Дата и время напоминания.
• Зависимость от других задач.

1. Я не использую матрицу Эйзенхауэра «Важно — срочно». Если задача записана у меня значит она важна. Если это срочно – я или сразу приступаю к ее выполнению или назначаю ей определенное время.
2. Как правило, я не ограничиваю время выполнения задачи. Указываю сколько времени это займет, исключительно для оценки времени при планировании. Но не жестко. Если время определено четко, то только если я хочу напомнить себе о жесткости границ задачи или длительность задачи связана с другими ресурсами – например совещание имеет ограниченную длительность.
3. Задачи с определенной длительностью и временем помещаются в календарь.
4. Правило 3-х. Одно из самых ценных правил методики Agile results. На каждый месяц выбирается 3 основных цели. На каждую неделю так же 3 цели. Еженедельные цели должны вести к выполнению ежемесячных целей. Каждый день есть 3 основные задачи. Эти задачи соответствуют еженедельным целям и ведут к их выполнению. Все остальные задачи в этот день — второстепенны.
5. Еще раз. Каждый день 3 первостепенные задачи.
6. Сначала выполнить мелкие задачи. Это полностью противоречит принципам project management, но для меня работает идеально. В таком случае голова свободна от мелких задачи при выполнении крупных.
7. Задачи на день определяются вечером, на следующий день.
8. Задачи на неделю определяются в воскресенье.
9. Задачи на месяц определяются 2ого числа.
10. Обзор и анализ выполненного и не выполненного раз в неделю по пятницам.
11. Папки Someday просматриваются по воскресеньям.
12. Задачи в контексте «Контроль» просматриваются ежедневно.
13. Если полученное письмо требует ответа или действий от меня, но позже, я его отправляю как задачу в MLO.
14. Если письмо отправленное мною требует ответа от получателя, я ставлю адрес MLO в копию. Таким образом письмо так же попадает в систему и получает контекст «Контроль».
15. С утра обзор предстоящего дня.

Вот пожалуй и все. Простая система. Простые правила. А как вы организуете свои задачи?

Фото: Shutterstock