Как беспорядок влияет на продуктивность и что с этим делать?

Поддержание порядка — неотъемлемая часть рабочего цикла.

Керри Глисон

бизнесмен, бизнес-тренер, специалист в области управления временем

Кружка недопитого чая, футляр для очков, блокнот, фантик от конфеты, зарядник от телефона… За сутки на моём рабочем столе накапливается много ненужных вещей. Утро начинается не с кофе, а с наведения порядка. Я знаю, что, если не сделаю этого, день пойдёт насмарку.

В статье расскажу, как беспорядок влияет на нашу продуктивность и что с этим делать.

Откуда берётся беспорядок

…он ходил ещё каждый день по улицам своей деревни, заглядывал под мостики, под перекладины и всё, что ни попадалось ему: старая подошва, бабья тряпка, железный гвоздь, глиняный черепок, – всё тащил к себе…

Н. В. Гоголь

«Мёртвые души»

Каждый из нас немного Плюшкин. Человечество сбилось с курса: любить нужно людей, а использовать вещи. Но мы всё делаем наоборот.

Мы так трепетно относимся к предметам материального мира, что не замечаем, как обрастаем хламом. «Не выкидывай эту коробку: она ещё пригодится!», «Ненужная ерунда, но жалко выкинуть: я за неё 50 баксов на eBay отдал!», «Хорошая книга, когда-нибудь обязательно её прочту, главное — не убирать из поля зрения!»

Так рождается беспорядок. Правда в том, что коробка никогда не дождётся своего звездного часа, мы не найдём применения ерунде с eBay, а хорошая книга не будет прочитана. Это ненужные вещи, но мозг никак не смирится с этим.

Исследователи Йельского университета установили, что за процесс «прощания» с вещами отвечают те же области головного мозга, что и за физическую боль (передняя часть поясной извилины и островок). В соответствии с этим чем дороже для нас тот или иной предмет (чем больше денег мы за него заплатили, чем ярче воспоминания он вызывает и так далее), тем сложнее с ним расстаться.

Кроме того, учёные доказали: физический контакт усугубляет эмоциональную привязанность. Иными словами, то, что мы трогаем, держим в руках, сложнее выбрасывать (согласитесь, с компьютерными файлами всё намного проще).

Это доказывает простой эксперимент. Людям раздали кофейные чашки и попросили некоторое время подержать их в руках. Затем прошел аукцион, где продавались эти самые кружки. Выяснилось, что чем дольше посуда была у участника, тем больше денег он был готов заплатить за неё.

Кстати, маркетологи и рекламщики пользуются этой особенностью. В магазинах электроники нам настойчиво предлагают подержать в руках гаджеты, так как знают: физический контакт может спровоцировать покупку.

Таким образом, беспорядок порождают две особенности человека: физиологическая (активизируются отделы головного мозга, отвечающие за боль) и психологическая (тактильные ощущения способствуют развитию привязанности к предмету). Это приводит к накоплению вещей.

Как беспорядок влияет на человека

Хаос на рабочем столе, в комнате или шкафу негативно сказывается на концентрации внимания и продуктивности.

К такому выводу пришли учёные Принстонского университета, исследуя работоспособность людей в организованном и неорганизованном пространстве. Оказалось, что беспорядок «убивает» внимание, а это в свою очередь приводит к стрессу и снижению производительности. Подобно тому, как многозадачность парализует наш мозг, беспорядок парализует нашу продуктивность.

Примечательно, что уменьшает эффективность не только физический, но и цифровой беспорядок. Завал в почте, 17 открытых вкладок, множество значков на рабочем столе — всё это тоже выбивает из колеи.

По мнению Марка Хёрста, основателя консалтинговой компании в сфере маркетинга и личной продуктивности, а также автора книги о цифровой грамотности, цифровой хаос так же влияет на продуктивность, как беспорядок в квартире. По крайней мере, и то, и другое приводит к неспособности:

• обрабатывать информацию;
• запоминать её;
• быстро переключаться между задачами.

Это ещё одна причина устраивать цифровые выходные.

Как избавиться от беспорядка

Если вы думаете, что лекарство от болезни под названием «беспорядок» — это уборка, то заблуждаетесь. Уборка — лишь временная мера. Нужно устранить источники, питающие беспорядок.

5 шагов к порядку

Шаг 1. Лимиты. Мы любим свободу, но, если хотим избавиться от беспорядка, должны сами для себя установить некоторые ограничения. Не приобретать больше энного количества определённых вещей, не покупать новую книгу, пока не прочитали предыдущую, не фолловить больше 100 (200, 500…) человек в Twitter и так далее. Такие лимиты помогут не быть Плюшкиным и не накапливать лишних вещей.

Шаг 2. Минимализм. Каждая девушка знает: каким бы большим ни был шкаф, места в нём всё равно не хватит. Постепенно вещи занимают всё отведённое им пространство, но это повод не расширять кладовку, а выкидывать лишнее и впредь постараться умещаться. Покупайте маленький стол, берите в путешествие маленькую сумку. Так вы сможете воздерживаться от новых ненужных приобретений.

Шаг 3. Мониторинг. Мы по инерции суём вещи в шкаф или ящик стола и благополучно забываем о них. Чтобы не разводить беспорядок и знать, где что лежит, нужно раз в месяц (или чаще) проводить ревизию.

Шаг 4. Всему своё место. Важно, чтобы вещи не только имели определённое место, но и возвращались туда после использования. Взял ручку, написал записку — поставь её обратно в карандашницу. Достал с полки книгу, прочёл нужное — верни туда же. Аналогично с файлами: сохраняем не на рабочий стол или в другую временную папку, а сразу туда, где это должно храниться (ненужное — удаляем).

Шаг 5. Привычка. Поддержание порядка должно войти в привычку подобно чистке зубов по утрам и вечерам. Поэтому не забывайте включать в свой to-do-лист такие пустяковые и на первый взгляд необязательные пункты, как «разобрать документы», «протереть пыль», «навести порядок в шкафу».

Что делать с творческим беспорядком

Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?

Альберт Эйнштейн

Вопреки всем научным доводам, некоторым людям нужен беспорядок. Удивительно, но хаотично разбросанные вещи и несортированные бумаги могут быть признаком кипящей деятельности.

Этот феномен мы обычно называем творческим беспорядком. Считается, что креативные люди настолько увлечены своими идеями, что даже не замечают хаоса вокруг себя.

Яркий пример — Алан Тьюринг. Беспорядок стал одним из секретов его продуктивности. Его стол всегда был завален бумагами, Тьюринг мог в любой момент кинуться к нему, чтобы записать на первом попавшемся клочке озарившую его мысль.

А как вы относитесь к беспорядку?