Как правильно делегировать рабочие задачи

Хороший руководитель — не тот, кто всё взваливает на свои плечи, а тот, кто способен собрать сильную эффективную команду и грамотно распределить обязанности, в том числе внеплановые.

Делегирование, то есть перепоручение задач одного сотрудника другому, помогает повысить уровень вовлечённости в команде, а руководители, которые в этом преуспели, в среднем приносят своим компаниям на треть больше доходов, чем остальные.

Но просто сказать «сделай вот это» — неправильно. Приказной тон, плохо расписанное задание, отсутствие объяснений — всё это может вызвать отторжение и в итоге закончиться не самым лучшим результатом.

Эксперт Гарвардской школы бизнеса рассказала о правилах, которые помогут делегировать эффективно и улучшать рабочие показатели.

1. Оцените возможности сотрудников

Есть задания, которые делегировать нельзя. Например, они являются неотъемлемой частью ваших обязанностей. Или у другого сотрудника недостаточно знаний и квалификации для выполнения таких задач. Или, наоборот, они существенно проще, чем те, которыми он обычно занимается. Скажем, просить у менеджера по продажам или аудитора найти мастера для ремонта офисной кофемашины будет, мягко говоря, неуместно.

В целом, прежде чем поручать что‑то кому‑то, стоит спросить себя:

• Справится ли человек с этой задачей? Достаточно у него времени или это помешает выполнять другие его обязанности?
• Хватит ли сотруднику знаний и навыков? Или вам придётся вводить его в курс дела так долго, что проще сделать самому или найти другого специалиста? Скажем, вам нужно составить отчёт о работе команды над проектом, но коллега, которому вы хотите это поручить, вообще никогда таким не занимался, а значит, дело будет продвигаться медленно, со скрипом, и, возможно, всё придётся переделывать.
• Поможет ли эта задача сотруднику прокачать какие‑то навыки, набраться опыта? Это необязательно, но было бы неплохо.
• Есть ли сотрудник, который справится лучше?

2. Постарайтесь учесть интересы и потребности каждого

Например, требуется организовать тимбилдинг для всей команды, а специального сотрудника для этого нет. Зато есть человек, который силён в коммуникациях и хотел бы получить опыт в организации мероприятий, обучении и управлении персоналом. Можно предложить эту задачу ему.

Или компания временно осталась без SMM‑специалиста, но есть кто‑то, кто хорошо разбирается в алгоритмах социальных сетей и не прочь попробовать себя в маркетинге.

Конечно, это не всегда возможно. Бывают скучные задачи, которые никому не нравятся. Но всё же будет не лишним критически оценить команду и подумать, кому новое поручение могло бы принести пользу.

3. Грамотно поставьте задачу

Обращаясь к сотруднику, объясните, почему хотите поручить задание именно ему, как это может быть полезно для компании и для него лично. Не забудьте похвалить и перечислить его сильные стороны, которые повлияли на ваш выбор. Будьте вежливы.

Подробно расскажите о задании. Обозначьте чёткую цель и сроки. Предоставьте все необходимые документы и другую информацию. Будет совсем хорошо, если все нужные материалы будут понятны и структурированы, так что сотруднику не придётся много часов разбираться, что к чему.

4. Обеспечьте нормальную коммуникацию и комфортную атмосферу

Дайте человеку понять, что вы всегда рядом, чтобы помочь, подсказать, ответить на вопросы. Предупредите, что если он по каким‑то причинам не справится или сорвёт сроки, то сможет поговорить с вами, и вы вместе что‑нибудь придумаете.

Поинтересуйтесь, что ему нужно, чтобы выполнить задание. Возможно, понадобится предоставить ему дополнительную информацию или, например, освободить его от текущих дел.

При этом важно оставаться доброжелательным, чтобы сотрудник действительно не постеснялся обратиться к вам, если что‑то пойдёт не так.

5. Подстрахуйтесь

Когда вы выполняете задачу самостоятельно, то полностью контролируете ситуацию. Если за работу берётся кто‑то другой, может возникнуть миллион проблем, из‑за которых результат окажется не очень или будут сорваны сроки.

Заранее подумайте, что станете делать при неблагоприятном развитии событий. Будьте готовы подхватить задачу сами или быстро перепоручить её ещё кому‑то.

Старайтесь относиться к таким ситуациям не как к провалу, а как к опыту, который поможет вам лучше понимать свою команду, её возможности и уровень организации.

6. Будьте терпеливы

Да, есть дела, которые быстрее сделать самому, чем поручить кому‑то, а потом тратить время на то, чтобы отвечать на вопросы и контролировать результат.

Важно помнить, что вы не человек‑оркестр, и для эффективной работы вам нужно развивать свою команду, давать сотрудникам возможность делать что‑то новое, становиться более компетентными, учиться, в том числе и на своих ошибках.

А значит, придётся проявить терпение, если кто‑то задаёт слишком много вопросов или справляется с заданием медленнее, чем вы ожидали.

7. Давайте и просите обратную связь

Когда задание сделано, обязательно расскажите сотруднику о том, как вы оцениваете его работу: что вам понравилось и за что вы готовы его похвалить, какие моменты можно было бы улучшить, что для этого стоит сделать и на что обратить внимание в будущем.

Будьте корректны. Не ругайтесь, не повышайте голос, не обесценивайте и не критикуйте без повода. Обязательно начните с похвалы, а дальше мягко расскажите о том, над чем надо поработать.

Если задача для человека была новая и непростая, расспросите его, как ему над ней работалось. Что далось легко, а что нет, что было интересно, а что совсем не понравилось, как он сам оценивает результат, что хотел бы улучшить и как планирует это сделать.

8. Не забудьте сказать спасибо

Причём не только один на один, но и публично, особенно если задание было непростым. Похвалите человека перед всей командой, дайте ему дополнительный выходной, отметьте как лучшего сотрудника, если в компании это практикуется.

Также не стоит присваивать себе плоды чужого труда. Вместо того чтобы сказать «я организовал тимбилдинг» или «я подготовил отчёт», лучше подчеркнуть, что вы готовили всё вместе и ваш коллега очень помог. Люди ценят, когда их заслуги признают, это делает их более вовлечёнными в работу и лояльными к компании.