Как не срывать планы и укладываться в сроки

Если вы когда-то не успевали вовремя собраться или выполнить дело в срок, вполне возможно, вы стали жертвой ошибки планирования. Это одно из самых распространённых когнитивных искажений. Мы совершаем такую ошибку, даже зная, что в прошлом подобное дело заняло больше времени. Всё потому, что слишком оптимистично оцениваем свои возможности и занижаем вероятность непредвиденных обстоятельств.

Например, дом будет построен вовремя только в том случае, если поставки не задерживаются, рабочие не берут отгулы, а погода идеальная. Всегда есть вероятность, что что-то пойдёт не так. Обычно мы забываем об этом и ставим невыполнимые сроки. Но если помнить об этой ошибке мышления, можно избежать негативных последствий.

1. Не поддавайтесь желанию заниматься только срочными делами

Отвлечения и мелкие неотложные дела подрывают концентрацию почти на полчаса, а от этого страдает продуктивность. Поэтому от способности различать срочные и важные задачи значительно зависит ваш успех.

Срочные дела требуют немедленного внимания. Обычно это телефонные звонки, совещания, задачи с дедлайнами. Важные же помогают достигать долгосрочных целей и выполнять серьёзные проекты. К сожалению, обычно мы откладываем их на потом и занимаемся срочными делами. Это даёт ощущение продуктивности, но на деле мы не приближаемся к главным целям.

Ограничьте время на выполнение неважных срочных дел вроде разбора почты и сосредоточьтесь на важном.

2. Разбивайте большие задачи на маленькие шаги

Чем больше пунктов в вашем проекте, тем больше шансов, что что-то пойдёт не так. Обдумайте все этапы и создайте пошаговый план действий. Потом установите дедлайны. Выделите на выполнение одного шага полчаса или час. Если задача слишком большая и часа не хватит, разбейте её на более мелкие.

Такие жёсткие сроки вынудят искать наиболее продуктивный способ работы, чтобы всё успеть. Когда закончите, посмотрите на свои результаты. Наверняка есть задачи, которые невозможно выполнить быстрее, и наоборот, дела, время на которые можно ещё сократить. Подумайте и внесите необходимые изменения в свой график.

3. Используйте «помидорный» таймер

Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на определённые задачи. Это поможет составить реалистичное представление и преодолеть излишний оптимизм при планировании. Для отслеживания хорошо подойдёт «помидорная» техника.

Согласно ей, нужно интенсивно работать по 20, 30 или 40 минут, а потом делать небольшой перерыв. Интервалы отделяются друг от друга таймером. Такая техника помогает разбить большие сложные задачи на выполнимые шаги. Начав один интервал, вы захотите закончить дело, не отвлекаясь ни на что другое.

4. Остерегайтесь тех, кто посягает на ваше время

Оберегайте своё рабочее время. Чаще говорите «нет». Тогда вы сможете сосредоточиться на собственных задачах и проектах вместо того, чтобы только реагировать на чужие просьбы.

Говоря «да» другим, убедитесь, что при этом вы не говорите «нет» самому себе.

Пауло Коэльо

писатель

Не позволяйте втянуть себя в дела, на которые у вас нет времени. Отказывать тяжело, но этому нужно научиться ради собственной концентрации и душевного равновесия.

Из-за ошибок планирования мы чувствуем себя перегруженными. Но если вовремя заметить и устранить проблему, она не так сильно повредит вашему успеху. Поэтому не полагайтесь на субъективное представление о том, сколько займёт какое-то дело. Замеряйте и сравнивайте. Вспомните, насколько ваши планы совпали с реальным положением дел в прошлый раз:

• Что прошло удачно, а что не очень?
• Что можно сделать по-другому в следующий раз?

Отслеживайте свой прогресс и принимайте решения, опираясь на эти данные.