Как жаловаться на коллегу и не прослыть ябедой

Представьте ситуацию: коллега постоянно задерживает свою часть общей работы, и вам приходится из кожи вон лезть, чтобы выполнить оставшиеся задачи и вписаться в дедлайн. Или он всё делает спустя рукава, и вы тратите много времени на переделки.

При этом коллега может быть равен вам по должности, а то и выше вас или работать в другом отделе. То есть вариантов повлиять на него у вас немного. Первый — назойливо и вежливо напоминать ему, чтобы он шевелился побыстрее, что, впрочем, не улучшает качество его работы. Второй — жаловаться руководителю, и это выглядит эффективнее, потому что у того есть более серьёзные рычаги воздействия. Но как выразить своё недовольство, чтобы не прослыть ябедой или человеком, который суёт нос не в свои дела? Поможет пошаговый план.

1. Определите, как работа коллеги влияет на ваши результаты

На первом этапе нужно отделить зёрна от плевел, эмоции от фактов и вашу зону ответственности от чужой, чтобы понять, стоит ли вообще вмешиваться.

Поводом для обращения к руководству может стать ситуация, когда коллега действительно делает или не делает что-то, что влияет на результат вашей работы. Например, он регулярно опаздывает, из-за чего вы вынуждены переносить встречу с клиентом или затягивать разговор, чтобы коллега мог присоединиться и представить свою часть. Или в технологическом процессе он задействован на этап раньше, так что от него зависит, когда вы сможете начать и, соответственно, закончить свой этап.

Если плохая работа коллеги никак на вас не влияет, для жалобы нет причин. Во-первых, у вас наверняка есть чем заняться, вместо того чтобы оценивать то, что делает другой человек.

Во-вторых, со стороны иногда невозможно оценить качество чужой работы. Коллега может опаздывать и всё успевать или игнорировать дедлайны по согласованию с начальством, потому что ему накидывают более приоритетные задачи.

В‑третьих, руководитель может быть в курсе и даже вести какие-то промежуточные беседы с сотрудником — это их отношения иерархически. 

В‑четвёртых, жалобы действительно могут выглядеть мелочно: если на процесс и результат вашей деятельности чужая плохая работа никак не влияет, то почему вы жалуетесь?

Короче говоря, то, что непосредственно вас касается, — ваше дело. Остальное — дело вашего руководителя.

2. Фиксируйте факты

Это не значит, что вам нужно со шпионским оборудованием следить за коллегой. Но важно иметь под рукой объективные данные, на которые можно ссылаться в разговорах с руководством. Это звучит более убедительно и менее эмоционально.

Фиксируйте, например, даты переноса дедлайнов, случаи, когда что-то пошло не так по вине коллеги, и так далее.

3. Попытайтесь решить проблему самостоятельно

Возможно, проблему решит разговор с коллегой. Даже если вам кажется, что он прекрасно всё понимает и делает что-то из-за безалаберности или назло, причина может быть в чём-то ещё, и вы способны её устранить.

Главное — не начинать с обвинений. Деликатно объясните ситуацию, узнайте, всё ли в порядке. Может, вы изначально неверно поставили дедлайны внутри задачи или упустили из виду какое-то неочевидное препятствие. Предложите посильную помощь. Иногда этого уже достаточно, чтобы наладить процесс.

Если коллега не идёт на контакт, попытка с ним поговорить будет хорошим аргументом при обращении к руководству. Вы попробовали решить проблему самостоятельно, а не сразу побежали жаловаться. То есть ваша цель — отладить процесс, а не наябедничать на коллегу.

4. Найдите подходящее время для разговора с руководством

Стоит понимать, что своей жалобой вы подкинете руководителю проблем. Поэтому лучше выбрать время, когда у вас нет авралов, начальник не торопится с одного совещания на другое и не занят срочными делами. В таком случае выше шансы на то, что вас выслушают и от вашей проблемы не отмахнутся.

5. Выберите правильный тон разговора

Чтобы беседа прошла конструктивно, придерживайтесь следующих правил.

Говорите о ситуации, а не о человеке

Фокусируйтесь на процессе и результате, а не на личности. Вместо того чтобы обвинять коллегу в том, что он постоянно с чем-то не справляется, показывайте на примерах, как и почему вы не получаете нужного результата и где происходит сбой. На этапе коллеги, на которого вы жалуетесь, разумеется.

Анна Конева

Директор по персоналу аутсорсинговой компании Mega-Personal.

В разговоре с руководителем нет смысла выгружать накопленное за год. Важно говорить о том, что мешает работать сейчас и будет мешать дальше.

Фразы «он вечно...», «она никогда...», «меня достало...» исключаются. Вместо них подойдут «для следующих проектов было бы полезно…» или «чтобы избежать таких ситуаций в будущем, стоит…». Речь не об оценке людей, а о конструировании рабочей реальности.

Используйте факты, а не эмоциональные оценки

Именно для этого вы и собирали доказательства. Попытки обвинять человека со словами «он никогда» или «он всегда» выглядят не так убедительно, потому что дело может быть в личной неприязни или чём-то ещё. Факты говорят сами за себя.

Анна Конева

Представьте, что в комнате есть видеокамера, которая фиксирует исключительно факты и никаких эмоций вроде раздражения. Петя опоздал на 15 минут. Маша в третий раз за неделю прислала отчёт с ошибкой в формуле. То, что это может сильно бесить, останется за кадром. Но именно эти факты станут основой стратегии. Задача — сказать именно про это, факты — броня. Как только начинается переход на личности, броня исчезает, и конструктив превращается в склоку.

Опишите, как пытались решать проблему

Здесь пригодятся попытки поговорить с коллегой и результат беседы, если она состоялась. Расскажите о том, что вы предпринимали самостоятельно, чтобы всё уладить, и чем это закончилось.

Предлагайте решение проблемы

Руководитель может урегулировать вопрос с коллегой своими методами. Но вам нужно в первую очередь отладить процесс так, чтобы вас не зацепило последствиями. Подумайте, какие меры вы могли бы предложить со своей стороны: может, промежуточные дедлайны для каждого или другое распределение ролей. Так вы будете выглядеть не ябедой, а человеком, заинтересованным в общем успехе.

Анна Конева

Золотая формула: ситуация — влияние — ожидание. Этот треугольник работает стабильно. Ситуация — то, что можно зафиксировать. Влияние — то, как это отражается на работе: результатах, сроках, деньгах. Ожидание — что нужно сделать, чтобы всё исправить.

«Семён в переписке с заказчиком использует сленг и не отвечает на прямые вопросы» — ситуация. «Есть риск, что после таких писем клиент решит, что ему вешают лапшу на уши, и не продлит контракт» — влияние. «Можно ли на ближайшей планёрке синхронизировать стандарты коммуникации? Готовы предложить шаблоны» — ожидание.

Когда вы представляете ситуацию в таком формате, фокус перенаправляется с эмоций на решение. Это позиция сотрудника, который думает об интересах компании, а не только о личном комфорте. И в любом случае лучше не копить негатив, а акцентировать внимание на будущем.