Не отправляйте! 9 ошибок при написании e‑mail

Длинные или короткие e‑mail, рассылки на 1000 адресов, коряво написанные, плоские тексты и никаких результатов. Общаться с помощью электронных писем не так просто, как может показаться, и каждый третий пользователь делает ошибки, бесит своих партнеров и клиентов и не получает результатов. Существует девять распространенных ошибок, которые стоит узнать, прежде чем писать очередной e‑mail.

1. Вы отправляете e‑mail только тогда, когда что-то нужно

Не лучшее время налаживать отношения с человеком, когда вам что-то от него нужно. Сначала надо проверить отношения и постараться укрепить их. Например, можно взять за правило каждую субботу отправлять по 5 писем людям, которые вас интересуют. В письме можно поздравить с успехами или выразить восхищение проектом. Это отличный способ не забывать о людях, у которых в будущем придется что-то просить.

2. Вы забываете, что ваш e‑mail будет читать живой человек

Составляя письмо, важно помнить, что его будет читать не робот, а человек. Вы же не будете отдавать другу сухие команды, придя к нему в гости?

Например, в качестве вступления можно поздравить с успешным проектом, а в заключении пожелать всего наилучшего.

3. Слишком много «Я»

Многие люди пишут свои e‑mail исключительно от первого лица и вставляют слишком много «Я», например: «Я приглашаю вас на лекцию и я думаю, что вам будет интересно её послушать. Я нашел автора, рассказывающего об…». Такие письма тяжело читаются и делают ненужный акцент на личности автора, так что проверяйте свои e‑mail на избыток «я» и заменяйте его.

4. Отправляете письма в неподходящее время

Если вы написали письмо сейчас, это не значит, что и отправлять его надо немедленно. Сначала надо оценить, насколько актуальна информация, и можно ли отправить её позже. Запланировав отправку письма через день или два, вы даете себе время отдохнуть. Кроме того, от вас перестанут ожидать мгновенных ответов, а значит, можно будет сначала ответить на самые важные письма, а потом — на все остальные.

5. Отправляете письма слишком многим людям

Лучше отправить e‑mail трем заинтересованным людям, которые могут вам ответить, чем пятидесяти, которые вообще не знают, о чем вы пишете. Чем лучше вы знаете того, кто получит ваше сообщение, тем больше шансов на ответ. В любом случае, просьбы незнакомых людей воспринимаются, как спам.

6. Ничего не знаете о человеке, который получит ваш e‑mail

Постарайтесь узнать побольше о получателе письма. Это можно сделать с помощью плагина Rapportive, который работает в браузерах Chrome и Firefox. Открывая электронное письмо, вы увидите информацию о его отправителе — фотографию, ссылки на Twitter и Facebook* и профессиональные данные с LinkedIn.

7. Забываете о коротких напоминаниях

Если вы ждете какого-то важного сообщения, время может растянуться до бесконечности. 

Например: «Привет. Хочу напомнить о своем предложении. На следующей неделе мы можем сделать первые поставки. Если у вас появятся вопросы, дайте знать».

8. Слишком длинное сообщение

Не стоит детально описывать в электронном письме свою стратегию, планы и все остальное. Для этого существуют более удобные инструменты, например, Google Документы, Basecamp или другие программы для управления проектами.

9. Используете только электронную почту

Как писать лучше?

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.