Что такое онлайн-кассы и как выбрать подходящую

Что такое онлайн-касса

Как понятно из названия, это кассовый аппарат с доступом в интернет. Он не только печатает чеки и хранит информацию об операциях, но и передаёт данные в налоговую службу. Кроме того, с его помощью чеки можно выдавать покупателям и в электронном виде — отправляя их на email или в СМС-варианте.

Онлайн-кассы начали поэтапно внедрять с 2017 года. Сейчас идёт завершающий этап «операции».

Кому нужны онлайн-кассы

Проще сказать, кому они не нужны. Обойтись без аппарата можно, если вы продаёте за наличные:

1. Газеты и журналы в специализированных киосках.
2. Ценные бумаги.
3. Товары на рынках, ярмарках, выставках (кроме указанных в списке).
4. Товары вразнос, за исключением технически сложных непродовольственных и продовольственных с особенными условиями хранения.
5. Мороженое и напитки из киосков.
6. Квас, молоко, масло, живую рыбу, керосин из автоцистерн.
7. Сезонные овощи вразвал.
8. Изделия народных художественных промыслов собственного изготовления.
9. Бахилы.
10. Билеты в государственные или муниципальные театры.

В исключения попадают и некоторые услуги:

1. Обеспечение питанием учащихся и работников в школах.
2. Приём от населения стеклотары и утильсырья.
3. Ремонт и окраска обуви.
4. Изготовление и ремонт ключей и металлической галантереи.
5. Перекопка огородов и колка дров.
6. Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.
7. Услуги носильщиков на вокзалах, в портах и аэропортах.
8. Сдача в аренду жилья и машиноместа, если они у вас в собственности и вы зарегистрированы как ИП.

Необязательно устанавливать онлайн-кассы предпринимателям, которые перешли на налог на профессиональный доход, сельским аптекам и центрам врачебной помощи, религиозным организациям, а также ИП и организациям, которые ведут исключительно безналичные расчёты с другими представителями бизнеса.

Физкультурно-спортивные и образовательные учреждения, а также функционирующие в сфере культуры и досуга смогут обойтись без онлайн-касс, но только при расчётах, не предусматривающих предъявление наличных или банковской карты. Исключение делается и для тех, кто работает в районах, попавших в утверждённый субъектом Федерации специальный перечень территорий, удалённых от сетей связи.

ИП на патентной системе налогообложения во многих случаях также может работать без кассы, но далеко не всегда. Лучше уточнить, нужно ли вам устройство, непосредственно в тексте закона: для этого необходимо найти перечень исключений в пункте 2.1 статьи 2 закона о контрольно-кассовой технике, а затем свериться со списком видов деятельности в Налоговом кодексе.

Даже если вы попадаете в список льготников, лучше проконсультироваться у юриста или в налоговой: могут всплыть неочевидные нюансы.

Но и это ещё не всё. Для некоторых категорий бизнеса действует отсрочка — для них онлайн-кассы обязательны только с 1 июля 2019 года. Вот у кого время обзавестись устройством ещё есть:

1. ИП и организации на ЕНВД и на патенте, которые выполняют услуги или оказывают работы и у которых есть наёмные работники.
2. Владельцы торговых аппаратов, в штате у которых нет наёмных работников.
3. ИП на ЕНВД и патенте, которые перепродают товары, даже если у них нет наёмных работников.
4. ИП на патенте, которые не освобождены от установки онлайн-касс.
5. Организации и ИП, которые ранее выдавали бланки строгой отчётности, в том числе при продаже билетов водителем или кондуктором в салоне транспортного средства.

Для двух категорий бизнеса отсрочка продлена до 1 июля 2021 года. В перечень попали:

1. ИП, которые выполняют работы и оказывают услуги без наёмных работников.
2. ИП, которые продают товары собственного производства.

У остальных онлайн-кассы уже должны быть. За отсутствие устройства могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей — зависит от формы бизнеса.

Какими бывают онлайн-кассы

У Федеральной налоговой службы есть реестр, в котором указаны все аппараты, подпадающие под действие закона о контрольно-кассовой технике. Они бывают трёх видов:

1. Автономные кассы

Это всем знакомый стандартный аппарат, который модернизировали с помощью модуля для интернет-связи и фискального накопителя. Относительно дешёвый вариант, который проигрывает более современным собратьям по скорости работы и количеству дополнительных функций.

2. Фискальный регистратор

Это устройство для печати чеков, которое подсоединяется к компьютеру, планшету, смартфону. Итоговая стоимость оборудования будет зависеть от того, к какому именно гаджету вы решите подключить регистратор: между китайским планшетом и iPad разница в несколько десятков тысяч рублей. Работоспособность определит ПО: здесь можно автоматизировать процессы, установить систему учёта товара, что увеличит скорость обслуживания клиентов и облегчит жизнь кассиру.

3. Смарт-терминал

Достаточно дорогой, но и более совершенный гаджет в мире онлайн-касс. У него есть собственный сенсорный дисплей, с помощью которого можно получить быстрый доступ к наиболее востребованным категориям товара, автоматизировать процессы и так далее.

Впрочем, при выборе не стоит гнаться за формой. Важнее выяснить, какие задачи вам предстоит решать с помощью устройства, и отталкиваться уже от этого.

На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы

1. Достаточное количество разъёмов

Речь не о том, что их должно быть как можно больше. Количество разъёмов будет зависеть от того, какую именно деятельность вы ведёте. Может понадобиться подключить к кассе:

• Весы, если вам есть что взвешивать.
• Сканер штрихкода (при отсутствии встроенного). Без него не обойтись, если у вас большой поток клиентов и на вбивание информации о товаре вручную просто нет времени.
• Банковский терминал. Но его также можно подключить по Wi-Fi.

2. Скорость печати чека

Скорость у разных аппаратов может различаться более чем в два раза. При большом потоке клиентов это существенный критерий, так как более быстрый аппарат позволит увеличить количественный показатель обслуживания.

3. Мобильность онлайн-кассы

Есть стационарные приборы, есть мобильные — выбирайте в зависимости от вида бизнеса. Мобильные хорошо подходят для выездных услуг и продаж. Если у кассы есть функция приёма платежей с карт, клиентам будет удобнее расплачиваться, что может подстегнуть их интерес.

Стационарные устройства подойдут для торговых объектов, где кассиру не нужно куда-то перемещаться.

4. Тип интернет-соединения

Проводная Сеть — отличный выбор для стационарных касс. Для мобильного варианта, который используют внутри учреждения, подойдёт Wi-Fi. А для устройства, путешествующего по городу вместе с курьером, нужен мобильный интернет.

Впрочем, жёстких ограничений здесь нет и вы вполне можете подключить стационарную кассу к мобильной Сети при отсутствии альтернатив в вашей местности. Главное, заранее обратите внимание на этот момент и выбирайте подходящее устройство.

5. Ассортимент товаров и число торговых точек

Чем больше в магазине товаров, тем более современное решение вам нужно. Если наименований более 50, с автономной кассой будет непросто. Зато фискальный регистратор и смарт-терминал позволят автоматизировать процессы. Например, не вбивать товары вручную, а просто загрузить файл с таблицей.

Также на такие устройства стоит обратить внимание, если у вас несколько торговых точек. Это позволит подключить все кассы к единой системе учёта товаров, что упростит управление бизнесом.

6. Вид деятельности

Здесь в вопросы выбора снова вмешивается закон.

• Если вы торгуете мясом, рыбой, молоком и другими товарами, которые подлежат ветеринарному контролю, необходимо, чтобы касса поддерживала работу с ФГИС «Меркурий».
• Если вы продаёте алкоголь, касса должна быть оснащена модулем для передачи данных в Единую государственную автоматизированную информационную систему и 2D-сканером акцизных марок.

Какую онлайн-кассу выбрать в зависимости от вида бизнеса

Разобраться с видами онлайн-касс поможет исполнительный директор Robokassa Татьяна Глазачева.

Онлайн-магазины в социальных сетях с оплатой при доставке

Здесь речь идёт о небольших онлайн-витринах, которые базируются в Instagram*, «ВКонтакте» или Facebook*. Они могут предлагать косметические продукты, спортивную одежду, трендовую бижутерию, детские товары, автоаксессуары, зоотовары и так далее. Как правило, продавец сам осуществляет доставку и принимает платежи. «В таком случае можно обойтись мобильным терминалом или автономной онлайн-кассой: бюджетная модель с фискальным накопителем стоит около 15 тысяч рублей», — советует Татьяна Глазачева.

По её словам, помимо низкой цены, такие модели обладают и другими преимуществами: они очень нетребовательны и просты в эксплуатации. Вам не понадобится специальное ПО, а заряжать можно с помощью телефонного зарядного устройства. Память таких моделей вмещает не более сотни товаров, но при небольших объёмах торговли этого вполне достаточно.

Разумеется, на рынке представлены и более продвинутые мобильные кассы — с сенсорными экранами, возможностью принимать платежи банковскими картами и прочими характеристиками. Но такие модели стоят дороже. Их обычно приобретают крупные службы курьерской доставки. Малому и микробизнесу больше подойдут базовые варианты: «Меркурий 185Ф», «Элвес МФ», «АТОЛ 90Ф» или «АТОЛ 91Ф Ньюджер».

Онлайн-магазин с пунктом выдачи заказов и/или количеством товаров больше 100

Как правило, владельцы интернет-магазинов обладают хотя бы одним компьютером или ноутбуком, а большой объём номенклатуры требует специального торгового ПО (1С или аналогичные программы). Татьяна Глазачева советует приобрести фискальный регистратор, который подключается к компьютеру, интегрируется с торговым ПО и загружает наименования товаров из имеющейся базы.

Цена фискального регистратора в комплекте с фискальным накопителем составляет около 20 тысяч рублей. На такое устройство не нужно устанавливать дополнительные программы, а его память вмещает до тысячи наименований товаров. К этой категории относятся следующие модели: «К1-Ф», «АТОЛ 15Ф», «АТОЛ 30Ф», «Штрих-Нано-Ф».

Также стоит упомянуть онлайн-кассы, разработанные специально для малых предприятий в сфере интернет-коммерции («ЕКАМ.Касса», «Дримкас-Ф», «МодульКасса»). Они легко интегрируются с CMS сайта, могут использоваться для продаж в Сети и в офлайне. Подобная касса способна как печатать бумажные чеки в точке выдачи заказов, так и отправлять цифровые чеки онлайн-покупателям.

Как правило, к фискальным регистраторам можно подключать различные периферийные устройства — сканеры чеков, терминалы для эквайринга. При необходимости такая разновидность кассы превращается в мобильную ККМ — нужно просто подключиться к смартфону, на котором установлено соответствующее приложение.

Микромагазины, островки в торговых центрах

Если говорить о микро- и малом бизнесе в офлайне, то таким предпринимателям можно рекомендовать бюджетные POS-терминалы или смарт-терминалы. Глазачева объясняет, что это небольшие компьютеры, одновременно являющиеся онлайн-кассами. Такие устройства могут запомнить сколько угодно товарных наименований, поддерживают подключение периферийных устройств и иногда даже принимают банковские карты. К этой категории относятся «Эвотор-5», Unika, «Штрих-Смартпос-Ф», aQsi (стоимость — 27 тысяч рублей и выше).

POS-терминалы имеют предустановленное программное обеспечение, которое позволяет не только вести учёт продаж, но и задействовать различные инструменты из сферы маркетинга — бонусы, карты лояльности, срок действия скидок и прочие. Также с помощью смарт-терминала можно вести бухучёт и пользоваться некоторыми CRM-функциями. Данная категория онлайн-касс является наиболее дорогостоящей, но их цена вполне окупается широким функционалом.

Малый бизнес в области услуг или общественного питания

Татьяна Глазачева отмечает, что сфера услуг слишком разнообразна, чтобы рекомендовать конкретную разновидность онлайн-касс. Очень многое определяет целевая аудитория и количество клиентов. Например, если взять салоны красоты, то им понадобится онлайн-касса с широким функционалом и поддержкой программ лояльности: POS-терминалы или фискальные регистраторы, подключённые к гаджету с приложением ЕКАМ или аналогичным ему. В то же время простая парикмахерская со стандартным набором услуг может вполне успешно использовать самую недорогую автономную кассу для микро- и малого бизнеса («АТОЛ 90Ф» и подобные).

Что же касается кафе, то здесь многое зависит от ассортимента. Если алкоголя нет, а меню содержит менее 100 блюд, то подойдёт автономная онлайн-касса. Если же кафе предлагает алкогольные напитки, то нужен как минимум смарт-терминал со встроенным модулем УТМ, передающим данные в ЕГАИС.

Что нужно запомнить

1. Если у вас до сих пор нет онлайн-кассы, есть вероятность, что она вам и не нужна, — сверьтесь с последней редакцией закона.
2. Если вы попали под предпоследнюю отсрочку, но не попали под последнюю, поторопитесь: до 1 июля осталось не так много времени.
3. При выборе онлайн-кассы ориентируйтесь на особенности своего бизнеса — возможно, дорогой аппарат вам не нужен.
4. Перед покупкой сверьтесь с реестром ФНС и убедитесь, что устройство, которое вы выбрали, в нём есть.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.