Что делать, если вам кажется, что у вас слишком много рабочих обязанностей

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Авралы, наверное, бывают почти у каждого. Но работать в режиме повышенных нагрузок постоянно — верный путь к выгоранию. Увы, всего лишь четверть российских офисных сотрудников никогда не задерживаются дольше, чем положено. Остальные знают, что такое переработка.

Если вам нужно напряжённо поработать три дня или неделю, вы знаете, что это не страшно. Ведь потом в спокойном режиме можно будет отдохнуть и восстановить силы. Но если вам каждый день приходится действовать на пределе и конца этому не видно, стоит подумать, почему так происходит. И если нужно — поговорить с руководителем. Но начать стоит с анализа.

Составьте подробное расписание своего рабочего дня

Этот шаг необходим именно вам — вы можете никому не показывать получившийся график. Поэтому стоит составить его предельно честно. Запишите все дела, которыми вы занимаетесь в течение дня. Включите туда и рабочие задачи, и всё, что вы делаете между ними.

Иногда на этом этапе люди делают неожиданные и не очень приятные выводы. Например, оказывается, что вы слишком часто отвлекаетесь во время работы. И «пять минут в мессенджере» превращаются за день в час‑полтора, а то и больше. Но вы не расцениваете это время как отдых, так как остаётесь на рабочем месте, а в параллельной вкладке открыты рабочие документы.

Поэтому может получиться так, что полдня вы тратите на второстепенные задачи, а потом оказывается, что вот‑вот наступит дедлайн для важного проекта. И вы, уже уставший, вынуждены включать максимальные обороты и работать до позднего вечера.

Если вы обнаружите, что можно скорректировать график так, чтобы время и силы использовались более эффективно, — сделайте это. Попробуйте иначе планировать день — возможно, вам хватит времени на все важные дела, а потом вы сможете спокойно отдыхать.

Спросите у более опытных коллег, как они распределяют время

Этот пункт может помочь не только новичкам. Возможно, кто‑то из ваших коллег тратит меньше времени на те же задачи и совершенно не напрягается во время работы. Стоит узнать, как это у него получается. Может быть, какие‑то из его приёмов помогут и вам.

Например, в вашем ежедневнике записаны лишь даты и время созвонов с клиентами. А информацию, полученную во время разговора, вы не фиксируете — надеетесь на хорошую память. И она работает, но лишь до определённого момента. Потом вы начинаете волноваться и бояться упустить что‑нибудь важное.

А ваш коллега после созвонов тратит несколько минут, чтобы кратко записать, о чём шла речь, к каким договорённостям пришли, что предстоит сделать и к какому сроку. Все эти данные он заносит в отдельный документ, где расписан план на месяц, добавляя новые задачи и сроки. Завтра или через неделю ему не придётся вспоминать детали разговора. А общий список дел помогает не пропустить важные задачи и не забыть о сроках.

Попробуйте взять за основу тот же метод. Возможно, вы адаптируете его, сделаете более удобным для себя и сможете работать продуктивнее.

Поговорите с начальником

Вы проанализировали свой день и увидели, что ваш КПД очень высок — ведь вы чередуете работу с короткими паузами для отдыха и выполняете за день несколько задач. Но всё равно не справляетесь: для того, чтобы сделать всё, времени не хватает. Значит, пора идти к руководителю.

Покажите ваш график и объясните, почему вам не хватает времени

Допустим, вы записали все задачи, которые нужно сделать за неделю. Теперь вы можете подробно и аргументированно показать, сколько времени нужно на каждый этап работы. И начальник увидит, что в день вам приходится работать не 8, а, например, 10 часов.

Подумайте, какие из ваших дел наиболее важные, а какие можно отложить на потом. А может, стоит вообще отказаться от части задач, если они минимально влияют на результат.

Возможно, начальник даже не предполагал, что вы объективно не успеваете сделать всё, что поручено. В этом случае вы сможете вместе с ним составить выполнимый рабочий план.

Обратитесь к должностной инструкции

Бывает, что сотруднику приходится делать работу, которая не входит в перечень его обязанностей. Сначала это могло быть случайностью — например, заболел коллега, и вам пришлось взять на себя часть его работы. Но потом вам снова поручают выполнять те же задачи, хотя человек здоров.

В этом случае стоит перечитать должностную инструкцию. И напомнить начальнику, о выполнении каких обязанностей вы договаривались при трудоустройстве.

Если у вас нет времени и сил на дополнительные задачи, вы вправе от них отказаться. Но если ресурсы на такую работу есть — можно поговорить о повышении зарплаты. Это логичный шаг, ведь вы берёте на себя больше обязанностей.

Пересматривайте приоритеты при появлении новых задач

Часто бывает, что во время испытательного срока сотрудник с радостью берётся за любые рабочие дела. Так он быстрее адаптируется к новым обязанностям и старается показать себя ценным работником. При этом он успевает сделать не всё, но энтузиазм помогает ему работать с максимально возможной эффективностью.

Когда испытательный срок заканчивается, сотрудник немного расслабляется. Это естественно: стресс позади, и топливо в виде ярких эмоций, связанных с новизной, больше не вырабатывается.

Конечно, остаётся интерес к работе и радость от её результатов. Замечательно, если за время испытательного срока в дополнение к этому появились привычки, которые помогают постоянно работать с высокой эффективностью. Но ресурсов на дополнительные задачи может не быть.

Проанализируйте, какие из текущих дел придётся подвинуть в графике. И объясните начальнику, что новые проекты вы можете выполнять только вместо каких‑то текущих дел, а не параллельно с ними.

Или сообщите, что вы сможете взяться за только что появившуюся задачу после того, как текущие будут выполнены. Обозначьте конкретный срок — например, со следующего понедельника или с 15 числа.

Если и руководителя, и вас такой график устраивает — отлично. Но если нет — он найдёт другого исполнителя.

Если договориться не удалось, подумайте об увольнении

Возможно, вашему начальнику нет дела до того, что вам регулярно приходится перерабатывать и вы не успеваете восстановить силы. Увы, так тоже иногда бывает. Если все вышеописанные способы не подействовали и у вас всегда больше задач, чем вы способны выполнить, — подумайте о новой работе.

Иногда бывает так, что человек увольняется, а потом узнаёт, что вместо него теперь работает два сотрудника. Или один, но зарплата у него значительно выше. Если это ваш случай, при поисках нового места работы точно определите, какие задачи вы готовы выполнять и на какую оплату согласны.