Раскрасьте свой календарь в Outlook и станьте эффективнее

Если вы работаете в корпоративной среде, то вы почти наверняка связаны с Microsoft Outlook. А если не работаете, то могли бы выбрать его и по собственному желанию: несмотря на то, что программа довольно «тяжелая» ее возможности по организации невозможно переоценить. Но сегодня я хотел бы поговорить лишь об одном аспекте – быстром планировании с использованием цвета. 

Как вы видите на картинке, цвет я использую активно, причем я рад, что спецы в MS выбрали неяркий набор – не так режет глаз. Но вернемся к делу, для чего же эти пестрые ленты?

Задачи можно характеризовать несколькими параметрами, но в данном случае меня интересуют Контекст и Проект (в терминах GTD). Для поддержки таких полей можно использовать существующие поля, адаптируя их (Location, например), можно добавить свои поля, но я призываю вас использовать Категории.

Почему? Потому что они отлично поддержаны в интерфейсе, всегда легко доступны и (!) кодируются цветом. Заведите категории под проекты (можно добавить какой-нибудь символ для указания, что это проект, например — #), и под контексты (@ подойдет как нельзя лучше) и вы готовы.

При назначении нескольких категорий объект в Outlook отметится несколькими цветами, довольно элегантно. Но для целей быстрого и эффективного планирования я призываю назначать задаче сначала проект и другие категории и только в последнюю очередь – контекст.

Почему? Перейдите в режим календаря – вы видите список расцвеченных задач, назначенных на сегодня внизу. Вы видите где их нужно сделать по цвету – правда клево? Кроме того, они упорядочены по порядку follow-up. То есть максимально просроченные задачи идут самыми первыми.

Вы догадались, мы будем группировать задачи по контексту, чтобы не менять его слишком часто. Берем самые важные задачи из списка внизу и просто перетаскиваем на календарь «бронируя» место. Замечу, что всякую мелочь в начале дня добавлять не стоит. Сосредоточьтесь на важном, мелочь вы распределите потом. В начале создайте основные «острова» задач.

При исполнении мелких задач их можно добавить в календарь пост-фактум, просто для того, чтобы легче было провести обзор сделанного за день, неделю и т.п.

Удачи.