Как стиль деловой переписки помогает произвести нужное впечатление на адресата

Представьте: вы придумали отличную идею, решили поделиться ею с начальством или клиентами, отправили письмо или сообщение в мессенджер. А на той стороне читают и думают: «Ну что за балбес это написал!» Или: «Что за зануда!» И решают ваше предложение не рассматривать.

А вы никакой не зануда. И идея была хорошая. Просто вы промахнулись со стилем и создали о себе неверное впечатление.

Какие бывают стили переписки

Стиль переписки можно измерять по шкале от разговорного до официального.

Двигаясь по ней, мы подчеркиваем те или иные качества, примеряя на себя разные образы. Чем левее, тем больший акцент делается открытости, душевности, динамичности. Чем правее, тем больше заметны качества, связанные с нашей должностью, позицией, статусом: консервативность, солидность, рациональность.

Для разных ситуаций требуется разный стиль. Вот какие есть варианты.

Промахнувшись со стилем, легко все испортить. Например, если мы напишем коллегам так, как обращаемся к должностным лицам («Высылаю предложение о сокращении временных затрат на выполнение наших производственных задач»), то они, скорее всего, решат, что мы хотим показать свое превосходство, важничаем. И проблема не будет решена.

А если обратимся к начальнику в стиле «Приятель» («Есть тема, как делать нашу работу быстрее»), то он вполне может подумать, что ему пишет несерьёзный человек, который вряд ли способен предложить что-то хорошее.

Как стиль переписки зависит от канала связи

Свое предложение мы можем отправить как по e-mail, так и сообщением в мессенджере. Однако важно помнить, что последний канал — более «человеческий», неформальный. И стиль, который сделает вас в письме по электронке деловым человеком, в мессенджере может выглядеть напыщенным, неестественным. Поэтому, переходя в этот канал связи из почты, стоит сделать поправку по шкале на полшага.

Как на стиль общения влияют формулировки

Как выдержать в письме или сообщении нужный стиль? В первую очередь стоит обратить внимание на то, какие слова и обороты мы выбираем.

Напишем «Наши ребята — большие молодцы», будем «Приятелем». Укажем, что «у нас работают отличные специалисты» — станем «Коллегой». Если написать «В компании работают профессиональные специалисты», получится «Сотрудник». Ну а если «Участников команды отличает наличие профессионализма» — выступим в роли «Должностного лица».

Когда стиль общения допускает использование эмодзи, а когда — нет

В современной переписке мы формулируем мысли не только с помощью слов. В ходу веселые или грустные рожицы, сердечки и даже какашки — эмодзи. И они тоже влияют на стиль автора и на впечатление о нём.

Используя эмоции, мы как бы говорим адресату: «Мы открытые, современные!». Поэтому эмодзи подходят живым и динамичным «Приятелю» и «Коллеге». Используя второй стиль, лучше использовать «классические» варианты: смайлик, сердечко, руку с поднятым большим пальцем. «Приятель» же может позволить себе и креативные эмодзи вроде чертиков и какашек.

Ну а серьезным «Сотруднику» и «Коллеге» эмодзи будут мешать: о какой солидности и взвешенности может идти речь, если сообщение пестрит рожицами.

Возьмём два примера с использованием эмодзи.

1. Мы хотим порадовать коллег приятными новостями:

«Отличные новости! 🔥 Наш отдел занял первое место в конкурсе «На работу вовремя». 👍Приз – большой шоколадный будильник. Приходите в отдел кадров. Каждому достанется по кусочку! 😊»

Нам нужно выглядеть открытыми, живыми, демократичными, а потому мы используем стиль «Коллега». И эмодзи здесь отлично вписываются.

2. Мы обращаемся к руководству с серьезным предложением:

«Добрый день, Иван Юрьевич! 😊 Предлагаем обсудить возможность использования нашего оборудования для наращивания производственных мощностей вашей компании. 🔥»

А вот тут «картинки» не к месту. Нам важно выглядеть серьезными, профессиональными, требуется стиль «Сотрудник» — а с ним эмодзи не сочетаются.

Особенно аккуратным следует быть в ситуациях, связанных с негативом. Мы часто используем эмодзи, чтобы показать, что огорчены. Но эффект может быть обратным.

Допустим, вы написали так: «Добрый день, Маргарита! Мы только что узнали, что фабрика не успевает отгрузить ваш заказ в срок. 🤷‍♀️ Нам очень жаль! 😢»

Поверит ли в наше огорчение Маргарита? Не факт. Для многих эмодзи — это все еще что-то несерьезное, «игрушечное». И Маргарита может подумать: «Вот обманщики! Пишут, что им жаль, а сами мордочки рисуют. Ничего им не жаль!»

Как на стиль влияет конструкция предложений

Чтобы «вписаться» в выбранный стиль, стоит также обратить внимание на то, как в нашем тексте строятся предложения.

В конструкции всегда есть «герой» — тот, о ком или то, о чём мы рассказываем. Обычно он что-то делает: строит, думает, пишет, читает… И сообщить об этом читателю мы можем по-разному.

Рассмотрим, как это работает, на примере строчки из стихотворения Агнии Барто.

Самая подходящая для деловой переписки конструкция: «Бычок идёт, качается». В ней «герой» находится в подлежащем (мы его подчеркнули), а его действия обозначены глаголами (выделили их жирным шрифтом).

Эта конструкция подойдёт и для «Приятеля», и для «Коллеги», и для «Сотрудника». Например: «Менеджеры обсуждают проект в переговорной» или «Бухгалтерия начислила зарплату».

Если нам нужно подчеркнуть свой вес и солидность, можно добавить 1–2 предложения с другой конструкцией: «Бычок осуществляет хождение и покачивание».

Здесь «герой» — по прежнему подлежащее, а вот его действие теперь обозначается существительным. «Идёт» превратилось в «хождение», «качается» — в «покачивание». Примеры таких предложений: «Менеджеры проводят обсуждение проекта в переговорной», «Бухгалтерия произвела расчёт зарплаты».

Обратите внимание: за дополнительный «вес» и солидность мы в данном случае платим ясностью. С такими предложениями наши письма становится труднее читать, поэтому лучше ими не злоупотреблять.

Впрочем, это ещё не предел. Есть более формальная конструкция: «Хождение и покачивание осуществляются бычком». В ней и действие обозначено не глаголом, а существительным, и «герой» — не подлежащее. Примеры предложений с этой конструкцией: «Обсуждение проекта проводится менеджерами в переговорной» и «Расчёт зарплаты был произведён бухгалтерией».

Такие предложения читать совсем тяжело. Они ассоциируются у читателя с языком бюрократов, канцеляритом. Поэтому их стоит использовать, только если нам нужно сделать письмо предельно официальным. Например, в грозной претензии, требовании — чтобы адресат почувствовал: всё, шутки кончились, дальше суд и тюрьма.

Выбирая тот или иной стиль, мы транслируем дополнительное сообщение адресату. Поэтому лучше использовать этот инструмент осознанно: тогда он станет действенным средством влияния.