Людям, которые занимаются умственным трудом, бывает трудно оценить свою продуктивность. Всегда есть следующее сообщение, на которое нужно ответить, следующая идея, которую нужно проработать, следующее совещание, в котором нужно принять участие. Неудивительно, что нам так сложно перестать работать по вечерам и выходным. Мы уже не понимаем, в какой момент сделали достаточно за день. Ощущение, что мы постоянно непродуктивны, выливается в стресс, перегрузку, а в конце концов в выгорание. Вот несколько советов, которые помогут справиться с этим чувством.

1. Измените отношение к продуктивности

Для владельца фермы или завода повысить продуктивность — это увеличить производство продукции без лишних затрат времени и ресурсов. Но такой подход бессмысленно применять к личной эффективности в информационную эпоху.

Мы зацикливаемся на количестве работы, выполненной за день: прочитать все сообщения, посетить все совещания, вычеркнуть 50 пунктов из списка дел. Мы почти каждые 20 секунд переключаемся Screenomics: A Framework to Capture and Analyze Personal Life Experiences and the Ways that Technology Shapes Them между приложениями и редко проводим больше 20 минут, занимаясь чем‑то одним. Такие переключения негативно влияют Multitasking: Switching costs на способность концентрироваться и доводить дела до конца. Но большинство из нас именно так и работает, потому что мы привыкли превозносить постоянную занятость. Ведь если ты всё время загружен (неважно чем), кажется, что ты нужный и ценный.

Поэтому, чтобы избавиться от чувства стыда, нужно в первую очередь понять, что быть продуктивным — это не просто весь день заниматься делами. Это значит заниматься правильными делами.

Бесполезная занятость Продуктивность
Регулярно разбирать почту, чтобы папка входящих всегда была пустой Проверять почту в определённое время дня и не отвечать на всё моментально
Участвовать во всех совещаниях Выделять отрезки времени на углублённую работу
Вычеркнуть из списка дел задачи с низким приоритетом Завершить одно сложное и важное дело
Стараться сделать за день как можно больше всего Регулярно выполнять важные задачи и отключаться от работы в конце рабочего дня

Напоминайте себе, что быть продуктивным — значит регулярно выполнять важные задачи. Осознанно планируйте и проводите время. Как только почувствовали, что вас затягивает поток постоянной занятости, спросите себя, то ли это дело, за которое сейчас нужно браться.

2. Научитесь видеть свой прогресс

Когда перед нами огромная цель, мы не замечаем прогресса. День за днём нам кажется, что мы никак не приближаемся к финишу. Естественно, от этого опускаются руки и возникает чувство стыда.

Это не значит, что нужно совсем отказаться от амбициозных целей. Просто разбивайте их на маленькие шаги. Это избавит от ощущения, что вы не движетесь вперёд. А выполнение мелких задач зарядит энтузиазмом.

Как пишет The Power of Small Wins. Тереза Амабайл из Гарвардской школы бизнеса, из всех факторов, которые стимулируют настроение, мотивацию и инсайты в течение рабочего дня, важнейший — наблюдать свой прогресс в важной работе. Мы чувствуем себя довольными и мотивированными, когда оглядываемся на прошедший день и видим, что продвинулись в значимом для нас деле.

3. Создайте систему поддержки

Ещё один источник стыда — сложная цель без какой‑либо системы, которая поддержит на пути к ней. Мы ставим такие цели, а потом считаем, что провалились, потому что нам не хватило силы воли. Мы ждали, что появится мотивация и поможет нам взяться за дело. Но парадокс в том, что она рождается в процессе работы. Поэтому так важно с самого начала создать для себя систему инструментов, которые помогут двигаться вперёд даже тогда, когда совсем не хочется. Вот что вам понадобится.

Трекер времени

Время — наш самый ценный ресурс. Чем эффективнее мы его используем, тем более продуктивными чувствуем себя в конце дня. Но чаще всего мы даже не знаем, куда именно оно уходит, потому что не следим. Для этого как раз нужен трекер времени. Программа отслеживает, какие сайты вы посещаете, сколько минут тратите впустую и на что в целом уходит рабочий день. Можно вести учёт и вручную, но этот вариант менее точный.

Электронный планировщик

С его помощью проще сортировать задачи в соответствии с их приоритетом, ставить сроки и следить за тем, на чём фокусируетесь. Некоторые, например Todoist, предоставляют статистику выполненных задач и возможность отследить свою продуктивность за день, неделю или месяц. Планировщиков сейчас масса, так что выбирайте на свой вкус.

Метод наподобие GTD

Getting Things Done (GTD) — это методика для продуктивной работы. Она помогает без лишнего стресса организовать выполнение своих обязательств. Если очень кратко, согласно ей нужно фиксировать всю поступающую информацию, распределять задачи по спискам и в соответствии с ними планировать день.

4. Учитесь отключаться в конце рабочего дня

Если мы не отделяем рабочую жизнь от всего остального, нам даже в свободное время не дают покоя мысли о задачах: кажется, что нужно сделать что‑то ещё. В таком состоянии невозможно отдохнуть и восстановиться.

Психологи выявили The Recovery Experience Questionnaire: Development and validation of a measure for assessing recuperation and unwinding from work четыре элемента, которые помогают отключиться от работы:

  • Отстранение — физически отдалиться от рабочей среды и инструментов.
  • Расслабление — побыть наедине со своими мыслями, чтобы переварить прошедший день.
  • Вдохновение — посвятить время хобби и увлечениям.
  • Контроль — создать ритуал отключения и следовать ему каждый вечер. Например, таким действием может стать прогулка или душ.

Сосредоточьтесь на этих пунктах, чтобы мозг и тело расслабились, а вас не преследовало ощущение невыполненных задач.

5. Определите, что для вас значит «сделать достаточно»

Из‑за желания преуспеть мы часто заставляем себя перерабатывать вместо того, чтобы ставить небольшие достижимые цели. В большинстве случаев это приносит лишнюю усталость и разочарование.

Ищите тот порог, дойдя до которого вы будете довольны своими успехами, но в то же время захотите двигаться дальше. Хороший инструмент для этого — метод целей и ключевых результатов (Objectives and Key Results, или OKR), который используют в Google и других корпорациях. Это система постановки целей, объединяющая то, к чему вы стремитесь, с показателями достигнутого успеха. Благодаря ей вы можете задать для каждого дела собственный показатель успеха, освободившись от мышления «всё или ничего».

Вот примеры использования метода для рабочих и личных целей.

Цели Ключевые результаты
Повысить вовлечённость пользователей блога
  • Увеличить количество уникальных пользователей до 25 000 в неделю.
  • На 20% увеличить количество ссылок, ведущих на блог.
  • На 15% увеличить количество показов рекламы блога в соцсетях.
Улучшить систему поддержки пользователей
  • Уменьшить количество клиентов у одного менеджера.
  • Сократить время обработки пользовательского запроса до двух часов и менее.
  • На 5% снизить количество писем клиентам.
Проводить больше времени с семьёй и друзьями
  • Раз в неделю встречаться с одним из друзей за чашкой кофе.
  • Три раза в неделю собираться на совместные семейные обеды.
  • Раз в месяц устраивать большие вылазки с друзьями.
Научиться кататься на сёрфе
  • В 2020 году пройти 12 уроков сёрфинга.
  • Потратить 20 часов на обучение с помощью роликов на YouTube.

Напоминайте себе, что задачи никогда не закончатся. Учитесь останавливаться тогда, когда сделали достаточно, чтобы уйти домой довольным и готовым продолжить завтра.