1. Уведомления

Исследователи из Университета Флориды обнаружили The attentional cost of receiving a cell phone notification , что даже самые незначительные уведомления, которые показывает смартфон, могут серьёзно повлиять на производительность его владельца.

Учёные утверждают, что уведомления отвлекают от работы, даже если вы не увидели самого push-окошка, а только услышали пиликанье смартфона или почувствовали вибрацию. Во время экспериментов даже самые дисциплинированные люди, которым хватало выдержки не доставать сразу же смартфон из кармана, чтобы посмотреть, что стряслось, демонстрировали снижение внимательности.

Всё потому, что им приходилось помнить о необходимости просмотреть уведомление, написать сообщение или ответить на звонок. Это создаёт лишнюю нагрузку на память.

Решение. Настройте на своём смартфоне режим «Не беспокоить», чтобы он автоматически включался в ваши рабочие часы. Так вы не будете обращать внимание на уведомления и забивать себе голову ерундой. Когда закончите работу, сможете посмотреть их все скопом.

2. Беспорядок

Бардак в документах, бумагах, файлах — как на рабочем месте, так и в компьютере — отвлекает наше внимание и не позволяет сосредоточиться на стоящей перед нами задаче. Это подтверждается исследованиями Interactions of top-down and bottom-up mechanisms in human visual cortex психологов Принстонского университета.

Однако разные люди по-разному воспринимают Saying Yes to Mess беспорядок. Кто-то наслаждается безупречно чистым рабочим столом, а кому-то отсутствие разбросанных бумаг кажется скучным.

Решение. Найдите свой идеальный уровень порядка, чтобы вас не отвлекали всякие мелочи. В офисе наводить уют придётся руками, на компьютере же многое можно автоматизировать.

3. Духота

Продуктивность зависит и от качества воздуха на вашем рабочем месте. Это подтверждают The impact of green buildings on cognitive function учёные из Гарварда, исследовавшие влияние вентиляции и углекислого газа на когнитивные способности офисных работников.

Ещё одно исследование The effects of indoor air quality on performance and productivity выявило корреляцию между плохим качеством воздуха и уменьшением производительности во время умственного труда. Духота приводит The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments к головным болям и снижению концентрации внимания.

Решение. Есть несколько простых приёмов, которые помогут вам улучшить качество воздуха в помещении:

  • Открывайте во время работы окно, если можете. Или включайте кондиционер.
  • Пользуйтесь очистителями воздуха. А ещё неплохо бы окружить свой рабочий стол комнатными растениями. Исследования Study: Office Plants Can Boost Productivity and Morale показывают, что они немного улучшают воздух и заодно поднимают настроение одним своим видом.
  • Если вы работаете в общественных местах, например в кафе, держитесь подальше от сигаретного дыма.
  • Не жгите свечи и благовония во время работы. Во время отдыха тоже не стоит этого делать: они приносят больше вреда Candles and incense as potential sources of indoor air pollution: market analysis and literature review , чем пользы.

4. Избыток кофеина

Мы привыкли использовать кофе в качестве стимулятора при проблемах с продуктивностью и вниманием. Утро, вы не выспались, вам нужно взбодриться — что может быть лучше стаканчика горячего кофе?

Но злоупотреблять этим напитком не стоит. Потребление кофеина в больших количествах приводит к таким негативным эффектам The effect of daily caffeine use on cerebral blood flow: How much caffeine can we tolerate? , как ограничение притока крови к мозгу, обезвоживание, головные боли, расстройство желудка и повышение уровня адреналина, которое может даже вызвать дрожь в руках.

Решение. В умеренных объёмах кофеин, наоборот, вполне полезен. Поэтому постарайтесь ограничить его потребление Caffeine: How much is too much? до 400 мг в день — это примерно четыре чашки свежезаваренного кофе.

Кроме того, старайтесь не употреблять этот напиток сразу после подъёма с постели. Так советует Why The Best Time To Drink Coffee Is Not First Thing In The Morning делать доктор Стивен Миллер из Университета медицинских наук в Бетесде. Допустим, вы встали, вполне выспавшись, часов в семь утра. В этом случае ваш организм начнёт вырабатывать кортизол (гормон, отвечающий за энергичность, — своего рода наш природный кофеин) примерно через час или два.

Пить кофе без последствий же можно будет начинать тогда, когда уровень кортизола начнёт падать — часов в 10 или 11. Пичкать себя кофеином раньше не следует, поскольку это выработает в вашем организме толерантность к нему.

5. Назойливое окружение

Недостаточно тактичные люди могут оторвать нас от дела в любую минуту, и сосредоточиться заново бывает очень нелегко. Ваш босс внезапно вызывает вас в свой кабинет. Удалённый сотрудник посылает вам заметку через Slack. Коллега присаживается рядом и спрашивает: «Есть минутка?» Ни о каком состоянии потока в таких условиях, естественно, не может быть и речи.

Решение. Чтобы избежать подобных неприятностей, попробуйте следующую тактику:

  • Сообщите своим коллегам, что вы предпочитаете, чтобы вас не тревожили в тот или иной период времени. Пусть знают, когда вы заняты, и не переживают, если вы задерживаетесь с ответом.
  • Делайте информацию общедоступной. В основном нас отвлекают, чтобы что-то узнать, так опубликуйте эти сведения заранее. Например, ваша жена постоянно звонит вам на работу, чтобы узнать, что купить в супермаркете, — сделайте с ней коллективный список продуктов в каком-нибудь менеджере задач, и не придётся лишний раз созваниваться.
  • Работайте асинхронно. Не нужно быть с коллегами на связи каждую минуту. Не переживайте, если ваш почтовый ящик или мессенджер переполнится сообщениями — вы сможете поотвечать на них потом, в перерыве. Большинство вопросов недостаточно срочны, чтобы подрываться и бежать сейчас же решать их.

6. Стеснительность

Иногда мы стесняемся задавать вопросы, которые кажутся нам глупыми. Это приводит к застою в делах: мы пытаемся разобраться во всём сами и тратим время, вместо того чтобы спросить более осведомлённых коллег.

Конечно, нет ничего плохого в том, чтобы сначала погуглить, а потом уже браться за работу. Но если исследование проблемы затянулось, не стесняйтесь позвать коллег на помощь.

Решение. Карьерный консультант Дженнифер Винтер придумала правило трёх The Right Way to Ask for Help at Work шагов:

Если я не смогла разобраться с проблемой после того, как самостоятельно попробовала хотя бы три решения, — пришло время признать, что мне нужна помощь.

Не надо изобретать колесо. Если кто-то в офисе сталкивался с вашей проблемой раньше, проконсультируйтесь у него. Это сэкономит время.

7. Перфекционизм

Стремление к совершенству может быть одним из главных препятствий для продуктивной работы. Чарли Харари, генеральный директор компании H3 & Co, рассказывает о том, как перфекционизм мешает производительности:

В первый день на моей первой настоящей работе в качестве новоиспечённого юриста в престижной юридической конторе я подошёл к доске для мозгового штурма в офисе и увидел на ней «обнадёживающую» надпись: «Вычитывай текст, пока кровь из глаз не потечёт». Нас проинструктировали, что работа каждого юриста представляет собой всю фирму. Если мы отправим документ или электронное письмо с ошибками, то скомпрометируем компанию и поставим под угрозу доверие клиентов.

Страх облажаться привёл к тому, что Харари перечитывал свои электронные письма перед отправкой по крайней мере раз 10, боясь, что опечатка положит конец его карьере. Естественно, он стал успевать делать меньше, чем его коллеги. Позже ему пришлось долго искоренять в себе перфекционизм.

Решение. Вместо того чтобы стараться сделать всё «идеально», попробуйте сделать «достаточно хорошо». Если чувствуете, что тонете в деталях, оторвитесь от задачи и отдохните, чтобы потом посмотреть на плод своих трудов свежим взглядом. Не нужно тратить время на стремление к недостижимому идеалу.

8. Отсутствие отдыха

Независимо от того, насколько вы увлечены своим делом, вы не робот. И если вы не будете отдыхать время от времени, вам не избежать выгорания, независимо от простоты и интересности работы.

Решение. Обязательно делайте перерывы. По словам исследователей из Университета Иллинойса в Урбана-Шампэйн, периодические кратковременные перерывы могут значительно увеличить вашу способность фокусироваться Brief diversions vastly improve focus, researchers find .

Эффективно чередовать работу и отдых помогает техника Pomodoro. Попробуйте её, и вам будет легче сосредотачиваться на своих задачах.

9. Отсутствие контроля над временем

Последняя, но самая главная проблема, влияющая на вашу продуктивность, — отсутствие контроля над временем. Вы слишком долго работаете над маловажными задачами и в итоге не успеваете выполнить действительно сложные дела. Вы неправильно оцениваете сроки. Или предаётесь прокрастинации, когда нужно быть максимально собранным.

Решение. Чтобы повысить свою производительность, изучите, как вы работаете. Отслеживайте, на каких задачах вы пробуксовываете, а какие даются вам легко. Для этого понадобятся приложения для отслеживания времени и менеджеры задач.

Определите, в какое время суток вы наиболее продуктивны, и решайте самые сложные задачи именно тогда. Планируйте ваш день и расставляйте сроки. Только контролируя рабочее время, вы сможете успевать всё вовремя.