Кажется, о деловых письмах уже сказано всё, что можно было сказать. Любой новый пост на эту тему воспринимается как “капитанство”; однако я сегодня снова “покапитанствую” немного: 2 года в телеком-компании, 2 года в крупном блог-СМИ и несколько лет в стартап-проектах показали, что 90% стартаперов и представителей даже крупного бизнеса упорно топчутся по одним и тем же граблям, которые намертво привязаны к электронной переписке. Получив очередное письмо из этой же серии буквально три дня назад я вздохнул, сел, немного постучал по клавишам – и получил список из 10 советов для тех, кто пишет письмо с запросом на рекомендацию, вакансию, поиск новых сотрудников, новых денег и даже на написание статьи о своем (очень часто – и вправду хорошем) проекте. Надеюсь, что после прочтения всех этих советов хотя бы каждый третий, кто допускает подобные ошибки, в следующий раз перед отправкой письма проверит, не вкрался ли у него недочет из этой десятки.

1. Пишите грамотно. Это же так просто, но почему-то проверить на элементарные ошибки текст не удосуживается практически никто. Ладно бы 1-2 опечатки: иногда попадаются просто чудовищные конструкции из запятых, поставленных не в том месте, и грамматических ошибок в элементарных словах. Честно говоря, мне трудно верится, что новый перспективный проект такой уж перспективный, если его руководители пишут с 10 ошибками в 5 предложениях.

2. Не вздумайте звонить первыми. Можно погуглить – и найти телефон и другие контактные данные практически любого активного участника стартап-индустрии или ИТ-рынка. Вопрос в одном: а действительно ли у вас настолько крутой и одиозный проект, чтобы брать и звонить человеку на личный мобильный номер? Скорее всего, нет, вы не изобрели Facebook и даже вряд ли приблизились к созданию чего-то такого, из-за чего о вас знают все и с первого же слова. Поэтому всегда начинайте с письма, а не со звонка.

3. В письме представьтесь, расскажите о себе и о сути своего запроса. Сделать это надо лаконично в первых трех предложениях. Как правило, письмо пробегают глазами наискосок: если в самом начале вы не сформулировали суть запроса и почему вы вообще пишете, шансы на ответ резко снижаются.

4. Если вы пытаетесь нанять на работу или ищете рекомендаций для привлечения новых сотрудников и партнеров к вашему стартапу, не используйте в письме слова, которые всем уже приелись и вызывают саркастическую улыбку (эксклюзивный, высококлассный, премиум-сегмент, не имеющий аналогов, инновационный, универсальный – нет числа этим словам, за которыми нет ничего, кроме бахвальства, если только вы не Google, Facebook или хотя бы Яндекс).

5. Если вы хотите представить кому-то свой проект и заинтересовать этого человека, первую половину письма посвятите конкретике: сайт вашего проекта, название, краткое описание, текущие KPI. Приложите к письму файл-презентацию вашего стартапа или компании, в которой тоже есть конкретные цифры, цены, цели.

6. В своей подписи оставьте максимум контактной информации. В идеале – полное имя, мобильный телефон, электронная почта, скайп и персональный сайт (если он есть).

7. Не настаивайте на личной встрече в первых же письмах. Вообще такой любви к необходимости срочно и сегодня же лично встретиться и обсудить я не встречал, наверное, ни у каких проектов и стартапов, кроме тех, что работают на украинском и российском рынке. Имея под рукой Skype, электронную почту, мобильную связь и FaceTime, Viber, Whatsapp и множество других способов связаться и обсудить все интересующие вопросы, предприниматели всё равно хотят потерять час-два на дорогу до места встречи, потом еще час на разговоры и сидение в кафе или офис-центре, потом еще час на обратную дорогу. За эти 3-4 часа можно провести 3 полноценных конф-колла с тремя разными компаниями, людьми или командами. Зачем вы пишете и просите о личной встрече на этапе, когда еще никто толком не знает, получится ли что-то из потенциального сотрудничества?

8. Если вы предлагаете в письме-запросе вакансию, сразу же озвучивайте ее полные условия: финансовые, организационные, режим работы, оформление в штат, фриланс, контракт, режим работы, уровень загруженности – конкретизируйте сразу, ни к чему эти игры и 10 писем-отступлений, прежде чем перейти к сути дела. Сэкономьте время и себе, и тому, кого пытаетесь переманить к себе на работу.

9. Будьте готовы к отказу. Возможно, ваш стартап не настолько хорош, как вы думаете. Возможно, уровень вашего проекта не позволяет ему попасть на обзор в отраслевое СМИ или в тематический блог.  Возможно, у человека сейчас есть другие проекты и задачи, которые ему важнее. Возможно, человек откажется от работы с вами даже без рациональных причин и обоснований: это нормально, и никого не надо осуждать за такое решение. Поэтому не стройте завышенных ожиданий, когда отправляете запрос по электронной почте.

10. Не путайте настойчивость с наглостью. Начитавшись книг о том, что стартаперы должны проявлять настойчивость, некоторые воспринимают это указание буквально, и упорно игнорируют советы № 1, 2, 7 и 9, из-за чего таких людей проще включить в спам-лист, чем пытаться им намекнуть о некорректности их поведения. Не поступайте так же: берегите свою предпринимательскую карму от темных пятен.

Надеюсь, что советы эти будут полезны не только предпринимателям, но и всем, кто часто общается по рабочим вопросам при помощи электронной почты. Если у вас есть собственные рекомендации, которых не было в этом списке, – поделитесь ими в комментариях, буду рад добавить их.