4 подхода к продуктивности

Причина тому проста — в мире не существует универсального способа, призванного разом увеличить чью-либо продуктивность. Более того, мир нуждается в нестандартных подходах к решению производственных задач. В подходах, отвечающих нашему видению и призванных объединить коллективные усилия так, чтобы эти самые задачи решались в соответствии со способностями и профессиональными предпочтениями каждого.

В повседневной жизни мы используем одни и те же привычные схемы взаимодействия, которые являются лишь частью нашего процесса восприятия, обработки и упорядочивания информации, влияющей на наше поведение. При этом, используя в работе всевозможные «проверенные» сценарии, приёмы и вспомогательные средства, мы зачастую действуем вопреки нашим врождённым инстинктам.

Сделайте первый шаг на пути к поиску способов повысить вашу продуктивность — определите её будущий стиль. Таким образом вы сможете организовать рабочий процесс в соответствии с вашими природными склонностями. Решите, какие средства реализации вы можете использовать в работе. Давайте рассмотрим несколько характерных примеров и изучим ряд рекомендаций, предлагаемых в качестве мер повышения продуктивности.

Мистер Приоритет

Приверженец логического, трезвого и основанного на фактах мышления. Задавшись целью повысить свою продуктивность, он хронометрирует, сколько времени занимает выполнение того или иного процесса, чтобы избежать ошибок ещё на этапах планирования рабочего дня и трудовой недели. «Нелюбимых» задач для него попросту не существует, а внимание к деталям необходимо для достижения поставленной цели.

Он предельно сконцентрирован на самой задаче, а не на способах её решения и учёте затраченного времени. Мистер Приоритет непреклонен в суждениях, любит давать указания, полон энергии и духа соперничества. С окружающими общается всегда по существу, любит быть в курсе всех событий и не терпит вмешательства в личную жизнь. Нередко деловое письмо, полученное от него, умещается в несколько строк или фраз.

Роль в команде:

• анализирует информацию,
• определяет методы решения задачи,
• работает на достижение результата, действует последовательно и решительно.

Инструменты повышения продуктивности:

1. 42Goals. Простой инструмент для учёта ежедневных целей и личных дел.
2. Daytum. Приложение для сбора, упорядочивания и быстрого доступа к нужной информации.
3. Moosti. Простой тайм-трекер на основе Pomodoro Technique.
4. WittyParrot. Софт с поддержкой облачных технологий для создания сниппетов и удобной работы с ними.
5. Wunderlist. Приложение для управления текущими задачами. Напомнит о необходимости их выполнения.
6. Стандартные офисные принадлежности, например блокнот или цветные стикеры.

Планировщик

Командный игрок, извлекающий пользу из своей склонности к организованному, последовательному и подробному образу мышления. На первый взгляд может показаться, что перед вами Мистер Приоритет. Однако Планировщик уделит внимание лишь самым важным частям проекта, определение которых поможет ускорить дальнейшую реализацию задуманного. В работе он использует все доступные ему средства — от ежедневников до систем управления проектами.

Слово «спонтанный» не подходит для описания его характера. Может оказаться, что некоторые возможности Планировщик уже упустил в силу своей привычки не отклоняться от намеченного плана. Некоторые пункты плана, возможно, были выполнены уже не раз. Настало время вычеркнуть их из списка. Планировщику нравится составлять графики и программы мероприятий, но главное для него — всё делать вовремя. Он хочет, чтобы вы вникли в суть происходящего. Прочли то, что напечатано мелким шрифтом. Если на совещании вы видите человека, сосредоточенно пишущего что-то в блокноте, знайте — это Планировщик.

Роль в команде:

• выбирает меры, определяет их целесообразность,
• находит «тонкие места» в производственных процессах и планах работы,
• собирает и регистрирует данные по проектам.

Инструменты повышения продуктивности:

1. Toodledo. Облачное решение для организации списка дел. Позволяет создавать оптимизированные списки и их структурированные описания, отображает задачи в производственном ежедневнике.
2. HabitForge. Ресурс, помогающий выработать полезные привычки. Включает в себя обязательные ежедневные отметки о посещениях и напоминания о делах, к которым следует приступить.
3. Agendas. Приложение для iPad, позволяющее сразу нескольким пользователям создавать и отслеживать задачи и работать с ними в режиме реального времени, например, на совещании.
4. Стандартные офисные принадлежности: лейблы, стикеры, папки-регистраторы, канцелярские и секционные шкафы, подставки для ручек.

Организатор

Организатор мыслит конструктивно, ясно и эмоционально. Вне всяких сомнений, он человек команды, которого отличает способность легко находить общий язык с коллегами. Общительный от природы, Организатор охотно принимает участие в совещаниях по проектам. Не понимает отсутствия в людях характерных черт и не любит чрезмерного упора на исходные данные и факты. Как правило, словоохотлив, хороший рассказчик, во время беседы поддерживает зрительный контакт, внимателен к окружающим. Не стесняется задавать вопросы и предлагать свою помощь. Зачастую вынужден сознательно ограничивать себя в общении, в том числе и в деловой переписке.

Роль в команде:

• предвосхищает реакции людей на те или иные изменения, определяет их скрытые эмоции,
• организует процессы взаимодействия в команде,
• генерирует убедительные и «продающие» идеи.

Инструменты повышения продуктивности:

1. Focus@will. Клиент, который позволяет подобрать правильное музыкальное сопровождение, способствующее достижению высокого уровня концентрации на работе и эффективному усвоению информации во время обучения, письма или чтения.
2. StickK. Сервис, позволяющий быстро поставить задачу и немедленно приступить к её выполнению. Поможет выработать привычку фокусироваться на достижении результата и подводить итоги проделанной работы. Если вы прилагаете недостаточно усилий для выполнения той или иной задачи, stickK непременно сообщит об этом факте вашим друзьям.
3. Workshifting. Ресурс может стать незаменимым помощником для тех, чей рабочий день не ограничен пространством офиса.
4. Redbooth. Полноценное решение, позволяющее удобно организовать ваше рабочее пространство с использованием таких клиентов, как Outlook, MS Project, Box, Gmail, Dropbox, Evernote и многих других.
5. Попробуйте создать благоприятную рабочую обстановку. Используйте в работе яркие вещи и оригинальные офисные принадлежности, радующие глаз и приятно лежащие в руке. Например, это могут быть неразлинованные ежедневники Moleskine и разноцветные ручки.

Вдохновитель

Вдохновитель мыслит глобально, руководствуется интуицией и стремится сформировать целостное видение происходящего в попытке создать нечто новое. Прекрасно чувствует себя, оказавшись в гуще событий, и скучает без задач, которыми он мог бы заняться вплотную. Фокусируясь на общем видении процесса, Вдохновитель находит точки соприкосновения и взаимосвязь между его отдельными элементами. Порой опускает какие-то детали, стремясь оценить новые возможности, возникшие в процессе деятельности. Спонтанность и импульсивность, присущие ему от природы, как правило, идут на пользу общему делу, но иногда могут и расстроить текущие планы. Ежедневник Вдохновителя бережно хранит мысли своего владельца на протяжении долгого времени. Пословица «С глаз долой, из сердца вон» отлично объясняет это. Получив от Вдохновителя письмо, будьте готовы с головой погрузиться в занимательное чтение, предлагающее множество новых идей и образов.

Роль в команде:

• генерирует новаторские решения,
• выступает в роли катализатора, стимулируя появление новых идей,
• творчески подходит к решению задач,
• разрабатывает бизнес-прогнозы, выявляет новые возможности, интегрирует идеи и концепции.

Инструменты повышения продуктивности:

• Lifetick. Сервис, который поможет не только определить главные цели жизни, но и добиться их.
• iThoughts HD. Приложение, созданное для отображения ваших мыслей и идей на любом устройстве iOS.
• Adblock Plus. Расширение для браузеров и другого ПО на основе Gecko. Позволяет автоматически блокировать загрузку и показ различных элементов страницы, увеличивает скорость загрузки сайтов.
• ZenPen. Онлайн-редактор, позволяющий максимально сконцентрироваться на работе с текстом.
• Офисные принадлежности ярких расцветок: стикер-блокноты, папки, ежедневники с неразлинованными страницами, ручки с цветными чернилами, большие доски для презентаций, корзины, органайзеры, коробки и зажимы для бумаг.

Надеемся, что приведённые в статье рекомендации найдут применение в вашей работе. Узнали себя сразу в нескольких описаниях типов личности? Ничего страшного! Попробуйте применить несколько инструментов на практике, анализируйте и комбинируйте отдельные пункты, ведь в конечном счёте ваша цель — достижение положительных результатов работы.

Продуктивность любого сотрудника измеряется особенностями его характера. Определите стиль работы, соответствующий вашим природным ритмам. Прислушайтесь к себе, и работа начнёт приносить радость, а жизнь вновь потечёт в нужном вам русле.