5 правил отправки email, которые повысят ваши шансы на ответ
Вопреки наличию множества самых разнообразных способов передачи информации, электронная почта остаётся главным средством делового общения. Именно поэтому Лайфхакер зачастую обращается к email-теме, рассказывая своим читателям о принципах этикета и правилах написания профессиональных писем.
Итак, что же нам советуют профи.
В какой день недели отправлять
Бытует мнение, что понедельник и вторник — наилучшие дни для отправки электронного письма. Возможно, поверье связано с тем, что человек наиболее активен в первые дни рабочей недели после хорошего отдыха, поэтому у него достаточно сил для выполнения незапланированных задач. А вот в маленькую пятницу, предпятницу и пятницу у получателей сообщения остаётся всё меньше желания выполнять излишнюю нагрузку.
Реальность же такова, что нет никакого оптимального дня. По результатам анализа, вероятность просмотра сообщения и ответа на него достаточно равномерно распределяется с первого до последнего рабочего дня.
Однако, когда дело касается выходных, ситуация меняется в пользу отправителя, и его шансы на ответ возрастают.
Исследователи связывают этот факт с меньшей «конкуренцией» в почтовом ящике получателя.
Если вам претит работа в свои выходные или у вас назрел выезд за пределы доступа к Интернету, воспользуйтесь услугами специальных сервисов для отправки посланий по расписанию. Например, Boomerang, Right Inbox или MXToolbox.
В какое время суток отправлять
Кто первым встал, того и тапки. Отчасти дела обстоят именно так. Ранние письма чаще попадаются на глаза получателю. Но другая часть правды состоит в том, что и поздние письма не менее эффективны.
Подавляющее большинство писем отправляется с 9:00 до 15:00. Казалось бы, аккурат в рабочее время. Однако письма, отправленные между 07:00 и 08:00, а также после 20:00, «пробиваются» чаще.
40% писем, написанных ранним утром или вечером, получают свой ответ.
Как писать тему письму
Наверняка вы частенько слышали о том, что тему сообщения нужно писать по принципу «краткость — сестра таланта». Если это так, вам приготовлен небольшой сюрприз: длина темы сообщения не влияет на вероятность прочтения и ответа.
Тем не менее исследователи выделили некоторые слова, действительно повлиявшие на частоту прочтения и скорость ответа.
К примеру, письма со словами «шаги», «кампания» (не путать с «компания») и «следующий» имели наивысший процент ответов, а со словами «календарь» и «онлайн» — низший.
Сколько адресатов можно указать
Один удар — четыре дырки. Эта неоспоримая истина о вилке не работает в случае с множественностью адресатов email. Не стоит загонять в поле получателей сообщения побольше народу.
Опытным путём определено, что ваше письмо должно содержать одно упоминание в поле «Кому» и столько же в графе «Копия».
Когда вы добавляете человека в раздел «Кому», вы обращаетесь к конкретной персоне за ответом. Когда вы вписываете ещё одно лицо в графу «Копия», вы оказываете социальное давление на человека из поля «Кому». Также вы даёте себе дополнительный шанс на ответ, если первоочередной получатель не отреагирует.
Как долго ждать ответ
Попрошайка, хвостик, надоеда — те нерешительные ярлыки, которыми вы награждаете себя при мысли об отправке повторного обращения, и откладываете действие на потом. А зря! Не нужно терять по пять дней в ожидании заветного ответа, как это делает большинство из нас. Долой застенчивость и неуверенность!
В исследовании говорится, что 90% ответов приходят в течение одного дня с момента получения.
Если по истечении суток вы не увидели обратной реакции — отправляйте повтор без лишних раздумий.
Это на 21% увеличит ваш шанс на получение результата.
