Как планировать работу, чтобы получать максимальную пользу от каждого дня

Копания Nokia разработала систему проектирования дня, основанную на принципах дизайн-мышления. Планирование начинается с сознательного отказа от идеи, что вы можете просто работать.

Постоянные встречи, гул сообщений и звонков создают иллюзию производительности. Кажется, что вы много успеваете, в то время как реально сделано мало.

Вы более продуктивны, когда чётко представляете, что вы делаете, когда и почему. Это позволяет достигать личных и профессиональных целей и быть сосредоточенным и эффективным без чрезмерных усилий.

Многозадачность — это миф.

На самом деле мы работаем на базе последовательного внимания, и в фокусе может быть лишь ограниченное число идей. Выполнять сложные задачи — это решать много мелких по очереди. Сосредоточенность — это самое драгоценное, поскольку мы все легко отвлекаемся.

Как управлять своим днём

Следите за временем и энергией

Дни и часы относительно легко спланировать. Однако календарь не покажет, сколько вам понадобится энергии на встречу или подготовку стратегии компании. Учитывайте оба этих показателя.

Ключ к поддержанию производительности — частое восстановление. Отдых помогает быть в форме. Это справедливо и для физической, и для умственной работы. Чтобы сохранять и накапливать энергию, используйте следующие советы.

• Делайте перерывы. Короткие передышки в напряжённой работе помогают дольше оставаться сосредоточенным. Хитрость в том, чтобы найти оптимальный ритм для различных видов задач. Чаще выполняйте физические упражнения, перемещайтесь по офису или выходите прогуляться.
• Работайте в потоке. Сфокусируйтесь на одной задаче или серии подобных поручений, чтобы не тратить силы на переключение между темами.
• Высыпайтесь. Хороший сон необходим, чтобы быть энергичным.
• Следите за питанием. Правильный рацион с регулярными здоровыми перекусами поможет сохранить силы.
• Устраивайте себе выходные. Праздничные дни и длительный отдых способствуют накоплению энергии.

Составляйте списки

Они позволят сконцентрироваться на приоритетах и не держать в памяти несколько задач. Корректируйте чек-листы в течение дня, чтобы оценить их актуальность и решить, что делать дальше.

Подружитесь с GTD

В ставшей уже классической системе тайм-менеджмента Getting Things Done Дэвид Аллен довёл идею списка до безупречного способа управления всем. Методика требует настройки и дисциплины. Рекомендуем изучить её детально, но приведём несколько ключевых моментов.

• Соблюдайте правило двух минут. Если в вашем списке есть задача, на которую уйдёт всего пара минут, решите её немедленно.
• Спрашивайте себя, что дальше. Разработать большой проект сразу может быть слишком трудно. Это вызовет блок в вашем сознании. Вместо задачи «Сделать презентацию» добавьте в чек-лист «Подготовить план выступления» или «Начать исследовать вопрос».
• Делайте еженедельные обзоры. Периодически берите тайм-аут, чтобы разобрать беспорядок в задачах, почтовых ящиках и списках.
• Погружайтесь в поток. На индивидуальном уровне это поиск наиболее эффективного для себя способа выполнения задачи — своего рода личная производственная линия.

Делегируйте свои задачи

Кажется, очень просто позволить другим людям решить их за вас. Однако вы сами должны уметь чётко давать задания и быть дисциплинированным. Это часто отпугивает.

Концепция личного аутсорсинга популяризирована Тимом Феррисом в книге «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Автор отмечает, что вы должны исключать из плана своего дня задачи, которые кто-то может сделать дешевле вас.

Вырабатывайте привычки

Когда вы решаете повторяющиеся задачи, мозг тратит меньше энергии. Определите дела, которые вам приходится выполнять неоднократно в автоматическом режиме, и превратите их в ежедневные ритуалы.

Планируйте жизнь, а не только работу

Идея баланса работы и жизни вызывает у некоторых беспокойство. Кажется, что эти понятия находятся в оппозиции. На самом деле нетрудовая сфера поддерживает рабочую и в то же время предъявляет требования к вам. Вы должны убедиться, что уделили время и энергию всему, что важно для вас.

Концепция баланса непроста. Иногда нужно полностью отдаваться работе, чтобы открыть больше возможностей или отреагировать на кризис. Это нормально и необходимо. Но если вы проектируете дни, то знаете, что работа может вытеснять семейное общение, социум, физические упражнения лишь ненадолго. Нам необходимо обеспечивать себя не только различными продуктами питания, но и развивать разнообразные типы действий — общение, игры, упражнения, фокусировку и другие.

Ставьте конкретные цели

Правильно решить, на что обратить внимание и как распределить ресурсы, гораздо легче, если у вас есть чёткая цель.

Ставить задачи — не просто хороший жизненный совет. Это имеет отношение к вашей эффективности каждый день. Понимание того, зачем вы ходите на работу, снижает беспокойство и делает вас более результативным.

Увеличивайте продуктивность с помощью дизайн-мышления

Тим Браун популяризировал применение принципов дизайн-мышления в решении бизнес-задач и в повседневной жизни.

• Создайте благоприятные условия. Это означает наличие нужных людей вокруг, необходимой атмосферы и правильных инструментов под рукой.
• Учитесь на ошибках. Они жизненно важны в процессе поиска наилучшего решения. Когда планы идут вкривь и вкось, подумайте, что можно извлечь из этого опыта и улучшить в следующий раз.
• Ограничивайте себя. Мы считаем, что творческие умы не умеют работать в рамках. На самом деле они жаждут установленной структуры, в пределах которой можно креативить. Если вы ограничены работой и личной жизнью, то при планировании дня развиваете творческое и стратегическое мышление.

Компания Nokia разработала набор инструментов планирования, основанных на идеях дизайн-мышления. Они подкупают тем, что не выступают за какую-то конкретную схему, а предлагают выбрать определённый подход для составления своего расписания.

Наблюдайте

Чтобы спланировать день, сначала необходимо понять, как вы работаете. Это может быть сложнее, чем кажется, так как требует строгости.

• Ведите рабочий дневник несколько дней. Записывайте, что вы делали каждый час. Указывайте ваши эмоции и уровень энергии.
• Составляйте расписание на день. Отслеживайте, насколько вы его придерживаетесь.
• Опишите плохой и хороший день. На основании своих заметок или по памяти. Что не работает? Что мешает? И наоборот.
• Будьте беспристрастны. Анализируйте свои действия несколько отстранённо. Например: «Меня удивляет, почему я оставляю окна открытыми всё время?»
• Пишите о себе. Что вы делаете хорошо, когда это происходит, что вам нужно для хорошей работы? Когда дела идут плохо? Какие привычки вам полезны, а какие мешают?
• Получите обратную связь. Попросите коллег поделиться впечатлениями о вас. Считают ли сотрудники вас хорошо организованным, счастливым, эффективным? В чём вы могли бы улучшить свои показатели? Расскажите о себе и спросите, согласны ли сослуживцы с этим.

Определите приоритеты

Чем чаще вы будете к этому возвращаться, тем эффективнее можете быть. Когда ситуация становится сумасшедшей и вы не уверены в том, что будет дальше, возьмите тайм-аут. Обозначьте или пересмотрите свои приоритеты.

Как планировать свой день

Ключевая идея не в том, чтобы сразу масштабно перевернуть жизнь. Она в том, чтобы ежедневно что-то изменять и учиться на своих неудачах.

Начинайте утро с набора вопросов:

• Чего я хочу достичь сегодня?
• Что мне для этого нужно?
• Как много времени у меня есть?
• Где я должен быть?

Ваша цель в планировании дня — устойчивая производительность.

Списки подскажут вам, что делать, календари — когда. Чтобы всё это работало вместе, объединяйте аналогичные задачи, а крупные дробите. Ведь гораздо проще закрыть один лёгкий вопрос, чем разработать часть крупного проекта.

Теперь, когда вы понаблюдали за собой и знаете, когда ваш энергетический уровень высок, кто вы — сова или жаворонок, то готовы к верному распределению задач. Кроме того, необходимо контролировать перерывы и уделять время физическим нагрузкам и общению с друзьями.

Защищайте свой день

Вложив время и концентрацию в планирование, оградите себя от соблазна возвращаться к вредным привычкам. Сняв ненужные задачи, вы выиграли минуты и часы, которые легко растратить на другое. Хаос в мире в целом может быть слишком велик, чтобы его игнорировать.

Никто не работает в вакууме. Ситуации меняются, и ваш план должен быть достаточно гибким, чтобы трансформироваться вместе с ними. Вот несколько принципов, благодаря которым можно сохранить своё  расписание.

• Предотвратите возможность отвлечься. В своей книге «Думай медленно… Решай быстро» психолог Даниел Канеман пишет, что лучший способ не давать себе переключить внимание — это остановить цепь событий как можно раньше.
  Если у вас что-то спрашивают, когда вы заняты, скажите об этом и предложите перенести разговор. Чтобы не обращать внимания на шум в офисе, можно использовать наушники или устроить рабочее место в кафе, конференц-зале, комнате отдыха.
  Отключите оповещения, приложения и программы, которые не нужны для выполнения задачи. Просмотрите все сообщения, скачайте файлы, которые вам понадобятся, прежде чем начать работу. Если вы не ждёте срочного звонка или письма, установите на телефоне авиарежим.
• Управляйте встречами. Любой команде они помогают быть на связи, делиться идеями и планами. Однако, если встречи не координировать, они становятся затянутыми, неорганизованными, отвлекающими от бизнеса, а не поддерживающими его.
• Работайте с электронной почтой. Предусмотрите время для проверки своего почтового ящика и не поддавайтесь искушению делать это каждые несколько минут.
  Каждый должен найти то, что работает для него. Но быстрая сортировка срочных сообщений утром и ответ на них с подавлением желания реагировать на несрочные и последующей целенаправленной очисткой почтовика — вот рекомендуемый подход.
• Объявите e-mail банкротство. Если в вашей почте 10 000 непрочитанных сообщений, то понятие «Входящие» становится довольно бессмысленным. Надо признать, что, вероятно, вы потеряли контроль над вашей электронной почтой. Возможное решение — удалить всё и начать сначала.
• Добивайтесь нуля входящих. Дэвид Аллен считает, что почтовые ящики не являются суррогатными списками задач или системами хранения файлов. Работа с письмами должна строиться так: ответил, переслал, делегировал, получил информацию, удалил или оставил для последующего чтения. Когда у вас 0 входящих, сообщения никогда не будут забыты.

На какие принципы можно опереться, когда рушится мир

• Проверьте цель. Вы должны убедиться, что проект дня служит вашей задаче. Тому, чего вы хотите достичь в вашей работе.
• Совершенствуйте прототипы. Каждый день является прообразом, и вы учитесь на ошибках и поражениях, а не унываете.
• Определите приоритеты. Когда всё меняется и вы не уверены в дальнейшем, возвращайтесь и пересмотрите их.