Пост от нашей читательницы Ирины Касаевой. Она, как успешный руководитель проектов в компании, которая занимается проведением маркетинговых исследований и управленческим консалтингом, предлагает познакомиться с системой проектирования дня, разработанной компанией Nokia. Её подход опирается на принципы дизайн-мышления, плюс, снабжен визуальными инструментами и упражнениями, которые ждут вас в конце данной статьи. Читайте и пользуйтесь на здоровье! 

Есть много моделей производительности и тайм-менеджмента, но такой модели, которая подошла бы всем, пока нет. Различным типам мышления соответствуют различные стили работы и различные системы производительности.

Поэтому, обычный путь – перепробовать все и выбрать для себя те техники, которые оказались полезными. И на это уходит время.

В англоязычном Интернете есть буклет и набор инструментов, посвященных теме планирования дня, который был разработан компанией Nokia.

Принципы Nokia в этом вопросе подкупают тем, что они не выступают за какую-то конкретную схему, а предлагают выбрать определенный подход для планирования своего дня. Подход опирается на принципы дизайн-мышления и снабжен визуальными инструментами и упражнениями, которые приложены к данной статье.

Итак, в чем же состоит подход к планированию дня, который предлагает компания Nokia?

Планирование дня начинается с сознательного отказа от идеи, что вы можете просто работать.

Никакого количества эго-топлива не достаточно, чтобы эффективно работать в долгосрочной перспективе. Многие исследования показали, что долгие часы работы в корне подрывают производительность.

Д-р Дэвид Рок — эксперт, изучающий неврологию применительно к рабочему процессу, говорит о том, что условия, в которых сейчас работники умственного труда имеют дело с технологиями, можно сравнить с условиями, в которых 100 лет тому назад были первые автоводители. Потребовалось приблизительно от десяти до пятнадцати лет, чтобы появились правила дорожного движения. Еще не создано правил для века коммуникаций.

Постоянный гул сообщений электронной почты, звонков и встреч может создать иллюзию производительности, что будет убеждать вас, что вы много работаете, в то время как реально сделано мало.

Альтернативой является уравновешенная производительность — когда вам удается достичь личных и профессиональных целей (или добиться прогресса в них, по крайней мере) без чрезмерной работы. Вы сосредоточены и эффективны, не чувствуя чрезмерного давления, потому что у вас есть четкое представление о том, что вы делаете, когда и почему.

Многозадачность — это миф.

На самом деле мы работаем на базе последовательного внимания, и в фокусе может быть лишь ограниченное число идей в одно и то же время. Выполнение сложных задач — большое количество мелких задач в последовательности.

Фокус — это все, и это самое драгоценное, поскольку мы все легко отвлекаемся.

ЧАСТЬ 1. Полезные идеи, чтобы планировать и управлять своим днем

Управление временем и энергией

Время относительно легко спланировать, но, как любой, кто планировал встречу за встречей, а затем пытался написать стратегический план или что-то, что требует применения творческой мысли, подтвердит, что без перерывов все часы одинаково продуктивны.

Календарь, увы, не покажет вам, сколько понадобится энергии и как ее накопить. Поэтому проектировать свой день необходимо в координатах: время и энергия.

Ключ к поддержанию производительности — частое восстановление. Отдых позволяет восстановить потенциал, чтобы быть в форме — это справедливо и для физической, и для умственной работы.

Эксперты в области управления и науки о мозге предлагают включать следующие элементы в проектирование дня, чтобы сохранять и накапливать энергию.

Много перерывов

Короткие перерывы в напряженной работе помогают дольше сохранять сосредоточенность. Хитрость заключается в том , чтобы найти оптимальный ритм для различных видов работ. Используйте физические упражнения и перемещения. Чаще вставайте и перемешайтесь по офису или выходите на улицу для быстрой прогулки.

Сон и еще раз сон

Хороший сон имеет важное значение и необходим, чтобы обладать высоким потенциалом энергии.

Питание и перекусы

Хорошее питание и наличие регулярных здоровых перекусов может помочь сохранить ваши энергетические уровни. Нездоровые продукты, особенно сахар, будет влиять негативно.

Больше выходных и праздничных дней

Праздники является важной составляющей управления вашей энергией. Некоторые эксперты полагают, что много длинных выходные или выходных продолжительностью в неделю — лучше, чем пара длительных перерывов.

Поток

Наиболее эффективный способ использования вашей энергии — сосредоточиться на одной задаче или серии подобных задач в потоке.

Списки

Кроме ежедневников и календарей, одним из основных инструментов управления днем являются списки.

С психологической точки зрения они снимают необходимость держать несколько задач в рабочей памяти и позволяют сконцентрироваться на приоритетности. Имеет смысл составлять даже списки повторно, т.к. это позволяет взглянуть свежим взглядом на проблему и решить, что делать дальше.

GTD — усовершенствованный To-Do List?

В ставшей уже классической системе тайм-менеджмента Getting Things Done ( GTD ) Дэвид Аллен взял идею списка и довел его до логического завершения: безупречной системы управления всем.

Система требует настройки и дисциплины, рекомендуется ее изучить детально.

Вот несколько ключевых правил:

• Правило двух минут

Если в вашем списке есть дело, выполнение которого занимает всего пару минут, то сделайте его немедленно.

• Что дальше?

Все время спрашивайте себя: что дальше? Добавить в ваш список дел и сразу выполнить большой проект может оказаться слишком трудно осуществимой задачей и вызовет ментальный блок. Вместо того чтобы записать «сделать презентацию», вы можете написать «сделать план презентации» или «начать исследования для презентации».

• Еженедельные обзоры

Аллен выступает за то, чтобы брать тайм-аут в течение недели, чтобы разобрать беспорядок в делах, почтовых ящиках и списках, и пересмотреть, как идут дела.

• Поток

Понятие поток является рабочим для разработчиков, но на индивидуальном уровне это означает поиск наиболее эффективного для себя способа выполнения задачи — своего рода личную производственную линию.

Делегирование и аутсорсинг

Очевидно, что один из способов сделать дела — это позволить другим людям сделать их за вас.

Независимо от того, кто насколько опытен, делегирование требует дисциплины и планирования — это авансовые инвестиции, чем, собственно, часто отпугивают нас.

Концепция личного аутсорсинга популяризирована Тимом Феррисом в книге «Четырехчасовая рабочая неделя». Феррис доказывает эффективность работы над дизайном образа жизни. При этом он отмечает, что в проектировании дня наиболее важна «ликвидация» задач и работ, которые кто-то может сделать дешевле, чем вы.

Привычки

Передача управления повторяющимися задачами более энергоэффективной части мозга, делает привычки невероятно мощным инструментом рабочей жизни. Поэтому определите дела, которые вам приходится делать неоднократно в ограниченном, но автоматическом режиме, и сделайте их привычками.

Планирование жизни (не только работы)

Идея «баланс работы / жизни» вызывает у некоторых беспокойство, потому что кажется, что эти понятия находятся в оппозиции. На самом деле, не- трудовая жизнь поддерживает рабочую, но, в то же время, предъявляет требования к вам — вы должны убедиться, что уделили время и энергию всему, что важно для вас.

Идея «баланса» является непростой . Иногда нужно полностью отдаваться работе, чтобы открыть больше возможностей или отреагировать на кризис. Это нормально и необходимо, но когда вы проектируете дни, вы знаете, что работа может вытеснять семейное время, социальная жизнь, физические упражнения, только на короткое время. Нам необходимо обеспечивать себя не только различными типами продуктов питания, но необходимо развивать различные типы мышления — общение, игры, упражнения, фокусировка и др.

Счастье и цели

Понимание себя начинается с представления о том, кто вы есть — каково ваше прошлое, навыки, которые вы приобрели, опыт — и куда вы направляетесь.

Принять правильное решение о том, куда направить внимание и как распределить ресурсы, — гораздо легче, если у вас есть четкое представление, какова ваша цель.

Обладать целью — не просто хороший жизненный совет, это имеет отношение к вашей практической эффективности каждый день. Понимание того, зачем вы ходите на работу, зачем это вам, — снижает беспокойство и делает вас более эффективным.

ЧАСТЬ 2. Итак, как же планировать свой день?

Ключевая идея здесь не в том, чтобы брать обязательства претворить невероятные по сложности перевороты, а в том, чтобы ежедневно делать небольшие изменения и учиться на своих неудачах.

Начинайте каждый день с набора вопросов:

• Что я хочу достичь сегодня?
• Что мне нужно для того, чтобы этого достичь?
• Как много времени у меня в наличии?
• Где я должен быть?

Ваша цель в планировании своего дня — устойчивая производительность.

Дизайн-мышление в увеличении продуктивности

Тим Браун является одним из основателей IDEO, ведущей компании в области дизайн- консалтинга.

Он и его фирма сыграли большую роль в популяризации идеи дизайн-мышления и применения его к бизнес-задачам. В конце 2012 года в своем блоге Тим предложил использовать дизайн-мышление в повседневной жизни, завершив свой пост дразнящей провокацией:

Подумайте о сегодняшнем дне как о прототипе. Что бы вы изменили?

3 наиболее полезных принципа дизайн-мышления:

Создайте благоприятные условия

Марко Ахтисаари, глава отдела дизайна Nokia, говорит о «создании надлежащих условий для инноваций». В практическом смысле это означает наличие нужных людей вокруг, нужной атмосферы и правильных инструментов под рукой.

Учитесь на ошибках

Ошибки жизненно важны в процессе поиска наилучшего решения. Когда дни не идут, когда планы вкривь и вкось, нужно подумать, что можно извлечь из этого опыта и улучшить в следующий раз.

Ограничения освобождают

Мы думаем, что творческие умы не могут работать в условиях ограничений. На самом деле они жаждут, чтобы была задана структура, в границах которой можно творить. Планирование дня в условиях ограничений, накладываемых работой и личной жизнью, задает потенциал для творческого и стратегического мышления.

Наблюдения

Чтобы создать свой собственный день, сначала необходимо понять, как вы работаете. Это может быть сложнее, чем вы думаете. Наблюдение за тем, как мы работаем, требует строгости. Далее перечислено несколько эффективных подходов:

• Ведите рабочий дневник в течение нескольких дней. Записывайте, что вы делали каждый час. Описывайте ваши эмоциональные и энергетические состояния. Используйте шкалу, чтобы задавать упорядоченность.
• Делайте расписание на день и отслеживайте, насколько вы его придерживаетесь.
• Плохой день/хороший день. На основании ваших заметок или по памяти опишите, как выглядит плохой день. Что не работает? Что мешает? И в противовес — прописывайте идеальный день.
• Будьте бесстрастны. Анализируйте свои действия несколько отстраненно. Например: «Меня удивляет, почему я оставляю окна открытыми все время?»
• Пишите о себе. На основании ваших наблюдений записывайте, что вы делаете хорошо, когда вы это делаете, что вам нужно для того, чтобы иметь возможность хорошо работать? Когда дела идут плохо? Какие привычки вам полезны, а какие мешают?
• Получите обратную связь. Поговорите с коллегами и друзьями, и попросите их поделиться впечатлениями от вас на работе. Считают ли они вас хорошо организованным, счастливым, эффективным? В чем, они считают, вы могли бы улучшить свои показатели? Расскажите им о себе и спросите их, согласны ли они с этим.

Расставьте приоритеты в первую очередь

Чем чаще вы будете возвращаться к расстановке приоритетов, тем эффективнее вы можете быть.

Когда ситуация становится сумасшедшей, и вы не уверены в том, что будет дальше, возьмите тайм-аут, чтобы установить или пересмотреть свои приоритеты.

Планирование дня

Списки подскажут вам, что делать, календари — когда делать и приоритеты обозначат, какие вещи действительно имеют значение. Чтобы все это работало вместе, нужно использовать два подхода: разделение на блоки и формирование.

Аналогичные задачи необходимо объединять. Это очень эффективный способ работы, т. к. ваш мозг настраивается на решение серии однотипных задач, что позволяет вам оставаться в одном режиме.

Также разбивать сложные задачи на более мелкие. Гораздо проще выполнить одну простую задачу, чем немного крупного проекта. Большие проекты требуют планирования и выставления приоритетов.

Теперь, когда вы понаблюдали за собой и знаете, когда ваш энергетический уровень высок, кто вы — сова или жаворонок и т. д., вы готовы к тому, чтобы верно распределить задачи в течение дня. Кроме того, необходимо контролировать перерывы, а также уделять время физическим нагрузкам, общению с друзьями и др.

Защищайте свой день

Вложив время и концентрацию в проектирование дня, защитите себя от соблазна возвращаться к вредным привычкам. Выигрыш во времени, который вы получили, сняв ненужные задачи, можно легко растратить в другом, и хаос в мире в целом может быть слишком велик, чтобы его игнорировать.

Никто не работает в вакууме. Ситуации меняются, и ваш день должен быть достаточно прочным, чтобы меняться вместе с ними. Вот несколько принципов, благодаря которым можно сохранить расписание дня.

Отвлечение

В своей книге «Думая быстро и медленно» психолог Дэниел Канеман пишет, что лучший способ не давать себе отвлекаться, например, на проверку электронной почты, — это остановить цепь событий как можно раньше.

На рабочем месте — если кто-то обращается к вам в тот момент, когда вы не хотите отвлекаться, предупредите его об этом и предложите перенести разговор. Чтобы не обращать внимания на общую обстановку, можно использовать наушники. В конце концов, можно перенести рабочее место в кафе, конференц-зал, комнату отдыха и т.д.

Отключите оповещения, приложения и программы, которые не являются необходимыми для задачи, которую вы выполняете. Просмотрите все сообщения, скачайте файлы, которые вам понадобятся, прежде чем начать выполнять свою задачу. Если вы не ожидаете срочного звонка или сообщения, выключите коммуникационные устройства и установить телефон в авиарежим.

Встречи

Очевидно, что встречи — жизненно важны для любой команды, чтобы оставаться на связи, делиться идеями и планами на будущее. Однако, если встречей не управлять, то очень легко они становятся затянутыми, неорганизованными, отвлекающими от бизнеса, вместо того, чтобы оставаться поддержкой.

Работа с электронной почтой

Многие рекомендуют предусмотреть в расписании время для проверки электронной почты, и это послужит противовесом искушению проверять свой почтовый ящик каждые несколько минут.

Каждый должен найти то, что работает для него, но быстрая сортировка для срочных сообщений в начале рабочего дня, подавляя при этом желание реагировать на несрочные, с последующей целенаправленной очисткой почтовика и ответом на срочные сообщения утром, является рекомендуемым подходом.

E-mail банкротство

Если в вашей почте 10000 или даже 20000 непрочитанных сообщений, то понятие «Входящие » становится довольно бессмысленным, и надо признать, что, возможно, вы потеряли контроль над вашей электронной почтой. Решением здесь может быть — удалить все и начать все сначала.

0 входящих

Подход Дэвида Аллена в Getting Things Done — почтовые ящики не являются суррогатными списками задач или системами хранения файлов. Письма должны быть — ответил, переслал, делегировал, получил информацию, удалил или оставил для последующего чтения. 0 входящих является высокоэффективным способом обеспечения того, чтобы письма не были забыты.

Время от времени мы просто должны проверять основы и пересматривать план дня.

Три основных принципа, на которые можно опереться, когда «рушится мир»

• Цель. Вы должны убедиться, что ваш проект дня служит вашей цели — того, чего вы хотите достичь с вашей работой, вы — во главе своей жизни.
• Прототипы. Каждый день является прототипом, и вы учитесь и совершенствуетесь на ошибках и поражениях, а не унываете.
• Определение приоритетов. Важнейшей задачей является расстановка приоритетов. Когда все меняется, и вы не уверены, что будет дальше, возвращайтесь к приоритетам.

Также посмотрите и воспользуйтесь набором инструментов и упражнений, которые помогут вам спланировать свой день.