Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Подкасты
Сервисы
Колонки
Теории большого мира
Новости
Здоровье
Спорт и фитнес
Покупки
Технологии
Научпоп
Отношения
Реклама

Как планировать работу, чтобы получать максимальную пользу от каждого дня

9 апреля 2014 Жизнь Мотивация
Искусству оставаться продуктивным и успевать всё можно научиться.
Фото автора Лиля Леднёва
Лиля Леднёва

Как планировать работу, чтобы получать максимальную пользу от каждого дня
Избранное

Копания Nokia разработала систему проектирования дня, основанную на принципах дизайн-мышления. Планирование начинается с сознательного отказа от идеи, что вы можете просто работать.

Постоянные встречи, гул сообщений и звонков создают иллюзию производительности. Кажется, что вы много успеваете, в то время как реально сделано мало.

Вы более продуктивны, когда чётко представляете, что вы делаете, когда и почему. Это позволяет достигать личных и профессиональных целей и быть сосредоточенным и эффективным без чрезмерных усилий.

Многозадачность — это миф.

На самом деле мы работаем на базе последовательного внимания, и в фокусе может быть лишь ограниченное число идей. Выполнять сложные задачи — это решать много мелких по очереди. Сосредоточенность — это самое драгоценное, поскольку мы все легко отвлекаемся.

Как управлять своим днём

Следите за временем и энергией

Дни и часы относительно легко спланировать. Однако календарь не покажет, сколько вам понадобится энергии на встречу или подготовку стратегии компании. Учитывайте оба этих показателя.

Ключ к поддержанию производительности — частое восстановление. Отдых помогает быть в форме. Это справедливо и для физической, и для умственной работы. Чтобы сохранять и накапливать энергию, используйте следующие советы.

  • Делайте перерывы. Короткие передышки в напряжённой работе помогают дольше оставаться сосредоточенным. Хитрость в том, чтобы найти оптимальный ритм для различных видов задач. Чаще выполняйте физические упражнения, перемещайтесь по офису или выходите прогуляться.
  • Работайте в потоке. Сфокусируйтесь на одной задаче или серии подобных поручений, чтобы не тратить силы на переключение между темами.
  • Высыпайтесь. Хороший сон необходим, чтобы быть энергичным.
  • Следите за питанием. Правильный рацион с регулярными здоровыми перекусами поможет сохранить силы.
  • Устраивайте себе выходные. Праздничные дни и длительный отдых способствуют накоплению энергии.

Составляйте списки

Они позволят сконцентрироваться на приоритетах и не держать в памяти несколько задач. Корректируйте чек-листы в течение дня, чтобы оценить их актуальность и решить, что делать дальше.

Подружитесь с GTD

В ставшей уже классической системе тайм-менеджмента Getting Things Done Дэвид Аллен довёл идею списка до безупречного способа управления всем. Методика требует настройки и дисциплины. Рекомендуем изучить её детально, но приведём несколько ключевых моментов.

  • Соблюдайте правило двух минут. Если в вашем списке есть задача, на которую уйдёт всего пара минут, решите её немедленно.
  • Спрашивайте себя, что дальше. Разработать большой проект сразу может быть слишком трудно. Это вызовет блок в вашем сознании. Вместо задачи «Сделать презентацию» добавьте в чек-лист «Подготовить план выступления» или «Начать исследовать вопрос».
  • Делайте еженедельные обзоры. Периодически берите тайм-аут, чтобы разобрать беспорядок в задачах, почтовых ящиках и списках.
  • Погружайтесь в поток. На индивидуальном уровне это поиск наиболее эффективного для себя способа выполнения задачи — своего рода личная производственная линия.

Делегируйте свои задачи

Кажется, очень просто позволить другим людям решить их за вас. Однако вы сами должны уметь чётко давать задания и быть дисциплинированным. Это часто отпугивает.

Концепция личного аутсорсинга популяризирована Тимом Феррисом в книге «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Автор отмечает, что вы должны исключать из плана своего дня задачи, которые кто-то может сделать дешевле вас.

Вырабатывайте привычки

Когда вы решаете повторяющиеся задачи, мозг тратит меньше энергии. Определите дела, которые вам приходится выполнять неоднократно в автоматическом режиме, и превратите их в ежедневные ритуалы.

Планируйте жизнь, а не только работу

Идея баланса работы и жизни вызывает у некоторых беспокойство. Кажется, что эти понятия находятся в оппозиции. На самом деле нетрудовая сфера поддерживает рабочую и в то же время предъявляет требования к вам. Вы должны убедиться, что уделили время и энергию всему, что важно для вас.

Концепция баланса непроста. Иногда нужно полностью отдаваться работе, чтобы открыть больше возможностей или отреагировать на кризис. Это нормально и необходимо. Но если вы проектируете дни, то знаете, что работа может вытеснять семейное общение, социум, физические упражнения лишь ненадолго. Нам необходимо обеспечивать себя не только различными продуктами питания, но и развивать разнообразные типы действий — общение, игры, упражнения, фокусировку и другие.

Ставьте конкретные цели

Правильно решить, на что обратить внимание и как распределить ресурсы, гораздо легче, если у вас есть чёткая цель.

Ставить задачи — не просто хороший жизненный совет. Это имеет отношение к вашей эффективности каждый день. Понимание того, зачем вы ходите на работу, снижает беспокойство и делает вас более результативным.

Увеличивайте продуктивность с помощью дизайн-мышления

Подумайте о сегодняшнем дне, как о прототипе. Что бы вы изменили?

Тим Браун
один из основателей компании IDEO

Тим Браун популяризировал применение принципов дизайн-мышления в решении бизнес-задач и в повседневной жизни.

  • Создайте благоприятные условия. Это означает наличие нужных людей вокруг, необходимой атмосферы и правильных инструментов под рукой.
  • Учитесь на ошибках. Они жизненно важны в процессе поиска наилучшего решения. Когда планы идут вкривь и вкось, подумайте, что можно извлечь из этого опыта и улучшить в следующий раз.
  • Ограничивайте себя. Мы считаем, что творческие умы не умеют работать в рамках. На самом деле они жаждут установленной структуры, в пределах которой можно креативить. Если вы ограничены работой и личной жизнью, то при планировании дня развиваете творческое и стратегическое мышление.

Компания Nokia разработала набор инструментов планирования, основанных на идеях дизайн-мышления. Они подкупают тем, что не выступают за какую-то конкретную схему, а предлагают выбрать определённый подход для составления своего расписания.

Наблюдайте

Чтобы спланировать день, сначала необходимо понять, как вы работаете. Это может быть сложнее, чем кажется, так как требует строгости.

  • Ведите рабочий дневник несколько дней. Записывайте, что вы делали каждый час. Указывайте ваши эмоции и уровень энергии.
  • Составляйте расписание на день. Отслеживайте, насколько вы его придерживаетесь.
  • Опишите плохой и хороший день. На основании своих заметок или по памяти. Что не работает? Что мешает? И наоборот.
  • Будьте беспристрастны. Анализируйте свои действия несколько отстранённо. Например: «Меня удивляет, почему я оставляю окна открытыми всё время?»
  • Пишите о себе. Что вы делаете хорошо, когда это происходит, что вам нужно для хорошей работы? Когда дела идут плохо? Какие привычки вам полезны, а какие мешают?
  • Получите обратную связь. Попросите коллег поделиться впечатлениями о вас. Считают ли сотрудники вас хорошо организованным, счастливым, эффективным? В чём вы могли бы улучшить свои показатели? Расскажите о себе и спросите, согласны ли сослуживцы с этим.

Определите приоритеты

Чем чаще вы будете к этому возвращаться, тем эффективнее можете быть. Когда ситуация становится сумасшедшей и вы не уверены в том, что будет дальше, возьмите тайм-аут. Обозначьте или пересмотрите свои приоритеты.

Как планировать свой день

Ключевая идея не в том, чтобы сразу масштабно перевернуть жизнь. Она в том, чтобы ежедневно что-то изменять и учиться на своих неудачах.

Начинайте утро с набора вопросов:

  • Чего я хочу достичь сегодня?
  • Что мне для этого нужно?
  • Как много времени у меня есть?
  • Где я должен быть?

Ваша цель в планировании дня — устойчивая производительность.

Списки подскажут вам, что делать, календари — когда. Чтобы всё это работало вместе, объединяйте аналогичные задачи, а крупные дробите. Ведь гораздо проще закрыть один лёгкий вопрос, чем разработать часть крупного проекта.

Теперь, когда вы понаблюдали за собой и знаете, когда ваш энергетический уровень высок, кто вы — сова или жаворонок, то готовы к верному распределению задач. Кроме того, необходимо контролировать перерывы и уделять время физическим нагрузкам и общению с друзьями.

Защищайте свой день

Вложив время и концентрацию в планирование, оградите себя от соблазна возвращаться к вредным привычкам. Сняв ненужные задачи, вы выиграли минуты и часы, которые легко растратить на другое. Хаос в мире в целом может быть слишком велик, чтобы его игнорировать.

Никто не работает в вакууме. Ситуации меняются, и ваш план должен быть достаточно гибким, чтобы трансформироваться вместе с ними. Вот несколько принципов, благодаря которым можно сохранить своё  расписание.

  • Предотвратите возможность отвлечься. В своей книге «Думай медленно… Решай быстро» психолог Даниел Канеман пишет, что лучший способ не давать себе переключить внимание — это остановить цепь событий как можно раньше.
    Если у вас что-то спрашивают, когда вы заняты, скажите об этом и предложите перенести разговор. Чтобы не обращать внимания на шум в офисе, можно использовать наушники или устроить рабочее место в кафе, конференц-зале, комнате отдыха.
    Отключите оповещения, приложения и программы, которые не нужны для выполнения задачи. Просмотрите все сообщения, скачайте файлы, которые вам понадобятся, прежде чем начать работу. Если вы не ждёте срочного звонка или письма, установите на телефоне авиарежим.
  • Управляйте встречами. Любой команде они помогают быть на связи, делиться идеями и планами. Однако, если встречи не координировать, они становятся затянутыми, неорганизованными, отвлекающими от бизнеса, а не поддерживающими его.
  • Работайте с электронной почтой. Предусмотрите время для проверки своего почтового ящика и не поддавайтесь искушению делать это каждые несколько минут.
    Каждый должен найти то, что работает для него. Но быстрая сортировка срочных сообщений утром и ответ на них с подавлением желания реагировать на несрочные и последующей целенаправленной очисткой почтовика — вот рекомендуемый подход.
  • Объявите e-mail банкротство. Если в вашей почте 10 000 непрочитанных сообщений, то понятие «Входящие» становится довольно бессмысленным. Надо признать, что, вероятно, вы потеряли контроль над вашей электронной почтой. Возможное решение — удалить всё и начать сначала.
  • Добивайтесь нуля входящих. Дэвид Аллен считает, что почтовые ящики не являются суррогатными списками задач или системами хранения файлов. Работа с письмами должна строиться так: ответил, переслал, делегировал, получил информацию, удалил или оставил для последующего чтения. Когда у вас 0 входящих, сообщения никогда не будут забыты.

На какие принципы можно опереться, когда рушится мир

  • Проверьте цель. Вы должны убедиться, что проект дня служит вашей задаче. Тому, чего вы хотите достичь в вашей работе.
  • Совершенствуйте прототипы. Каждый день является прообразом, и вы учитесь на ошибках и поражениях, а не унываете.
  • Определите приоритеты. Когда всё меняется и вы не уверены в дальнейшем, возвращайтесь и пересмотрите их.
Читайте также 🧐
  • Не запланировано — не сделано: простой подход к достижению целей
  • Как стать продуктивнее: 7 главных правил
  • Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

 

Обложка: Brian A Jackson/Shutterstock.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberДзенОдноклассникиYouTubeРассылкиRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данныхПравила сообщества
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях