7 бессмысленных действий на работе, которые убивают продуктивность

Когда мы отвлекаемся во время работы, то теряем самое ценное — фокус внимания. Оно просто рассеивается. Учёная Глория Марк из Калифорнийского университета вместе с коллегами из Берлина изучала этот вопрос. Она рассказала, что сотрудникам, которые прерываются на телефонные звонки и электронные письма, необходимо 23 минуты, чтобы снова вернуться к рабочим задачам. А это поднимает уровень стресса, и те, кто отвлекаются, чувствуют себя гораздо хуже, чем те, кто этого не делает.

Иногда мы теряем внимание из‑за слишком болтливого коллеги или надоедливого босса, который подкидывает всё новые задания. Но зачастую всему виной бессмысленные привычки, которые мы инстинктивно повторяем день за днём. Первый шаг к решению проблемы — признать её существование. Возможно, и ваша продуктивность страдает из‑за одного из этих распространённых действий.

1. Сидеть в телефоне

Многие из нас постоянно держат его рядом. И как только появляется свободная секунда, например когда веб‑страница на компьютере слишком долго грузится, мы инстинктивно тянемся к смартфону. Чаще всего нас заносит в какую-нибудь социальную сеть, где мы впустую тратим 5, 7, 10, а то и больше минут.

Попробуйте планировать это время. Скажем, проверять свои аккаунты по 15 минут в 12:00, 15:00 и 17:00. Такое расписание будет сдерживать желание брать телефон в руки в течение дня.

2. Переключаться на мелкие дела

В одну секунду мы старательно занимаемся рабочими задачами, а в следующую уже покупаем вещи онлайн, делаем список продуктов, бронируем столик в ресторане и совершенно не помним, чем должны были заниматься. Это следствие привычки сразу делать всё, что приходит в голову. Нам кажется, что если мы отложим эти мелочи на потом, то забудем о них. К тому же они ведь отнимут всего секунду. Но вскоре одно дело превращается в цепочку, на которую уходит целый час.

Вместо этого составляйте список не связанных с работой мелочей, которые нужно сделать. Это поможет понять, какие из них можно перенести, а какие — передать кому‑то, например, из членов семьи.

Постарайтесь избегать многозадачности. Лучше выделять длинные промежутки времени и работать не отвлекаясь. В такие «марафоны» вы успеете сделать гораздо больше.

3. Открывать множество вкладок в браузере

Если в вашем браузере вечно царит беспорядок, то для вас плохие новости: каждая отдельно открытая страница вредит вашему вниманию. Создатель браузерных вкладок Адам Стайлз признаёт, что не все из нас могут правильно распоряжаться свободой, которую даёт неограниченное количество открытых сайтов. Мы часто используем эту опцию для новых отвлекающих факторов, хотя она идеально подходит для переключения между проектами и комфортной работы.

Бороться с этой привычкой помогают специальные расширения. Например, OneTab превращает все открытые вкладки в список, а TabCloser автоматически закрывают в браузере окна, которыми вы долго не пользуетесь.

4. Проверять рабочие чаты

Делать это в течение дня абсолютно нормально. Но если вы начинаете с одержимостью обновлять страницу и открывать беседы каждую секунду, вполне возможно, что вы просто застряли в очередной бессмысленной привычке. И она очень сильно сбивает внимание.

Кроме того, мгновенные ответы на сообщения создают репутацию человека, готового бросить всё, чтобы решать чужие дела. А это может привести к дополнительной работе, которую перекинут на ваши плечи.

Чтобы сломать эту привычку, обозначьте границы для коллег. Они должны знать, когда вы работаете над особо важными задачами и вас нельзя отвлекать. Проверьте настройки приложений, применяемых в вашей компании. Скорее всего, там есть функции, которые помогут реже заглядывать в рабочие чаты.

5. Неправильно подходить к решению проблем

По словам профессора менеджмента из Университета штата Огайо Тани Мэнон, те, кто считают себя экспертами, склонны импульсивно решать проблемы окружающих. Такие люди не привыкли анализировать ситуацию, рассчитывать своё время и ресурсы, а наоборот, сразу с головой погружаются в чужие задачи. Подобные «эксперты» хотят быстрых ответов, а поэтому зачастую слишком узко смотрят на проблемы.

Чтобы легче справляться со сложными задачами, не ищите решение сразу. Сначала спросите себя, действительно ли именно вы должны этим заниматься. Мэнон предлагает задавать как можно больше вопросов о проблеме, чтобы разобрать её со всех сторон. Это поможет проанализировать ситуацию и выбрать лучшую стратегию для дальнейших действий.

6. Быть уверенным в том, что вам больше нечему учиться

В эту простую ловушку профессионалы попадают очень часто. Так происходит, когда у них появляется уверенность в том, что они на 100% освоили какой‑либо рабочий навык. А это фиксирует их представление о профессии и мешает пробовать новые методы решения задач.

Не забывайте, что любая сфера развивается и меняется. А значит, чтобы оставаться лучшим в своём деле, нужно развиваться и меняться вместе с ней.

7. Устраивать слишком много встреч

Несколько лет назад международная консалтинговая компания Korn Ferry провела опрос, который показал: 67% сотрудников считают, что эффективно работать им мешает именно избыток рабочих встреч и звонков.

Если вы можете повлиять на эту часть своей работы, спросите у начальства, действительно ли такое количество собраний и созвонов необходимо. Соберите обратную связь у коллег, возможно, и они не слишком довольны подобной практикой.

Если регулярные встречи проводятся только для того, чтобы объявить новую информацию, стоит найти другой, более эффективный способ коммуникации, например рабочие чаты в мессенджерах или почтовые рассылки.