Как написать электронное письмо: чек-лист от Сета Година

Сет Годин — человек, который вряд ли нуждается в представлении. Автор бестселлеров «Фиолетовая корова» и «Яма», создатель концепции доверительного маркетинга — да что говорить, это живая легенда. Лайфхакер уже делился с вами его мыслями о восприятии критики и правильном вложении денег, а также его методом создания презентаций. Есть у Сета Година советы и для тех, кто хочет писать электронные письма, не обрекая себя на получение лучей ненависти от адресатов.

Итак, прежде чем нажать кнопку «Отправить», пробегитесь по этому списку:

1. У этого письма один адресат? Если да, смотрите пункт 10.
2. Если это письмо для нескольких получателей, знаете ли вы, кто находится в списке рассылки?
3. Все они стоят в скрытой копии?
4. Это письмо действительно важно для всех участников списка рассылки? Другими словами, они заинтересованы в его получении или просто добавлены для галочки?
5. Означает ли это, что они будут жаловаться, если не получат письмо?
6. См. пункт 5. Если адресат не особенно огорчится, смело удаляйте его из списка рассылки.
7. Это также означает, например, что не стоит отправлять письмо за письмом всем подряд блогерам просто потому, что у них есть блоги.
8. Доверительный маркетинг — это уместные, ожидаемые и персонализированные послания для тех, кто действительно хочет получать их. Заметьте, здесь нет ни слова о потребностях отправителя письма. Может, не моё дело, но просто примите к сведению. Это напрямую касается судьбы ваших предложений.
9. Это письмо от реального человека? Кнопка «Ответить» поможет отправить сообщение ему напрямую? Если нет, исправьте это.
10. Вы уже писали этому адресату раньше?
11. Получили ответ? Если нет, измените текст вашего сообщения.
12. Если это так называемое холодное письмо и вы уверены, что адресат не сочтёт его спамом, извинения не нужны. Когда извиняться всё-таки приходится, это спам. В таком случае вашей репутации будет нанесён урон, причём вполне заслуженный.
13. Вы в плохом расположении духа? Сохраните письмо в черновиках и вернитесь к нему через час-другой.
14. Можно ли заменить это письмо телефонным звонком?
15. Вы поставили в скрытую копию своего начальника? Что будет, если об этом узнает получатель?
16. Есть ли в этом письме что-то, чем вы не хотели бы делиться с генеральным прокурором, СМИ или вашим боссом? Лучше удалите это.
17. Какая-либо часть текста написана капсом? Исправьте это.
18. Письмо написано стандартным шрифтом нормального размера?
19. В конце письма есть ваши контактные данные? Если нет, обязательно добавьте.
20. В письме стоит пометка: «Пожалуйста, берегите нашу планету. Не распечатывайте это сообщение без необходимости»? Удалите её и поищите вакансии лесника или стюардессы.
21. Можно сделать сообщение короче?
22. Есть ли в списке рассылки адресаты, которых можно оттуда исключить?
23. В письме есть тяжёлые вложения? Откройте поисковик и наберите: «Как отправлять по электронной почте большие файлы».
24. Есть ли среди приложенных файлов такие, что выглядели бы лучше в формате PDF?
25. В тексте письма встречаются смайлики? Стоит их убрать.
26. Если вы пересылаете чьё-то письмо, будет ли этому рад его автор?
27. Пересылаете что-то о религии (вашей или чьей-либо ещё)? Лучше удалите это.
28. Пересылаете что-то о вирусах, благотворительности или иную информацию, которая может оказаться обманом? Вы готовы поклясться, что это правда?
29. Нажали «Ответить всем»? Подумайте, стоит ли каждому участнику переписки видеть ваше письмо.
30. Несёт ли смысловую нагрузку цитирование исходного сообщения? Письмо, состоящее из одного лишь слова «да», таковой вряд ли обладает.
31. Когда вы пишете кому-нибудь типа Сета Година, убедитесь, что знаете разницу между -тся и -ться. Просто ради интереса.
32. Если это пресс-релиз, вы уверены, что он приведёт получателя в восторг? Или просто используете в своих интересах асимметричную природу электронной почты: отправляется сообщение легко и бесплатно, но для того, чтобы прочитать или удалить его, требуется потратить достаточно времени?
33. Нет ли в нижнем колонтитуле анимации с котятами, представителями вымирающих видов или чем-то подобным?
34. Бонус: в подписи есть длинное заявление об отказе от ответственности? Зачем оно там?
35. Бонус: указана ли тема письма и облегчает ли она понимание сути сообщения?
36. Наконец, если бы для отправления письма вам пришлось заплатить 25 рублей, вы бы это сделали?

Пишите письма правильно, а этот список не стесняйтесь отправить тем, кому он, на ваш взгляд, необходим.