Как не умереть, когда коллеги уходят в отпуск и перекладывают задачи на тебя
Я не работаю в офисе с 2014 года, но у меня регулярно случаются авралы: запланированные и нет. Поэтому в этой заметке я расскажу о том, как не умереть, если проект большой, а ресурсы ограниченные. Иногда аврал — это особенность дела и вы в него ввязываетесь по собственному желанию. Прикрыть отдыхающего, организовать молодёжный форум, снять короткометражный фильм за месяц, быстренько забацать фирменный стиль — вот это всё. Краткосрочно авралы вполне ок.
У меня есть два недавних примера из жизни, в которых я справлялся с внезапными авралами. Первый: мы с женой ведём соцсети хабаровского ресторана, для которого делали фирстиль и коммуникацию. Мы ведём проект вместе, но в апреле супруга уехала отдыхать и все задачи остались целиком на мне. Второй: я взялся за редактирование большой книги, которую нужно было вычитать за неделю.
Специально для таких случаев есть несколько проверенных приёмов, которые помогают не сдавать позиции слишком быстро. Но энергия не вечна, помните об этом.
1. Составьте список причин, зачем это всё нужно
Сразу отмечу. Когда вы устраиваетесь на работу, то вы трудитесь не только для своей персональной выгоды, но и для пользы всей компании. В компании присутствует команда, у которой есть законные отпуска. Работа в это время никуда не девается, и тогда кому-то приходится брать часть груза на себя. Чтобы это не было неожиданностью, полезно узнавать ещё на собеседовании о том, как компания с этим обычно справляется: доплачивает за дополнительную нагрузку, выдаёт бесплатное молоко или нанимает фрилансеров.
Если вы знали, на что шли, и так получилось, что приходится прикрывать других ребят, то сформулируйте для себя причины, зачем это нужно. Если не знали (лично я никогда не думал об этом на собеседованиях), то сделайте то же самое: примите как факт, что это часть вашей работы (если это действительно так), и составьте список обоснований. Ответ на вопрос «Зачем?» — это смысл, который даёт силу и помогает не сорваться.
| Зачем вести Instagram | Зачем редактировать книгу | Зачем брать работу коллег на себя |
| Это часть работы, на которую я сознательно шёл. | Это классный вызов, который поможет отвлечься от одного лишь писательства. | Это часть моих договорённостей с работодателем. Когда я пойду в отпуск, мою работу также кто-то будет делать. |
| Если её не делать, то пострадают все: заказчик откажется от наших услуг и перейдёт к другим ребятам, поэтому в моих интересах придумать, как с этим справиться. | Отмечу в портфолио классный проект для большого издательства и заработаю неплохой гонорар за неделю. | Если не делать, то количество публикаций на сайте снизится, рекламы станет меньше, будут проблемы с деньгами, что коснётся и меня. |
2. Уточните, что именно вам нужно делать и сколько это продлится
Важно понимать, как придётся перестраивать свой рабочий день, чтобы не тратить намного больше энергии. Самое простое и интуитивное решение — сидеть в офисе дольше, чтобы успеть сделать больше. Но это плохой вариант, потому что так вы урезаете своё время на восстановление, которое нужно для хорошей работы.
Поэтому стоит прикинуть, как именно изменится объём работы и как его встроить в текущий день. Какие задачи можете выполнять вы, а что можно автоматизировать или вообще не делать.
| Как вести Instagram | Как редактировать большую книгу | Как справляться с частью обязанностей коллег |
| Жены не будет месяц. За это время мне нужно три раза пофотографировать, публиковать посты раз в два дня, подготовить все фото и тексты. | В книге 350 страниц, их нужно вычитать за пять рабочих дней. Если поставить все остальные проекты на паузу и вычитывать по 100 страниц в день, то всё успею. | Если до отпуска коллег я публиковал по три статьи в неделю, то сейчас в течение двух недель нужно публиковать по пять. Если опираться на их черновики, то точно справлюсь. Если нужно увеличить производительность, то нужно понять, за счёт чего (и почему я не делал этого раньше). |
3. Если не справляетесь, передоговаривайтесь
Всё всегда может пойти не так, как планировали, и это нормально. Важно понимать, что с этим делать. Я за то, чтобы передоговариваться о более удобных условиях.
| Ведение Instagram | Редактирование большой книги | Работа над задачами коллег |
| Здесь всё было просто и понятно. Мне не нужно было много времени, чтобы с этим справиться. | К среде я понял, что не успеваю, потому что ритм вычитки был не 100, а всего 60 страниц в день. Я бы мог увеличить скорость работы, но тогда бы пострадало качество. Поэтому я передоговорился и взял ещё три дня, не считая выходных. Заказчик пошёл навстречу, потому что для него важнее качественная редактура, а не скорость с кучей ошибок. | Через пару дней понял, что пять статей в неделю не смогу писать физически, — дело не в эффективности, а в том, что один автор просто не может работать за двоих. Передоговорился на четыре статьи в неделю, а остальные поставил на паузу до возвращения коллеги. |
4. Работайте с перерывами
Чем дольше я залипаю в монитор без перерывов, тем сильнее усталость и импульсивная тяга к еде к концу дня. Поэтому важно настроить рабочую рутину так, чтобы регулярно прерываться и отдыхать. Этому помогает техника Pomodoro и обычные будильники.
В исследовании Effect of frequent interruptions of prolonged sitting on self-perceived levels of energy, mood, food cravings and cognitive function , проведённом в Колорадском университете, оценивали три группы испытуемых: участники из первой группы работали без перерывов, из второй — работали без перерывов, но делали по утрам зарядку, а из третьей — каждый час прерывались и по 5 минут ходили по беговой дорожке. В итоге только у испытуемых из третьей группы снизился уровень умственной усталости, уменьшилась импульсивная тяга к еде и улучшилось настроение в конце дня, по сравнению с теми, кто трудился без перерывов и не занимался на беговой дорожке.
Надеюсь, все понимают, что перекуры и перерывы с печеньками — это так себе отдых.
| Как работал над Instagram | Как редактировал большую книгу | Как выполнял работу коллег |
| Три фотосессии за месяц — это немного, я заранее договорился о днях и спланировал в ToDo. | Я выстроил новую рутину под этот проект. Начинал работать в 7 утра, заканчивал в 18:00. | Распределил дополнительные задачи по дням: по понедельникам пишу черновики, по средам верстаю. |
| Когда отфотографировал и обсудил с заказчиком, на что нужно делать акцент, покрасил снимки и написал тексты к каждому. Я это делал в течение одного дня и с перерывами между задачами. | Работал по Pomodoro-таймеру: 20 минут редактуры, 4 минуты — перерыв. В перерыве я мыл посуду, отжимался или смотрел в окно. | Говорил на планёрках, насколько получается справляться с обязанностями коллеги, и в случае необходимости корректировал намеченный план. |
| Все материалы сложил в Trello, чтобы была возможность достать их в любое время и с любого устройства. | Через каждые четыре 20-минутных цикла устраивал получасовой перерыв, в который перекусывал, пил кофе или ходил в магазин. | Взял за правило не засиживаться и не брать работу домой: если не получается, значит, взял на себя слишком много и стоит снова передоговориться. |
| В ToDo добавил повторяющееся напоминание раз в два дня. | В течение дня у меня было 4–5 таких циклов — а это 5–6 часов сконцентрированной работы, что очень много. |
А теперь про поддерживающие штуки.
5. Отдыхайте контрастно
Это значит, что важно отделять работу от отдыха и делать это решительно. Как только наступает 18:00, я закрываю ноутбук. Если не отдохнуть, то я быстрее вымотаюсь и никто от этого не выиграет: ни заказчики, ни компания, ни проект.
Важно научиться расслабляться, заботиться о себе и делать это контрастно от рабочего времяпрепровождения. Если я долго сидел перед монитором, то потом шёл гулять или в кино, катался на велике, встречался с друзьями.
А ещё после рабочего дня иногда стоит минимизировать раздражители. Ничего не читать, не смотреть фильмы, не разговаривать, воткнуть беруши и надеть повязку для сна. Чем меньше информации — тем лучше. Это помогает быстрее восстановиться.
6. Разминайтесь
Физические упражнения отчасти снимают Regular exercise is associated with emotional resilience to acute stress in healthy adults психологическое напряжение. С их помощью клетки мозга улучшают The Role of Skeletal Muscle Glycogen Breakdown for Regulation of Insulin Sensitivity by Exercise свою способность запасать гликоген и делиться им с соседними нейронами при повышенных энергетических требованиях. Поэтому разминайтесь в перерывах, по утрам или после работы. Движение — это и правда жизнь.
Для коротких тренировок можно использовать приложения Sworkit и Seven, в которых есть упражнения на растяжку или силу. Или попробовать 12 простых упражнений от отца американского футбола Уолтера Кэмпа.
7. Вода — хорошо, стимуляторы — плохо
Критический для меня параметр — много воды в свободном доступе. Нет воды — начинаются проблемы: болит голова, портится настроение. Поэтому ношу с собой фляжку.
В пограничном состоянии кофе на меня действует плохо — я теряю выпитому счёт и просто перебираю. А от этого получаю разогнанный сердечный ритм и сухость во рту. Полезного мало.
Кофеин — это антагонист вещества аденозин. Аденозин отвечает Почему кофе бодрит? за передачу информации в мозг об усталости организма и не позволяет ему переутомиться. Кофеин не даёт дополнительную энергию, а обманывает мозг. В работе на пределе это усугубляет последующий откат.
К таблеткам и ноотропам я отношусь не очень хорошо, потому что они не действуют The Mind Bending Quest for Cognitive Enhancers .
Вывод
- Краткосрочные авралы неизбежны, с ними можно справляться, но энергия не бесконечна.
- Составляйте списки причин, зачем вы в это ввязались.
- Уточняйте, что именно придётся делать и сколько.
- Не стесняйтесь передоговариваться, если не справляетесь. Ваше здоровье и силы — ваше дело.
- Работайте с перерывами.
- Отдыхайте контрастно труду.
- Разминайтесь, пейте воду, умеренно употребляйте кофе, избегайте стимуляторов.
