Как «перенастроить» продуктивность с помощью всего одной таблицы

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Представьте, что у вас есть наглядная «машина времени», которая перемещает вас в любой из моментов в прошлом. И вы можете увидеть, на что потратили своё время — какие задачи выполнили, а какие не успели и почему. Такое «устройство» может оказаться в вашем распоряжении в любой момент. Всё, что нужно сделать, — завести таблицу продуктивности. Это документ, в котором вы будете фиксировать свою личную эффективность каждый день.

Как создать таблицу продуктивности

Лучше всего использовать «Google Таблицы», Excel или Numbers. Но если вам так удобнее, записи в блокноте или заметки в телефоне тоже подойдут.

В любом случае в таблице должно быть 4 столбца:

• Дата. Её можно выделить ярким цветом, например жёлтым.
• Задача. Это колонка для перечня дел, которыми вы занимаетесь в течение дня.
• Категория. В этом столбце нужно отмечать род выполняемых задач, скажем «рабочая» или «личная». Каждую категорию также можно выделять цветом. Это поможет быстрее ориентироваться в данных и видеть, куда чаще всего направлен фокус внимания.
• Минуты. Здесь остаётся фиксировать, сколько времени ушло на выполнение того или иного дела.

Не стоит добавлять в таблицу занятия, которые помогают вам «перезарядиться», например медитацию или спортивные тренировки. Они позволяют поддерживать баланс работы и личной жизни и сохранять ментальное здоровье, но не имеют прямого отношения к продуктивности. Поэтому в данном случае их лучше пропустить.

Старайтесь заполнять таблицу по мере выполнения задач в течение дня. Это также помогает лучше распределять работу и осознанно переключаться между делами вместо того, чтобы немедленно хвататься за следующее дело или заниматься несколькими сразу, что только вредит продуктивности.

Как работает таблица продуктивности

Мы редко уделяем время самоанализу и не задумываемся, почему наши действия не приносят желаемых результатов. И это большая ошибка. Когда у нас перед глазами есть чёткая информация, нам гораздо легче понять, куда мы тратим время и что мешает двигаться вперёд. Таблица продуктивности наглядно показывает наши ошибки и даёт возможность проанализировать, как их избежать в будущем, в каком направлении предпринять больше шагов и куда перераспределить внимание.

Допустим, вы решите посчитать, сколько часов в день тратите на рабочие задачи. Если общее количество вас не устроит, опираясь на таблицу, вы сможете подумать, за счёт чего его увеличить или уменьшить — например, сократить время на обед или делегировать задачи другим.

С помощью таблицы также проще анализировать, насколько задачи, которым вы уделяете больше всего времени, соответствуют вашим долгосрочным целям. Если вы хотите написать книгу, но тратите на работу над ней всего по часу в день, значит, пора изменить своё расписание.

Таблицу продуктивности важно регулярно изучать. Например, каждые 2–3 дня выделять полчаса или час, чтобы просмотреть все задачи и проанализировать информацию. Ищите повторяющиеся шаблоны и будьте честны с собой. Вы на самом деле тратите достаточное количество минут на достижение целей или проводите гораздо больше времени в соцсетях? Анализ поможет найти дополнительные ресурсы и повысить продуктивность в важных областях вашей жизни.