Что такое пирамида Минто и как с её помощью улучшить навыки коммуникации

В 1963 году выпускница Гарвардской школы бизнеса Барбара Минто устроилась на работу в McKinsey & Company — крупную международную консалтинговую фирму. Изучая отчёты консультантов, она пришла к выводу, что текст воспринимается намного лучше, если он структурирован по принципу пирамиды. Тогда Минто сформулировала правила, которые до сих пор остаются стандартом составления документов в McKinsey.

После того как в 1981 году вышло первое издание книги «Принцип пирамиды», приёмы Минто обрели широкую известность и остаются востребованными не только в консалтинге, но и в других сферах. Живучесть метода объясняется тем, что с его помощью любой может создавать увлекательные презентации, понятные отчёты или убедительные письма. И в целом это ценный инструмент, который помогает развивать сильные коммуникативные навыки, производить хорошее впечатление на аудиторию и в переписке, и при личном общении.

В чём заключается принцип пирамиды Минто

По мнению Барбары Минто, наиболее эффективный способ структурировать и передавать информацию состоит в том, чтобы сразу излагать суть дела, затем перечислять ключевые моменты и в конце приводить детали и данные. Каждый смысловой блок в таком случае более подробный и информативный, чем предыдущий, что и придаёт сообщению структуру пирамиды. 

Вот как работать с каждым из трёх блоков.

1. Вершина — суть

На верхнем уровне пирамиды Минто располагается вывод, основной аргумент или предлагаемое решение. Этот приём известен также под названием BLUF — от английского выражения bottom line up front, что означает «главное — в начале».

Сразу переходить к сути дела особенно эффективно, если вы обращаетесь к кому-то в письменной форме или общаетесь с кем-то, у кого мало времени. Таким образом вы со старта делаете акцент на вашей основной мысли и можете быть уверены, что аудитория не пропустит наиболее важные детали.

Кроме того, такое начало коммуникации придаёт убедительности вашим словам. В оставшейся части презентации, письма или личного сообщения вы можете привести более подробную информацию, чтобы подкрепить своё умозаключение.

Барбара Минто рекомендует излагать вступительный аргумент как историю из четырёх частей:

1. Ситуация. Прежде всего надо представить, кто ваша аудитория, и обрисовать обстановку.
2. Препятствие. Второй компонент — объяснение проблемы, которую решает представленный вами довод.
3. Вопрос. Далее следует спросить, как обойти препятствие, с которым вы имеете дело.
4. Ответ. Наконец, надо представить свою идею как решение.

Подобная структура не только делает ваши аргументы более сильными и понятными, но также вовлекает аудиторию.

2. Средний уровень — ключевые тезисы

На этом уровне вы кратко перечисляете основные причины, по которым пришли к обозначенному в начале выводу, и объясняете их как можно чётче. Средний блок пирамиды Минто должен быть более содержательным, чем вступительный, но при этом относительно коротким, чтобы сохранить внимание аудитории и помочь ей усвоить информацию.

3. Нижний уровень — детальная информация

Основание пирамиды Минто — наиболее содержательная часть документа или выступления. Именно здесь вы можете углубиться в детали и показать всю предварительно проделанную работу: поделиться данными, фактами, примерами из практики и результатами исследований, которые привели вас к вашему главному аргументу.

Иногда детальную информацию можно опустить, если ключевых тезисов достаточно для обоснования вашего вывода и вы уверены, что аудитория хорошо их поймёт. Кроме того, чем более заняты те, кому вы адресуете сообщение, тем выше вероятность, что они пропустят эту часть. И всё же подробности необходимы для того, чтобы вашу основную мысль приняли без особых возражений.

Какие могут быть нюансы

Вы можете использовать пирамиду Минто, чтобы подготовить презентацию, составить отчёт, предложить повестку дня для совещания, написать деловое или личное письмо. Этот метод делает любую коммуникацию более эффективной и понятной. При этом есть и определённая гибкость в том, как преподносить информацию.

Если вы в первую очередь излагаете суть, то остальные детали можете организовать удобным для вас способом. Например, представлять ключевые тезисы и дополнительные данные, используя один из следующих принципов:

• Последовательность. Иногда лучше всего излагать историю в хронологическом порядке. Это помогает слушателям проследить за ходом ваших мыслей и понять, каким образом вы анализировали данные и сформулировали заключительный аргумент.
• Важность. Если вы хотите завоевать доверие аудитории и убедить её согласиться с вашим главным доводом, может быть целесообразно сразу упомянуть наиболее важные детали и данные.
• Эффект. Чтобы ваш основной аргумент лучше запомнился, вы можете начать с наиболее эмоционально окрашенной информации. Например, рассказать о том, почему она важна для вас и как, по вашему мнению, повлияет на тех, к кому вы обращаетесь.

По большому счёту структура вашего сообщения зависит от того, какое впечатление вы хотите произвести на аудиторию. Следуйте логике вашего проекта и придерживайтесь своего стиля общения, но не бойтесь проявлять и творческий подход.

Как применять принцип пирамиды на практике

Представьте, что вам поручили проанализировать, куда уходит время сотрудников в компании, и предложить идеи, как использовать его более продуктивно. Вот как может выглядеть сообщение, построенное по принципу пирамиды Минто.

Сразу вы погружаете аудиторию в контекст и формулируете основную мысль по методу BLUF:

«В последние месяцы план в компании выполняется на 90%. Чтобы выйти на 100%, сотрудникам требуется больше времени. Если отказаться от ежедневных совещаний, у коллег освободится минимум час, который они смогут потратить на непосредственные рабочие обязанности. В следующие месяцы это позволит выполнять план в полном объёме и увеличить прибыль без дополнительных затрат».

Далее, следуя принципу пирамиды, вы приводите ключевые моменты. Их можно представить как краткий конспект, включив в него информацию, которая поможет понять логику ваших размышлений:

• «Поскольку план систематически не выполняется, необходимо пересмотреть подход к работе и найти дополнительные ресурсы».
• «Совещания занимают до 30% рабочего времени, которое эффективнее потратить на решение задач».
• «Чтобы сократить количество совещаний, потребуется изменить некоторые рабочие процессы и внедрить новые способы сбора обратной связи и обучения сотрудников. На это может уйти 1–2 месяца».

Когда вы достигнете основания своей пирамиды, аудитория должна быть заинтересована в более детальной информации. Вы уже подчеркнули плюсы решения (выполнение плана, увеличение прибыли) и представили несколько ключевых фактов (отказ от регулярных совещаний, изменение рабочих процессов). В конце следует показать, как именно вы пришли к такому выводу:

«Согласно автоматической системе мониторинга, сотрудники тратят на выполнение прямых обязанностей не более 60% рабочего времени, 30% занимают совещания, ещё 10% уходит на другие задачи. Опрос сотрудников также показал, что 9 из 10 совещаний можно заменить почтовой рассылкой. А практика показывает, что общедоступная база знаний компании приносит больше пользы, чем совещания по организационным вопросам».

Если вы следовали принципу пирамиды Минто, ваши коллеги должны быть полностью вовлечены и понимать ход ваших размышлений, которые привели вас к основному аргументу.

Почему пирамида Минто работает

Когда 50 лет назада Барбара Минто создавала свой метод, она стремилась упростить и сделать более понятной рабочую коммуникацию коллег. Она знала цену времени и понимала, что большинство руководителей слишком заняты, чтобы внимательно читать огромные отчёты или слушать запутанные презентации. И тогда ещё не было интернета, с которым сегодня приходится конкурировать за внимание.

В наши дни ещё важнее быстро и эффективно доносить свою мысль, поскольку далеко не каждый адресат будет внимательно изучать всё, что вы пишете. Большинство людей просматривают тексты в интернете по диагонали, а не читают слово за словом, и эта привычка не меняется десятилетиями. Современные читатели умеют искать ключевую информацию, и с помощью пирамиды Минто вы можете сделать её легкодоступной для поиска.

Этот метод также придаст веса вашим аргументам. Когда вы вначале формулируете вывод, а затем выстраиваете вокруг этой центральной идеи все детали и данные, это помогает аудитории увидеть ситуацию вашими глазами и скорее согласиться с предложенным вами решением. К тому же, пропуская любое своё сообщение через пирамиду Минто, вы легко и быстро можете прояснить то, что хотите сказать, и даже лучше понять это сами.