Как сделать совещания более продуктивными

Рэй Далио

Предприниматель, автор, основатель инвестиционной компании Bridgewater Associates.

1. Определите, кто руководит совещанием и для кого оно проводится

На любом совещании должна достигаться чья-то цель. Этот человек и должен направлять разговор. Он выделяет задачи совещания и способы их решения. Иначе все будут высказываться беспорядочно, продуктивного обсуждения не получится.

2. Решите, какой тип общения будет преобладать

От цели совещания зависит его форма. Например, дискуссия и обучающая лекция проводятся по-разному. Дискуссии занимают много времени. Чем больше в них участников, тем больше они затягиваются. Так что тщательно отбирайте участников совещания.

Не приглашайте только тех, кто согласен с вашим мнением. Избегайте и группового мышления, когда участники не высказывают собственное мнение, и единичного принятия решений.

3. Будьте настойчивым и открытым

Вам придётся регулировать конфликты, выходить из тупиковых ситуаций и грамотно распределять время. Сложности обычно возникают, когда высказывается неопытный сотрудник. Взвесьте, что вам важнее: сэкономить время, не обсуждая его мнение, или понять, как он мыслит. Второй вариант поможет определить, как человек справится с теми или иными обязанностями. При наличии времени обсудите с ним, в чём он ошибается. Но всегда признавайте и собственную неправоту.

4. Не перескакивайте с одной темы на другую

Так на совещании не решится ни один вопрос. Чтобы этого избежать, отмечайте ход разговора на доске.

5. Следите за логикой разговора

Во время споров эмоции накаляются и мешают объективно воспринимать действительность. Оставайтесь спокойным и рациональным. Например, люди иногда говорят: «Мне кажется, это правда», а затем ведут себя, будто это установленный факт. Хотя их собеседники видят ситуацию совсем по-другому. Чтобы в разговоре преобладала логика, а не эмоции, спросите такого человека: «Это действительно правда?»

6. Распределите обязанности каждого участника

Когда решение принимают группой, часто забывают распределить обязанности. И потом непонятно, кто что должен сделать и кто несёт ответственность. Обязательно чётко определите обязанности каждого участника группового решения.

7. Введите правило двух минут

Дайте каждому две минуты, чтобы спокойно высказать свои мысли. И только потом обсуждайте его предложение. Так все участники выразят своё мнение, не опасаясь, что их перебьют или неправильно поймут.

8. Останавливайте тех, кто говорит слишком быстро

Быструю речь сложнее понять. Некоторые пользуются этим в своих интересах. Люди не хотят показаться глупыми и не переспрашивают, даже если что-то не поняли. Не попадайтесь на эту удочку. Ваша обязанность — прояснить все неясности и разрешить спорные вопросы. Так что не бойтесь сказать: «Извините, я не понял. Вы не могли бы говорить помедленнее?» А затем задайте накопившиеся вопросы.

9. Подведите итог разговора

Если все обменивались идеями, сделайте выводы. Если на совещании пришли к согласию, повторите это вслух. Если нет, тоже скажите об этом. Если определили задачи на будущее, распределите их между участниками и уточните сроки.

Запишите выводы, рабочие теории и задачи, чтобы у всех был к ним доступ. Так будет легче отслеживать прогресс.