Как определить приоритеты, когда постоянно завален делами

Когда тонешь в море задач и обязательств, даже решить, что сделать в первую очередь, бывает нелегко. В такой ситуации важно принять, что выполнить всё просто физически невозможно, и выделить самое главное. Иначе стресс и чувство вины не дадут вам покоя.

Что должно быть в приоритете

Конкретные задачи у каждого будут свои, но есть несколько жизненных сфер, которым всем нам стоит уделять больше внимания. Именно они помогают приближаться к долгосрочным целям и делают жизнь стоящей. Тем не менее многие игнорируют их месяцами, а то и годами. Постарайтесь подвинуть их на первые строчки своего списка дел.

1. Здоровье

Здоровый образ жизни отходит на второй план чаще всего. Мы отказываемся от прогулки по парку и тренировки, чтобы доделать дела, или выбираем фастфуд, чтобы не тратить время на готовку.

Результаты таких решений накапливаются и начинают влиять на все сферы жизни. Фастфуд не даёт достаточно энергии, чтобы хорошо работать. Стресс и раздражительность, возникающие из‑за того, что мы не заботимся о себе, заставляют срываться на близких. В итоге страдает не только физическое самочувствие, но и психическое благополучие, портится эмоциональное состояние. Так что напоминайте себе: здоровье — это основа всего.

2. Сон

Подготовиться к экзаменам, дописать отчёт, засидеться допоздна за просмотром сериала — мы выбираем что угодно, только не сон. Кажется, что, сократив его, мы приобретём несколько дополнительных часов на свои дела. Но цена за это очень высока.

Вы наверняка ощущали на себе эффект недосыпа: усталость, раздражительность, невозможность сосредоточиться и делать что‑то продуктивно. Но, согласно исследованиям, постоянный недостаток отдыха приводит к куда более серьёзным проблемам: от заболеваний сердечно‑сосудистой системы до ухудшения работы мозга. Не пренебрегайте сном.

3. Отношения с близкими

В моменты напряжения мы часто запускаем отношения с близкими, считая, что они никуда не денутся и мы просто вернёмся к общению, когда у нас будет больше времени. И вот мы пропускаем концерт ребёнка из‑за рабочего совещания или забываем поздравить друга с днём рождения из‑за того, что мысли заняты делами. Такие мелочи накапливаются и портят отношения, а восстановить их потом трудно.

Выделяйте время на укрепление семейных и дружеских связей, чтобы не пришлось жалеть о том, что вы упустили. Вот несколько советов, которые помогут в этом:

• Делайте первый шаг. Не ждите, пока другие что‑то предложат. Будьте тем, кто поддерживает связь и приглашает куда‑нибудь родных и друзей.
• Определите для себя, что вы не пропустите ни за что на свете. Когда‑то вам неизбежно придётся сделать выбор в пользу работы или других обязанностей. Но должны быть и ситуации, которыми нельзя пренебречь, например годовщина свадьбы или помощь другу в трудную для него минуту.
• Поддерживайте контакт. Все мы заняты, но это не повод терять контакт. Звоните, пишите, поздравляйте близких с их победами, выражайте сочувствие при неудачах, благодарите и выходите на связь просто так.

4. Продуктивная работа

Усердная и продуктивная работа — необязательно одно и то же. Можно с утра до ночи трудиться, но получать минимальный результат. Поэтому важно действовать не просто усердно, а с умом: работать углублённо, концентрироваться на задачах, которые помогают расти, в том числе профессионально. Ищите и ставьте на первое место возможности, которые позволят вам учиться новому и заниматься тем, что вас вдохновляет.

Что стоит исключить из приоритетов

Чтобы подвинуть вверх что‑то в списке дел, придётся отказаться от чего‑то другого. Вот несколько вариантов занятий, исключение которых освободит ваше время и силы.

1. Социальные сети и поглощение контента

Проверить, что новенького запостили в Instagram* или Twitter, не должно быть вашим приоритетом. Вот что советует автор книги «Цифровой минимализм» Кэл Ньюпорт: «Сосредоточьтесь на небольшом количестве тщательно отобранных онлайн‑действий, которые поддерживают ваши ценности, а всё остальное спокойно пропускайте».

Чтобы облегчить этот процесс:

• Следите за тем, на что уходит ваше время. Для этого есть специальные сервисы. Когда увидите, сколько вы тратите впустую, проще будет перенаправить это время на что‑то другое.
• Усложните себе доступ. Удалите приложения соцсетей, чтобы не заходить в них от скуки.

2. Задачи с малой ценностью

Всегда находятся дела, которые отнимают много времени, но не двигают нас вперёд:

• проверить почту и ответить на письма;
• прочитать накопившиеся сообщения в рабочих чатах;
• сделать повторяющиеся административные задачи;
• выполнить чью‑то срочную просьбу.

Подобная текучка только отвлекает от главного. Напоминайте себе, что вы не добьётесь больших целей, если постоянно будете заниматься только такими мелочами.

3. Негативный настрой

Мы часто зацикливаемся на неприятных событиях и неудачах, сомневаемся в себе или злимся на других. Это не только портит настроение, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на перемены в жизни. Используйте следующие стратегии, чтобы не застревать в отрицательных мыслях:

• Собирайте коллекцию комплиментов. Когда вам сказали что‑то хорошее, похвалили, поблагодарили, сделали комплимент, записывайте это в блокнот или сохраняйте скриншот. При плохом настроении перечитывание добрых слов поможет почувствовать себя лучше.
• Следите за своим внутренним диалогом. Когда замечаете негативные мысли о себе, представляйте, что говорите подобное близкому другу или ребёнку. Скорее всего, вы увидите, что слишком критичны к себе.
• Будьте добрее. Помните, что люди могли причинить вам боль, потому что сами переживали трудности. Но не забывайте и о доброте к себе. Если чувствуете, что человек токсичный, защищайте свои границы или прекращайте общение.

Как ставить важное на первое место

1. Объедините все задачи

Наверняка у вас есть список рабочих задач и личных дел, а ещё в голове постоянно крутятся разнообразные идеи. Так очень трудно понять, за что браться сначала. Поэтому первый шаг — это собирать все дела в одном месте и отмечать, к какому сроку они должны быть выполнены. Для этого можно использовать бумагу или сервисы вроде Trello и Todoist.

2. Избавляйтесь от отвлекающих факторов

Заблокируйте доступ к сайтам, которые отнимают много времени. Можно сделать это на целый день или на определённый промежуток, когда вам нужно поработать не отвлекаясь. Если для вас это не вариант, хотя бы отключите лишние уведомления.

3. Не поддавайтесь желанию переключиться на что‑то новое

Всегда будет новая идея или задача, которой хочется заняться. Но, переключаясь с одного на другое, вы не продвинетесь в том, что делаете. Даже если вам стало скучно, дайте начатому шанс. Не бросайте одну привычку через неделю, чтобы пробовать другую. Не беритесь за новый проект, пока не закончили текущий.

4. Различайте важные и срочные дела

Обычно мы в первую очередь уделяем внимание задачам с горящими сроками, даже если сами по себе они менее важны для нас. А вот такие мероприятия, как позвонить бабушке или сходить на прогулку, не попадают в приоритеты, хотя они как раз делают жизнь сбалансированной и дарят ценные воспоминания.

Чтобы распределять дела по важности, используйте матрицу Эйзенхауэра. В ней четыре категории:

• Срочное и важное: ценные для вас задачи — их нужно выполнить как можно скорее.
• Несрочное, но важное: задачи, которые помогают развиваться, — их нужно внести в календарь.
• Срочное, но неважное: задачи, которые можно передать кому‑то другому.
• Несрочное и неважное: задачи, от которых нужно отказаться.

Старайтесь как можно больше заниматься важными делами, а неважные — минимизировать.

5. Управляйте не временем, а своей энергией

Для этого нужно определить, когда вы продуктивнее всего, и распределять задачи исходя из своего уровня энергии. Например:

• Если вы жаворонок, ставьте важные дела на утро, когда у вас больше всего сил.
• Если вы сова, занимайтесь проектами, которые требуют концентрации, по вечерам.
• Если у вас маленькие дети, ваше продуктивное время выпадает на моменты, когда они спят или за ними присматривает кто‑то другой. Используйте эти промежутки для своих приоритетных дел.

6. Составьте список своих обязательств

Мы часто берём на себя слишком много, несмотря на то что наши силы и время ограниченны. Поэтому периодически полезно проводить ревизию своих обязательств:

• Составьте максимально подробный список того, на что вы тратите время.
• Разделите эти дела по категориям: карьера, семья, увлечения и так далее.
• Решите, сколько времени в процентном соотношении хотели бы тратить на каждую категорию.
• Сократите количество менее значимых обязанностей, чтобы хватало ресурсов на самые важные.
• Каждый день составляйте список дел, учитывая главные для вас категории.

7. Стремитесь как можно скорее «съесть лягушку»

Под лягушкой имеется в виду самое сложное или неприятное дело на день. Например, поработать над проектом, который вы мечтаете сделать, позаниматься спортом, написать тысячу слов для будущей книги. Обычно подобные дела хочется отложить на потом, но лучше выполнить их в первую очередь.

Так вы продвинетесь вперёд, а всё остальное в течение дня будет даваться легче. Если «съедать по лягушке» каждый день, постепенно вы добьётесь больших результатов.

8. Распределяйте задачи по блокам

Это поможет строить график исходя из приоритетов и не терять время, переключаясь с одного на другое. Вот как работает метод:

• Составьте список дел на день.
• Распределите однотипные задачи по блокам, например «Работа с почтой», «Написание текста», «Встречи».
• Посчитайте, сколько времени уйдёт на каждый блок.
• Добавьте блоки в календарь один за другим.
• Переходите к следующему, только когда закончили предыдущий.
• При необходимости двигайте блоки в календаре.

Старайтесь, чтобы каждый день хотя бы один из блоков был посвящён вашим приоритетам.