Устраняем поглотители внимания на рабочем месте: 6 советов

Еще в 1300 году Франциско Петрарка опубликовал целый труд о том, как ученым мужам бороться с отвлечением внимания на дела житейский и окружающих людей. “Закройте двери своих чувств для достижения одиночества в присутствии других людей” — писал он. С тех пор изменилось многое, но проблема отвлечения от дел осталась. Более того, если в 1960‑м году на рабочем столе сотрудника стоял лишь телефон да печатная машинка, то сейчас электронных поглотителей нашего внимания стало гораздо больше. Соответственно, мы стали меньше тратить на продуктивную деятельность и больше — на коммуникацию с внешним миром. Это не только отнимает у нас силы и время, но еще и приносит убытки как большим корпорациям, так и фрилансерам. Ведь время, которое вы могли бы потратить на качественное выполнение работы, вы тратите на не всегда продуктивные собрания, болтовню с друзьями в чатах, проверку почты через каждые 5 минут и т.д.

©photo

Казалось бы, мы тратим на все это буквально по несколько минут, но к концу дня эти минуты незаметно складываются в часы. Итог — вместо того, чтобы уйти с работы в 18:00 с качественно выполненным заданием и чистой совестью, вы сидите еще дополнительно 2–3 часа и постепенно складывается впечатление, что вы на работе живете, а положительных результатов все нет и нет — и прибыль не увеличивается, и свободного времени становится все меньше, а стресс растет, как снежный ком. По сравнению все с тем же 1960 годом согласно исследованиям New York Times, мы поглощаем в 3 раза больше информации. В среднем мы отвлекаемся от основной работы 11 раз в час. Цена? Более 10,000 долларов на одного работника за год (согласно исследованиям Basex Research). Только вдумайтесь в эти цифры!

Есть масса книг и статей на тему о борьбе с поглотителями внимания. Все они сводятся к одному — мы сами управляем своим временем и только мы можем справится в этой проблемой. Так как работа на самого себя и работы в организациях отличается, предлагается 6 стратегий борьбы с поглотителями внимания — 3 для фрилансеров и 3 для компаний.

Америку я не открою, но как нас учили в школе “Повторение — мать учения”. Так что вашему вниманию предлагается небольшая шпаргалка по минимизации воздействия поглотителей внимания. Возможно, кто-то возьмет на вооружение эти методы и это увеличит не только продуктивность, но и денежное вознаграждение.

Фриланс

Отключите все оповещения. Когда мне достался по наследству компьютер моего мужа, на меня начало валиться массу сообщений о том, что кто-то откомментировал мой пост или фото в FB*, что пришло новое письмо, что у кого-то встреча — все и не припомнишь. Я не представляю, как можно нормально работать в такой обстановке! Исследования показали, что 71% людей отвечают на сообщения в мессенджерах в течении 2‑х секунд и 41% отвечает на электронные письма в течении 15 секунд. Впечатляет, правда? Попробуйте отключить все это хотя бы на два часа и поработать в спокойной обстановке. А потом включите и убедитесь, что за время вашего эфирного молчания катастроф как мирового, так и локального масштаба, не произошло.

С глаз долой — из сердца вон. Если ваша работа требует творчества и глубокого обдумывания, а постоянное место работы никак не способствует творческому настрою, постарайтесь найти место, где вас ничто не будет отвлекать. Например, беседка в парке, скрытая от посторонних глаз, или публичная библиотека — там вы 100% найдете тишину и покой.

Одиночество среди толпы. Попробуйте воспользоваться советом Петрарки — отключить внешние раздражители с помощью, например, приятной музыки и хороших наушников, которые блокируют практически все внешние звуки.

Организации

Создайте свои правила для почтовой переписки. Проверка писем и ответы на них отнимают довольно много времени. Но если ваша работа намертво связана с ней и вы просто не можете позволить себе такую роскошь, как проверка почтового ящика два раза в день, попробуйте несколько вариантов уменьшения временных затрат: ограничьте длину сообщения количеством слов и постарайтесь не ставить в копию большое число людей. Так как чем больше людей стоит в копии, тем больше ответов будет написано и больше времени будет потрачено на прочтение. К тому же когда в копии письма стоит много получателей, потом очень сложно найти виновного, если не будет выполнена работа. А если же в этой переписке возникнет спор, тогда разборки могут затянуться на весь день. Такой почтовый вариант “в интернете кто-то не прав”. Еще более простой выход — иногда одним телефонным звонком можно решить то, что не решается в течении дня почтовой перепиской!

Создайте свои правила для совещаний. На очередную контрольную встречу в среднем тратится от 2‑х до 4‑х (это если нужно ехать в другой офис) часов. Часто на таких встречах обсуждается то, что вполне можно сделать посредством почтовой переписки или звонка по телефону. Встречами в стиле “мы хотим держать руку на пульсе” особенно злоупотребляют крупные компании с огромным количество менеджеров, вовлеченных в проект. Так как каждый хочет лично удостовериться, что все идет по плану. За время этих встреч работа, естественно, стоит. Представьте себе, что бы вы успели сделать за 4 часа? Старайтесь такие встречи переводить в режим online. Что же касается внутренних встреч, то на них тоже совсем не обязательно тратить час и больше. Просто отключите во время собрания все телефоны и программы, которые отвлекают от предмета обсуждений.

Уменьшите переключение с одного контента на другой. Задумайтесь о том, как часто вы отвлекаетесь на сайты, открытые во вкладках вашего браузера? Вы хоть раз считали, сколько их вообще бывает у вас открыто во время рабочего дня? Согласна исследованиям New York Times, в среднем работники переключаются между различными вкладками браузера 37 раз в час. Чем больше вы перескакиваете с сайта на сайт, чем больше специальных приложений у вас открыто, тем меньше времени вы уделяете непосредственно работе. То же самое касается и инструментов для совместной работы, особенно когда сотрудники начинают использовать их не совсем по назначению (рассылка ссылок, просто болтовня и т.д.). Если работаете, сосредоточьтесь лишь на том, что непосредственно касается текущего проекта. Все остальное должно быть закрыто!

В своей книге “Focus Free” Лео Бабаута очень подробно описывает программы, которые блокируют доступ к соцсетям, блогам и дает массу других советов о том, как быть продуктивным, наслаждаться настоящим творчеством и жизнью. Кто еще не прочел — очень и очень советую!

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.