Почти все разумные методики управления с делами так или иначе подталкивают нас к использованию одного и только одного Inbox-а, что логично, но малоосуществимо. Я знаю, что есть способы сделать одно хранилище для всей входящей информации, но об этом — в другой раз.

как систематизировать входящую информацию, гора писем и человек

Поскольку Inbox у нас не один, при работе в режиме разбора «входящего» нельзя останавливаться, закончив работу только с «хранилищем», оставляя все остальные на волю случая.

Каждый раз стоит просматривать все. Для выработки привычки я рекомендую использовать чек-лист. Напишите его на Post-It и прилепите на монитор пока не втянетесь. Если вы упускаете хотя бы один из них достаточно регулярно — в нем накопятся нерешенные проблемы.

Все что я сказал — прописные истины, Потому добавлю, что один из Inbox многие часто вообщене просматривают и даже не думают о нем, как о таковом: я о списке звонков вашего телефона.

Да-да, это типичный Inbox, ведь каждый из звонков нес какую-то смысловую нагрузку. И вы не всегда записывали, если нужно что-то сделать по результатам разговора. Именно для того, чтобы не пропустить нужное, я рекомендую просматривать список сделанных звонков регулярно, вместе с другими Inbox-ами из вашего списка.