7 советов тем, кто хочет работать продуктивнее

Камми Фам (CamMi Pham)

Маркетолог, основательница агентства ThinkRenegade, блогер.

Работая меньше, вы сможете добиться лучших результатов. В качестве примера давайте посмотрим на владельца малого бизнеса, который трудится в режиме нон-стоп. Он может работать 24 часа в сутки, но у него нет тех же возможностей, как у конкурентов-корпораций. Большая компания может собрать крутую команду, вложить много денег в такой же проект, как у стартапера.

Но иногда маленьким компаниям удаётся то, что оказалось не под силу сделать крупным конкурентам. Facebook* купила Instagram* — компанию из 13 человек — за миллиард долларов. Snapchat — молодой стартап из 30 работников — отклонил предложения от таких технологических гигантов, как Facebook* и Google. Частично их успех зависел от удачи. Во всём остальном — от эффективности.

Существует огромная разница между «быть занятым» и «быть продуктивным». Если у вас много дел, это не значит, что вы работаете продуктивно. Трудиться продуктивно — значит эффективно управлять своим временем и распределять энергию.

Если вы хотите работать не по 80, а по 40 часов в неделю, успевая выполнить в несколько раз больше работы, попробуйте следовать этим рекомендациям.

1. Не работайте сверхурочно

Вы когда-нибудь задавались вопросом, почему в рабочей неделе 40 часов? В 1926 году Генри Форд, американский промышленник и основатель Ford Motor Company, провёл эксперимент: он уменьшил количество рабочих часов в день с десяти до восьми и сократил количество рабочих дней с шести до пяти. Результат оказался интересным: продуктивность резко выросла.

Когда на проект запланировано 60 и больше часов в неделю, его выполнение займёт больше двух месяцев. Продуктивность снижается, дата сдачи проекта переносится. То же количество работников может выполнить аналогичную задачу в те же самые сроки, работая по 40 часов в неделю.

2. Хорошо высыпайтесь

Вооружённые силы США провели необычное исследование: они сократили на час продолжительность ночного сна солдат. При этом у молодых людей наблюдалось снижение когнитивных способностей, как в состоянии алкогольного опьянения (по американской классификации — 10‑й степени). Какая ирония: вас могут уволить, если вы работаете пьяным, а работа всю ночь напролёт считается нормальным явлением. И в первом, и во втором случае состояние работника идентично.

Возможно, вы можете нормально работать после бессонной ночи. Но очень маловероятно, что вы смотрите на окружающий мир с радостью и оптимизмом. Негативный настрой, плохое самочувствие, отсутствие эмпатии и желания действовать — последствия переутомления.

Большинство людей, добившихся невероятных высот в своём деле, понимали, насколько важно отдыхать. Вот несколько примеров из истории:

• Леонардо да Винчи несколько раз в день ложился вздремнуть, если хотел меньше спать ночью.
• Французский император Наполеон Бонапарт никогда не стеснялся поспать днём. Он делал это ежедневно.
• Томас Эдисон стеснялся своей привычки спать днём, но практиковал это каждый день.
• Жена американского президента Элеонора Рузвельт каждый раз ложилась спать перед важным выступлением, чтобы восполнить силы.
• Певец Джин Отри регулярно спал в гримёрке во время перерывов между выступлениями.
• Президент США Джон Кеннеди каждый день обедал в постели, а потом ложился вздремнуть.
• Джон Рокфеллер — промышленник, филантроп и первый миллиардер — каждый день спал в своём кабинете.
• Послеобеденный сон был обязательным делом в расписании Уинстона Черчилля. Он считал, что благодаря этой привычке успевает сделать за день в два раза больше.

Из личных наблюдений: когда я стала спать по 7–8 часов в день, заметила положительные изменения. Я стала более продуктивной и успевала сделать намного больше, чем во время 16-часового рабочего дня. Кто бы мог подумать, что сон — такой прекрасный инструмент для маркетолога?

3. Не говорите «да» слишком часто

Согласно принципу Парето, 20% усилий дают 80% результата. Вместо того чтобы работать больше, мы должны сосредоточиться на тех усилиях, что дают нам 80% результата, а от остальных дел отказаться. У вас появится время сконцентрироваться на наиболее важных задачах.

Возникает логичный вопрос: когда говорить «да», а когда — «нет»? Если вы не можете разобраться, на что тратить своё время, проведите простой тест. Отслеживайте всё, что вы делаете, а потом попробуйте оптимизировать этот процесс.

В 2012 году учёные провели исследование, результаты которого были опубликованы в Journal of Consumer Research.

Исследователи разделили студентов на две группы. В одной испытуемые должны были говорить «Я не могу», а в другой — «Я не буду». Результаты оказались интересными. Студенты, которые говорили себе «Я не могу есть шоколадки», съедали конфету или батончик в 61% случаев. Студенты, которые говорили себе «Я не буду есть шоколад» или «Я не ем шоколад», съедали что-то сладкое только в 36% случаев. Простое изменение формулировки значительно повышало вероятность того, что каждый человек сделает выбор в пользу более здоровой пищи.

4. Не будьте перфекционистом

Доктор Саймон Шерри (Simon Sherry), профессор психологии в Университете Далхаузи, провёл исследование, как перфекционизм влияет на продуктивность. Оказалось, чем больше испытуемые профессора были склонны к перфекционизму, тем менее продуктивно они работали.

Вот несколько проблем, с которыми часто сталкиваются перфекционисты:

• Они проводят больше времени, работая над задачей, чем нужно.
• Они прокрастинируют и ждут подходящего момента. В бизнесе подходящий момент обычно наступает слишком поздно.
• Они не видят всей картины, потому что сосредоточены на мелочах.

Идеальный момент — это сейчас.

5. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

По результатам исследования, проведённого компанией Tethys Solutions, у команды из пяти человек, которые тратят 3, 20, 25, 30 и 70% своего рабочего времени на выполнение рутинных, повторяющихся задач, продуктивность падает на 3, 20, 25, 30 и 70% соответственно.

Вам не обязательно прекрасно разбираться в программировании, чтобы автоматизировать рутину. Конечно, прекрасно, если у вас есть необходимые навыки или ресурсы. Если вы не можете сделать что-то самостоятельно, узнайте, нельзя ли это купить или заказать.

Люди многое продолжают делать вручную, потому что так легче и не нужно ничего изучать и искать. Нормально проверить вручную 30 фотографий для Instagram*. Но если вы должны управлять 30 тысячами фотографий и видеозаписей с пяти разных платформ, то вам просто необходимо хорошее программное обеспечение для работы с контентом.

Если вы не можете найти решение своей проблемы самостоятельно, обратитесь к эксперту, который сможет вам помочь. Будьте готовы к тому, что вам придётся потратить деньги. Время — ваш самый ценный товар.

Кроме того, вы всегда можете проверить GitHub или Google app script library. Там можно найти бесплатную и готовую к использованию программу с открытым кодом.

6. Принимайте решения, основываясь на фактах и данных

Существуют десятки полезных исследований, результаты которых вы можете применять в своей работе. Например, вы знали, что подавляющее число людей легко отвлекается на посторонние вещи до 16:00? Это случайный факт из исследования, которое провёл Роберт Матчок (Robert Matchock), профессор психологии в Пенсильванском университете.

Даже если вы не нашли нужные данные, всегда можно самостоятельно провести простое тестирование. Спрашивайте себя, как можно измерить и оптимизировать всё, что вы делаете.

7. Отрывайтесь от работы и отдыхайте

Большинство людей не осознают, что мы, по сути, запираем себя на замок, когда сосредоточены на чём-то. Очень важно периодически отрываться от работы и оставаться в одиночестве. Во время таких перерывов отдыхает голова, а настроение улучшается.

Никто не спорит, что полная изоляция не лучшим образом влияет на самочувствие человека, но некоторое время в одиночестве необходимо всем. Например, у подростков, которые могут побыть наедине с собой, заметно улучшаются оценки в школе.

Невозможно стать более продуктивным в одно мгновение. Как и всё важное в жизни, это требует усилий. Но никаких изменений не произойдёт, если просто сидеть и ждать. Поэтому нам нужно учиться лучше понимать себя, свой организм, найти способ оптимизировать свои силы и идти к более успешной и счастливой жизни.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.