10 способов сделать рабочий календарь максимально эффективным

1. Запланировать отпуск для решения задач

У каждого есть отложенные дела, которые нужно завершить, или проекты, которые нужно, наоборот, запустить. Но мы редко находим на всё это время. Решить проблему поможет простая формула: время × максимальная концентрация на одной задаче. Если времени не хватает, значит, необходимо ещё больше увеличить концентрацию. А для этого понадобится убрать все отвлекающие факторы.

Начните с вопроса, чему вам нужно научиться, чтобы продвинуться вперёд в работе. Скорее всего, вам придут в голову несколько очень больших задач, за которые сложно взяться при отсутствии свободного времени. И здесь мы подходим к самому главному — отпуску для решения важных задач и проблем. Вот как его организовать:

• Выделите в своём календаре 2–3 дня или любое другое количество времени, которое поможет достигнуть значительного прогресса.
• Добавьте ещё один день. Он необходим, потому что мы чаще всего переоцениваем свои силы.
• Полностью сфокусируйтесь на задаче в отведённое на неё время.

Относитесь к этому периоду как к обычному отпуску. Закончите все текущие рабочие проекты заранее. Предупредите клиентов или коллег, что в эти дни вас не будет в офисе. Включите в почте автоответчик, чтобы вас ничего не отвлекало. Многозадачность и социальные сети тоже строго запрещаются. Ваша задача — сосредоточиться на работе и прогрессе.

2. Расписать дела на год вперёд

Распланировать весь год заранее — звучит как монументальная задача. К тому же нельзя ведь точно предсказать, что произойдёт в будущем. Конечно, всё это очень хорошие аргументы. Тем не менее долгосрочный план может стать ключом к грамотному распределению времени.

Это не значит, что от вас требуется расписать каждую минуту ближайших 365 дней. Добавляйте в календарь только самое необходимое: регулярные собрания, встречи, дни рождения, отпуск, путешествия, мероприятия и повторяющиеся задачи. Такой подход поможет сократить уровень стресса и позволит убедиться, что каждый день вы работаете над действительно важными делами.

3. Создать идеальную неделю

Теперь, когда у вас есть общий план, пора немного сузить перспективу, а именно — распланировать неделю. Это можно делать каждое воскресенье.

Относитесь к планированию как к распределению бюджета, только в этом случае вам нужно распределить своё время. И, как и с деньгами, сначала вы «потратите» его в своём плане, зафиксированном на бумаге.

Ещё можно придумывать темы для каждой недели — большие задачи, над которыми вы будете работать ближайшие 7 дней.

4. Упрощать расписание на день

Нет никакого смысла составлять сложный и длинный план, наоборот, чем проще, тем лучше.

Некоторые используют схему, согласно которой нужно выделять три главные задачи дня. Возможно, это эффективно, но у такого метода есть и парочка пробелов. Например, можно выбрать неправильные задачи. Или неверно оценить срок их выполнения. К тому же всегда могут внезапно появиться другие дела, что делать с ними?

Составить простой, но эффективный план несложно. Посмотрите на чёткое ежедневное расписание одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина. Там нашлось место даже полезным привычкам.

• Настроиться на день: душ, завтрак, личные задачи, подготовка к работе (3 часа).
• Утренние задачи (4 часа).
• Разбор текущих проектов и обед (2 часа).
• Дневные задачи (4 часа).
• Ужин, отдых и окончание рабочего дня (4 часа).
• Сон (7 часов).

Можно использовать это расписание как образец, а потом дополнить его своими задачами.

5. Помнить о циркадных ритмах

Внутри каждого из нас есть свои особенные «часы», которые распределяют энергию в течение дня. Это циркадные ритмы. Они поддерживают в нашем организме основные функции, например сна и бодрствования. Если вы когда-нибудь ездили в город или страну с другим часовым поясом, то наверняка понимаете, как сложно перестроиться на другой ритм.

То же самое касается и рабочего календаря. Попробуйте распределять задачи в нём в зависимости от циркадных ритмов: самое важное планировать на полдень или 18:00, самое лёгкое — на раннее утро, 15:00 или поздний вечер. А лучше всего — отследить уровень своей активности в течение дня. Возможно, в полночь вы гораздо продуктивнее, чем в полдень.

6. Делать перерывы

Многие ошибочно полагают, что перерывы — напрасная трата времени. В конце концов, лучше потратить эти 15–20 минут на важные задачи. На самом деле такой подход к продуктивности уже давно устарел. Более того, регулярные перерывы могут значительно улучшить эффективность. Но к ним тоже нужно подходить ответственно.

Запланируйте перерывы заранее, лучше — в соответствии с циркадными ритмами, и определите, как вы проведёте свободное время. Например, прогуляетесь на свежем воздухе или потренируетесь в спортзале.

Главное — найти золотую середину. Не стоит злоупотреблять отдыхом, но и работа без остановки не принесёт вам удовлетворения. Поставьте таймер на время перерыва и отнеситесь к нему как к очередной важной встрече или задаче.

7. Перестать использовать тайм-менеджмент

Это может звучать контрпродуктивно, но правда в том, что время практически невозможно контролировать. А значит, нужно сфокусироваться на том, что вы можете держать под контролем. Чтобы сделать себя и свой календарь лучше, обратите внимание на несколько сфер:

• Энергия. Вместо того, чтобы как бульдозер решать всё новые и новые задачи, сделайте перерыв, если устали. Так вы восстановите энергию и повысите работоспособность.
• Приоритеты. Вносите их в календарь и работайте над приоритетными задачами в первую очередь. Не стоит тратить силы на дела, которые можно делегировать, перенести или проигнорировать.
• Мозг. Нейропластичность — способность мозга создавать новые и восстанавливать утраченные нейронные связи. Чем чаще вы тренируетесь выполнять определённые задачи, тем легче вам становится работать над ними.
• Суть. Уберите из календаря ненужный мусор, например слишком мелкие задачи, и сосредоточьтесь на жизненно важном.
• Фокус. Здесь могут помочь разные техники. Например, Pomodoro — 25 минут работы и 5 минут отдыха. Или правило 52/17 — 52 минуты работы и 17 минут перерыва. Это позволит удерживать внимание в течение дня.
• Эмоции. Негативные переживания не только отвлекают, но и изнуряют. Добавляйте в календарь развлечения и выделяйте время на заботу о себе. Так вы сможете избежать выгорания.

8. Подталкивать себя на смену задач

Чтобы мотивировать себя, включите напоминания в календаре на смартфоне или даже поставьте обычный кухонный таймер. Главное — чтобы звук вас не раздражал, а мягко подсказывал, когда пора переключаться на следующее дело. Это поможет следовать расписанию без резкого отрыва от предыдущих задач.

9. Не бояться пробелов

Если вы тщательно планируете дела, то наверняка замечаете в своём календаре пробелы. И это абсолютно нормально. В разумных пределах, конечно. Если между задачами есть двухчасовой перерыв, стоит задуматься, а вот 30-минутная передышка вполне естественна. За это время можно подготовиться к новой встрече, разобрать срочные дела, доделать сложную задачу, помедитировать, выполнить пару упражнений на растяжку или оценить прогресс за день.

10. Избегать шаблонов

Электронные календари по умолчанию выделяют на каждую задачу стандартный час, но это не самое лучшее изобретение. Есть много дел, с которыми можно справиться за 30 минут. А самая важная информация с рабочей встречи спокойно умещается и в 15 минут.

Не полагайтесь на стандарты — выделяйте на работу столько времени, сколько вам действительно понадобится.