Эффективное управление файлами

Многие, наверное, бывали в ситуации, когда необходимый файл приходилось искать достаточно долго, и вы точно помнили, что сохраняли его, но не помните куда именно. Чтобы в дальнейшем избегать таких ситуаций, мы дадим несколько советов, которые помогут вам в организации файлов. 

Не сохраняйте ненужные документы

Привычка сохранять все входящие документы в данном случае плохой помощник. Большое количество файлов способствует беспорядку в папках, а также усложняет в них поиск. Потратьте несколько секунд на ознакомление с файлом и решите нужен он вам или нет.

Будьте последовательны в названии папок и файлов

Используйте короткие, но понятные вам имена. Если есть необходимость, то используйте дату и номер версии документа. Самое главное, придерживайтесь одного и того же принципа, когда даёте названия папкам и файлам.

Храните общие документы вместе (неважно какого они типа)

Например, документы Word, презентации и таблицы, относящиеся к одному проекту лучше хранить в одной общей папке, чем каждый документ в отдельной папке. Таким образом найти их будет гораздо проще.

Отделяйте текущую работу от выполненной

Храните документы по текущему проекту в одной папке. После его завершения перемещайте их в промежуточные папки, из которых периодически (неделя, 2 недели, месяц) переносите в архив выполненных работ.

Не переполняйте папки

Если у вас скопилось много файлов (так много, что вам приходится пользоваться линейкой прокрутки) в основной папке, создайте подпапки и распределите файлы по ним.

Используйте поиск

Некоторые поисковые ресурсы предлагают своё ПО для поиска файлов на локальном компьютере.

Сохраняйте резервные копии файлов

Об этом все прекрасно знают, но редко пользуются.

Используйте “Tickler” метод для организации файлов

“Tickler” (также известен, как метод от “43 folders”) заключается в том, что создаётся 12 папок по числу месяцев в году, внутри каждой из которой добавляются подпапки по количеству рабочих дней в каждом месяце. Таким образом, у вас будет одна папка на каждый день, в которую вы будете переносить все необходимые файлы. Если работа не выполнена до конца дня, то все документы перемещаются в папку следующего дня.

Естественно не существует универсальных советов и рекомендаций, которые подходили бы всем. Пользуйтесь теми, которые отвечают вашим запросам и требованиям.

via Managing Your Documents… and Your Time