Насколько удобны электронные визитки и надо ли бизнесу на них переходить

Андрей Балякин

Генеральный директор компании-разработчика сервиса MyQRcards.

Что такое электронная визитка и какими они бывают

Электронная визитка — это способ поделиться информацией о человеке и компании в электронном виде. По сути, вместо традиционной бумажной визитки используется файл с контактами, который может храниться в приложении на телефоне или, например, на пластиковой карте.

Разновидностей таких визиток множество. Вот основные:

1. Мобильное приложение с визиткой. Один из самых удобных вариантов. Её вы вряд ли забудете или потеряете — она всегда будет в вашем смартфоне. Делиться визиткой можно как на расстоянии, так и при встрече. В первом случае надо будет отправить ссылку прямо из приложения, во втором — воспользоваться QR‑кодом, который автоматически создаётся в программе. Там же можно редактировать данные и делать дополнительные визитки.
2. NFC‑визитка. NFC, или ближняя бесконтактная связь, помогает моментально обмениваться информацией на небольших расстояниях. Используется пластиковая карта с NFC‑чипом внутри, на который записана ссылка на электронную визитку. Данные заполняются при её активации. Их, как правило, можно редактировать, а вот создавать дополнительные визитки нельзя. Когда человек прикладывает карту к смартфону собеседника, тот в одно нажатие может добавить всю информацию в контакты.
3. QR‑визитка. Ссылка на электронную визитку шифруется в QR‑код с помощью мобильного приложения или онлайн‑сервиса. Можно пользоваться QR‑визиткой в электронном виде, открывая её в приложении. А можно напечатать свой QR на стикере и наклеить на чехол или ежедневник. Чтобы поделиться визиткой, собеседнику достаточно направить камеру смартфона на код, и информация тут же откроется на устройстве. Данные можно просмотреть или сохранить в контакты.

Сегодня на рынке также есть корпоративные решения, которые объединяют разные виды электронных визиток и позволяют управлять целыми парками цифровых карточек сотрудников. В этом случае могут использоваться комбинации разных решений: и мобильное приложение, и NFC, и QR. А организации получают доступ к управлению визитками сотрудников в личном кабинете компании. Например, её представители могут создавать, удалять карточки пользователей и в любой момент редактировать данные.

Какие плюсы есть у электронных визиток

Они полезны и для организаций, и для отдельных сотрудников.

С их помощью можно снизить расходы

Почти все компании‑разработчики предлагают некоммерческие варианты сервиса. И каждый сотрудник может скачать приложение и пользоваться им бесплатно. Так расходы на визитки упадут до нуля.

Корпоративные варианты использования диджитал‑визиток предполагают переход на подписную модель. В этом случае разница между электронными и бумажными карточками станет меньше и во многом будет зависеть от количества сотрудников и используемых ими визиток. Чем крупнее компания и чем больше бумажных визиток она заказывает, тем выгоднее становится подписка на электронные.

Их легко создать

Производство бумажной визитки — сложный и длительный процесс, который, как правило, занимает от двух до четырёх рабочих дней. Сначала надо заполнить шаблон, отправить в типографию, получить макет на подтверждение, проверить на наличие ошибок и согласовать, оплатить счёт, подождать, пока типография отпечатает тираж, отправить водителя, подписать документы. И не дай бог в визитке будет допущена ошибка.

А вот электронные карточки исключают подобные проблемы. Их легко создать в приложении или личном кабинете компании и так же просто отредактировать.

Их можно сделать для любого сотрудника

На создание электронных карточек уходит меньше времени, чем на согласование и печать в типографии, а ещё всегда можно воспользоваться бесплатным вариантом. Поэтому диджитал‑визитку получится подготовить для любого работника компании, которому они могут когда‑либо понадобиться.

Их просто редактировать

Ошибка в бумажной визитке означает только одно — партия испорчена, всё придётся переделывать. Электронную же карточку можно исправить за секунду. В мобильном приложении сотрудник способен удалить ошибки сам, а в личном кабинете компании администратор легко отредактирует любую визитку или даже внесёт изменения сразу во все.

С их помощью удобно добавлять данные в телефонную книгу клиента

Чем проще сохранить ваши контакты, тем выше шансы, что звонок не определится как очередной нежелательный вызов. Электронные визитки максимально упрощают процесс передачи данных. Всю информацию легко сохранить. Для этого не требуется установки каких‑либо приложений или других манипуляций — достаточно поднести визитку к смартфону или дать считать QR‑код.

А раз контакт сохранить проще, то и сотрудников компании будут всегда узнавать при входящем звонке, и они будут тратить меньше времени на дозвоны и попытки связаться с клиентами и партнёрами.

Какие минусы есть у электронных визиток

Хотя преимуществ немало, важно также отметить недостатки.

Их можно вручить не всем клиентам

Если человек не пользуется смартфоном или просто предпочитает хранить контакты в бумажном виде, электронная визитка не подойдёт.

Кроме того, старые модели смартфонов не всегда умеют читать NFC‑чипы, а в ряде телефонов распознавание QR‑кодов не встроено в функцию камеры. Во втором случае понадобится скачать отдельное приложение для QR‑кодов, что может быть не всегда удобно.

NFC не всегда считывается сразу

Такое случается. Например, когда чехол смартфона толстый или имеет вставки из металла, NFC может определиться не с первого раза. Подобное вряд ли станет большой проблемой, но при общении с бизнес‑партнёрами или клиентами хочется избежать любых заминок.

Иногда их не стоит использовать с точки зрения этикета

Это редкая ситуация, но важно её упомянуть. В некоторых странах так широко распространены бумажные визитки, что электронную могут счесть грубостью. Например, в Японии напечатанные карточки — основа делового этикета. Они есть практически у каждого, а правилам обмена уделяется особое внимание. В этом случае QR‑коды или NFC, скорее всего, не подойдут.

Как перевести компанию на электронные визитки

Попробуйте следующее.

Изучите разные варианты бесплатно

Большинство сервисов предлагают тестовые периоды. В некоторых случаях также можно заказать демонстрацию возможностей личного кабинета и программы на сайтах компаний‑разработчиков.

Другой вариант — скачать бесплатное мобильное приложение. Хотя корпоративных функций не будет, одну электронную визитку создать получится. Так вы сможете оценить, насколько удобен для вас сервис.

Выберите подходящий сервис и тариф

После того как вы определились с компанией, останется выбрать подходящий тариф. Стоит обратить внимание на максимальное количество пользователей, набор функций в личном кабинете и дополнительные услуги. К последним относится, например, индивидуальный дизайн и корпоративное управление парком электронных визиток.

При подключении сервиса можно сразу заказать QR‑стикеры или NFC‑карты для нужного количества работников.

Внесите данные в систему

Добавьте контактную информацию сотрудников в личном кабинете компании: имя, должность, электронную почту, телефон, фотографию, социальные сети, название и описание организации. Если у вас большой штат (сотни и тысячи человек), то с внесением данных вам могут помочь представители компании‑разработчика.

Ещё рано говорить, что электронные визитки — это будущее, которое наступило. Но у них есть немало преимуществ, от удобства в использовании до новых полезных функций. Уже сейчас электронные карточки — достойная альтернатива бумажным.