Александр Нинбург

Сооснователь «АТОЛ SIGMA» — производителя смарт-терминалов для малого бизнеса с аналитикой в облаке.

За последний год закрылось Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства 16 тысяч предприятий малого бизнеса. Предприниматели настроены пессимистично: покупательная способность россиян падает. Как показал опрос Четверть россиян сэкономили за счёт отказа от путешествий Ipsos Comcon, в конце прошлого года каждый пятый житель нашей страны стал экономить на походах в кафе и рестораны.

Что делать в этой ситуации владельцам магазинов, кофеен и салонов красоты? Оптимизировать затраты.

Расходы предприятия: кофейня
По результатам опроса «Опоры России», в 2019 году оптимизировать затраты планируют 7 из 10 владельцев малого бизнеса

Что значит сократить расходы

Прежде чем начать сокращать расходы, нужно чётко понять, что мы имеем под этим в виду.

Расходы — это не только денежные затраты. Это любые ресурсы, которые тратите вы и ваши сотрудники на решение рабочих задач (в первую очередь — время).

Сокращать в нашем случае значит не только уменьшать расходы. Ресурсы можно перенаправить — это тоже может помочь зарабатывать больше.

Прежде чем броситься в бой, составьте список ежемесячных расходов. Важно действовать именно в этом порядке:

  1. Составить список затрат.
  2. Внести данные по расходам за один месяц.
  3. Затем внести данные за как можно больший период, чтобы увидеть расходы в динамике.

Если проигнорировать этот порядок и начать вписывать все цифры сразу, можно попасть в когнитивную ловушку. Видя растущую сумму расходов, вы будете подсознательно стремиться уменьшить её и можете опустить какие-то статьи расходов. Главная же цель таблицы — увидеть всю картину целиком.

Расходы предприятия: расходы
Первый этап — составляем список расходов в Excel
Недостаточно знать показатели за один месяц. Часто расходы меняются в зависимости от сезона. Например, для ресторана закупка овощей зимой будет стоить на порядок дороже, чем летом. Если не учесть эту разницу и не поднять цены, вы рискуете понести убытки.

Когда таблица заполнена, сравните показатели между собой. Если они сильно отличаются друг от друга от месяца к месяцу или какие-то на несколько порядков больше других — это повод обратить на них внимание. Вероятно, именно по этим статьям сокращение расходов пойдёт вам на пользу.

Следующий шаг — сокращаем расходы. Есть четыре основные группы затрат: аренда, закупки, зарплаты и маркетинг. Как оптимизировать каждую из них?

Как сэкономить ресурсы

1. Аренда: поторговаться или переехать

В большинстве случаев расходы на площадку — самые значительные, особенно если вы платите за аренду. Тогда сократить расходы можно тремя способами:

  • попробовать договориться о снижении стоимости аренды с арендодателем;
  • сдать часть площади в субаренду — но нужно учитывать сложности, связанные с юридическим и бухгалтерским сопровождением процесса, и появление новых рисков (вы фактически сдаёте в аренду свой юридический адрес);
  • переехать в менее дорогое помещение.

Однако важно помнить, что именно расположение точки может являться вашим конкурентным преимуществом. Тогда переезд в менее дорогое помещение может выйти боком. Подумайте дважды, стоит ли экономить на аренде, если:

  • ваша торговая точка расположена рядом с метро;
  • кафе — рядом с бизнес-центром;
  • салон красоты — в новом жилом комплексе, где нет конкурентов;
  • точка мелкого бытового ремонта — в торговом комплексе на проходном месте.

2. Закупки: брать то, что пользуется спросом

Не ведите товароучёт «на коленке». Как показывает практика, память иногда подводит, а тетради с прошлогодними записями теряются. Сократить расходы на закупки можно несколькими способами:

  • Отказаться от закупки низкомаржинальных товаров, то есть тех, на которых вы зарабатываете мало.
  • Сократить ассортимент и сфокусироваться только на том, что продаётся лучше всего.
  • Прописать в договоре с поставщиком возможность возврата нереализованного товара. Нужно учитывать, что в таких случаях поставщики предъявляют требования к срокам годности. Например, нераспроданную в салонах красоты косметику можно вернуть не позднее чем за полгода до конца срока годности товара.
  • Распродать неликвидный товар, то есть тот, который не удалось продать быстро по рыночной цене, по акции. Заработать на этой распродаже не получится, но вы высвободите деньги и сможете использовать их для развития бизнеса.

Главное — знать, сколько денег заморожено в складе, и отслеживать неликвидный товар. Ваша задача сделать так, чтобы склад оборачивался как можно скорее, тогда у вас всегда будут деньги на закупки и операционные расходы.

3. Зарплаты: платить за результат

Не стесняйтесь платить хорошие зарплаты за достижение целей. Не всегда нужно сокращать или увольнять работников, чтобы снизить расходы.

Выясните, какие из сотрудников самые эффективные. Сравнивайте их успехи по трём параметрам: количество продаж, выручка, маржинальность товаров или услуг, которые они продают.

Понаблюдайте за лучшими или просто спросите, что их мотивирует и помогает добиваться таких результатов. Перенесите их пример на остальных сотрудников. Дополните систему мотивации новой схемой оплаты: например, пусть сотрудники получают процент от выручки или бонусы за продажу высокомаржинальных товаров.

4. Маркетинг: удерживать старых клиентов

Чтобы правильно распределить расходы на маркетинг, в идеале вы должны понимать:

  • сколько стоит привлечь нового клиента;
  • сколько новых клиентов пришло к вам за определённый период;
  • сколько клиентов возвращаются к вам снова;
  • средний чек в вашем кафе, салоне красоты или магазине;
  • сколько всего денег потратил клиент.

Можно и навскидку сказать, возвращаются ли к вам клиенты. Но если вы не знаете ответы на вопросы выше, то не сможете посчитать прибыль с клиента в деньгах.

Оцените стоимость новых и старых клиентов. Если на привлечение новых покупателей вы тратите больше, чем на них зарабатываете, вам нужно перераспределить расходы на маркетинг и сосредоточиться на сохранении старых клиентов.

Расходы предприятия: магазин
Новый клиент стоит для вас в пять раз дороже, чем старый, утверждает издание National Law Review

Например, сарафанное радио — мощный маркетинговый инструмент. Чтобы клиенты сами рекомендовали вас семье и друзьям, в первую очередь нужно наладить сервис, иначе вы будете лить воду в дырявое ведро.

Собирайте обратную связь: клиенты сами подскажут, что нужно исправить, чтобы заслужить их лояльность.

Некоторые предприниматели считают, что привлекать как можно больше новых клиентов — выигрышная стратегия. Но она становится убыточной, если вы не умеете удерживать клиента и зарабатывать на нём долго.

Как понять, что теперь всё хорошо

Допустим, вы свернули рекламную кампанию в местных СМИ, заменили часть фиксированного оклада официантов на процент от продаж и сократили ассортимент. Как понять, что вы сделали всё правильно, а не совершили бизнес-харакири?

Составьте таблицу расходов и доходов на одной странице. Всё просто: выручка должна расти, а расходы — сокращаться или как минимум оставаться на том же уровне.

Основные показатели, за которыми вы должны следить, чтобы держать руку на пульсе, — это выручка, средний чек, количество покупок и возвращаемость клиентов.