Маленькие хитрости большого Office‑а. Прицепляйте!

Вторая заметка по теме также связана с Outlook. Объясню почему. Outlook — самая мощная программа—PIM, как их раньше называли. Она облегчает мне работу так заметно, что без неё себя я представить могу с трудом. Но полезность эта особенно заметна в корпоративной среде, разумеется. Именно этим объясняется и тот факт, что в Outlook я храню так много разнообразной информации.

Начал я с небольших доз, но затем, как водится, пристрастился. Всё дело в том, что использовать какие-то средства внешней синхронизации я не могу в силу NDA, а данные из Outlook, точнее — данные, хранящиеся на Exchange Server мне доступны везде: и дома, и в дороге на смартфоне.

Отсюда следует и вполне логичное, на мой взгляд, использование практически всех типов объектов Outlook. Я прицепляю информацию к задачам, встречам, контактам в виде вложений и активно использую поле “Notes”, чтобы записывать ассоциированную с контактом или задачей информацию.

Например, я завожу контакт на всех, пусть даже потенциальных клиентов или сотрудников (да-да, я их ещё не нанял, а контакт уже завожу). Для чего? Для того, чтобы иметь единую «точку входа», причём, как уже заметил, доступную отовсюду. Я могу посмотреть свои заметки о человеке прямо на «телефоне», причем это относится и ко вложенным файлам, конечно, что значительно облегчает коммуникации. Я физически не могу помнить детали о всех с кем приходилось и придётся иметь дело, при этом, «доброе слово и кошке приятно», то есть вспомнить что-то перед встречей просто необходимо. Потому контакты постепенно превращаются в своего рода досье. Единственным минусом такого подхода на сегодня я вижу разрастание объёма информации, с чем не всегда справляются мобильные клиенты. Но, надо просто хороший клиент найти.

Как могут заметить наиболее упорные из вас, мне не всегда хватает только Outlook, но об этом я расскажу позже. А с данным подходом у вас получится решить две основных задачи:

• Вы легко сможете увидеть информацию, связанную с нужным вам человеком.
• Эта информация будет доступна отовсюду, где есть Сеть.

Вы можете распространить совет о прикреплении дальше. Например, можно и нужно, на мой взгляд, прицеплять все нужные материалы к задаче, чтобы на момент, когда вы будете готовы её выполнить, кроме задачи Outlook вам и искать больше ничего не пришлось.