Сэкономить время и стать продуктивнее поможет простое правило для разбора почты

Дэвид Аллен

Консультант по личной эффективности и управлению временем, автор методики продуктивности GTD.

 

В почте моментально накапливаются непрочитанные сообщения. Это постоянно отвлекает и мешает продуктивно распределять время.

Гуру продуктивности Дэвид Аллен использует так называемое правило двух минут, которое помогает разобраться с переполненной папкой входящих. Как только приходит новое письмо, Аллен принимает решение. Если на него можно ответить за две минуты или меньше, он сразу же отвечает. Если ответ нужно серьёзно обдумать, он пропускает письмо.

Письма, которые нужно обдумать, он переносит на другое время. «Принятие решений ментально утомляет нас, — объясняет Аллен. — Выбирая, какие туфли надеть утром, мы расходуем умственную энергию, как и в том случае, когда решаем, кого принять на работу».

Даже маленькие решения вызывают усталость. Поэтому Аллен возвращается к отдельным письмам, когда у него есть на них время и силы. Чаще всего он разбирается с ними по утрам.

Попробуйте относиться к почте так же. Если не хотите отвлекаться на каждое новое письмо, разбирайте входящие, когда у вас выдалось свободное время или когда нет сил на большие задачи.

Правило двух минут поможет очистить папку входящих и вашу голову. Только не применяйте его ко всем задачам: нельзя весь день выполнять двухминутные дела.