Простая система для организации сложной современной жизни

В современном мире человеку приходится работать в режиме многозадачности. Проекты, встречи, дела, задачи, дедлайн которых неумолимо приближается… Часто нам бывает сложно организовать свою жизнь таким образом, чтобы мы успевали справляться с рабочими делами.

Сегодня мы хотим познакомить вас с системой, которая поможет вам организовать все свои цели, дела и задачи. Эта система разработана Крисом Уинфилдом, предпринимателем из Нью-Йорка.

Жизнь — сложная штука.

Нам нравится работать 40+ часов в неделю, мы гордимся этим и любим рассказывать всем и каждому, как мы заняты, ведь это заставляет нас чувствовать себя важными и незаменимыми. Ну или в противном случае мы просто думаем, что так и должно быть.

Так было и со мной. Пока я не решился всё изменить.

Так больше продолжаться не могло, я должен был начать сначала и изменить всё. Я хотел жить полной жизнью и не хотел упускать ни одного момента.

Но была одна проблема. Я не знал, как сделать это. Я тратил слишком много времени впустую и работал неэффективно. Так что я начал искать способы, которые смогли бы мне помочь решить проблему.

Я прочитал множество книг и блогов о продуктивности и в конце концов вывел для себя определённую систему, состоящую из четырёх элементов.

Эта простая система, речь о которой пойдёт дальше, помогла мне улучшить свою производительность, с её помощью я смог организовать дни, недели, месяцы и даже просто часы. Благодаря ей я успеваю делать больше за меньшее время.

Мне бы очень хотелось сказать, что я легко и быстро пришёл к этой системе, но это не так: я потратил сотни часов на эксперименты, мне пришлось пережить множество неудач, ошибок и разочарований.

Сегодня я способен за 17 часов сделать больше, чем в прошлом за 40 часов. Даже не так. Я за одну неделю способен достичь большего, чем в прошлом за несколько месяцев.

Я способен одновременно работать с несколькими проектами, клиентами, компаниями и при этом сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Я работаю, я провожу время со своей семьёй, я гуляю, я общаюсь с людьми, я учу других тому, что знаю сам, и успеваю ещё много чего. Каждый день. И всё это только благодаря тому, что я разработал подходящую мне систему, которой постоянно придерживаюсь. Эта система довольно проста, но никогда не стоит забывать, что:

Одна из главных вещей, которую я понял: если вы потратите время на то, чтобы распланировать свой день, и будете чётко представлять, чего вы хотите достичь (создадите определённую картину своих дней), то дальше всё пойдёт проще. Вы будете работать меньше, а успевать больше, потому что работать вы будете увлечённо, будете видеть перед собой цель.

Моя система состоит из четырёх основных элементов:

1. Мечтайте и ставьте цели. Что вы на самом деле хотите получить от жизни? Каковы ваши мечты, цели, амбиции? Если вы не знаете ответы на эти вопросы, то остальные компоненты из этого списка не принесут вам никакой пользы.
2. Разгружайте свой мозг. Перенесите мысли из своей головы на бумагу. Вы не должны думать о посторонних деталях, если вы на самом деле хотите стать продуктивным.
3. Составляйте ментальные карты. Они помогут вам найти лазейки к вашим главным целям. Иными словами, вы поймёте, как быстрее сделать или получить то, что вы хотите.
4. Управляйте своим временем и раскладывайте сложные задачи на составные элементы. Это поможет вам в кратчайшие сроки добиться своих главных целей.

Никто и никогда не будет оспаривать тот очевидный факт, что у всех людей 24 часа в сутках. Успешных людей отличают два качества:

• Они точно знают, чего хотят.
• Они прикладывают усилия для того, чтобы получить то, чего они хотят.

Ну что, готовы рискнуть и приложить усилия, чтобы стать успешным? Тогда читайте дальше.

1. Мечтайте. Ставьте цели. Действуйте

Начинайте, представляя конечную цель.

Стивен Кови

Первым делом вы должны сформировать общую картину своей жизни. Вы должны понять, чего вы хотите достичь, каким человеком хотите стать, проще говоря, подумайте, как должна выглядеть ваша идеальная жизнь.

Когда я впервые занимался этим, мне многое хотелось изменить в своей жизни. Возможно, вам, как и мне тогда, покажется, что многие вещи изменить нельзя, но не отчаивайтесь и не опускайте руки, потому что это чувство совершенно нормально.

Следуя совету Марка Аллена, для каждой своей цели я отвёл одну страницу. Такое ограничение пространства нужно для того, чтобы у вас была возможность расписать каждую цель в подробностях, разложить её на основные элементы, создать подробный план достижения этой цели, но конкретизация цели должна быть без воды.

Есть кое-что, что важно помнить: вы не скрепляете свой план кровью, ваши цели могут измениться в любой момент. Мы не можем с точностью утверждать, что произойдёт с нами через час, и уж тем более никто не может сказать, что его цели и жизненные планы не изменятся в следующем месяце или в следующем году.

Но подобное планирование выигрышно тем, что вы чётко представляете, чего вы хотите достичь, каким человеком мечтаете стать.

Также не следует переживать, если не для каждой цели вам удалось составить план достижения. Это нормально, главное, что у вас есть цель, а когда придёт её время, вы найдёте способы, которые помогут вам её достичь.

2. Разгрузите свой мозг

Пусть твой ум всегда будет ярок и ясен, как безбрежное небо, великий океан и высочайший горный пик.

Морихэй Уэсиба

Наша память — это во многом инструмент выживания. Мы легче всего вспоминаем вещи, которые важны и нужны нам. Память — удивительная вещь: в форс-мажорной ситуации, к примеру, мы можем вспомнить школьные уроки ОБЖ и оказать человеку первую медицинскую помощь.

Вы держите в уме сотни мыслей, малозначительные детали, ненужные подробности. Например, стараетесь запомнить все нюансы, даже самые незначительные детали того проекта, которым занимаетесь. Конечно, такая осведомлённость достойна уважения, но в то же время она часто вызывает беспокойство и стресс. Вывод: избавьтесь от этого хлама, разгрузите свой мозг.

Не держите все эти подробности в голове — запишите их в ежедневник, пусть всё это содержится на жёстком диске вашего компьютера, в Google Docs или ещё где-нибудь. Это позволит вам лучше сосредоточиться на том, что важно в данный момент, не забывая при этом о текущих делах.

Организуйте, разделяйте и властвуйте

Теперь, когда вы избавили себя от огромного количества ненужных или не особо важных мыслей, самое время заняться организацией дел. Посмотрите на собственный план. Возможно, вы не поленились и составили план не только на ближайшие недели и месяцы, но и на целые годы.

Вы должны структурировать всё, что вам предстоит сделать. Старайтесь распланировать все свои проекты, задачи и прочие дела таким образом, чтобы они не мешали друг другу: уделите отдельное время каждой задаче, не гонитесь за двумя зайцами сразу, а разделяйте и властвуйте.

Не переживайте, если пока у вас нет конкретного плана по достижению всего, что вы запланировали. Главное, что у вас есть цели, а в остальном вам поможет ваше подсознание.

Ваше подсознание в этом случае можно сравнить с GPS-навигатором. Вы задаёте пункт назначения и узнаёте, как туда добраться.

3. Создайте ментальную карту

Всё, что вам нужно, — это план, дорожная карта и мужество, чтобы добраться до места своего назначения.

Эрл Найтингейл

Ментальная карта — это схема, которая помогает вам наглядно представить и организовать информацию. Ментальные карты можно использовать практически для всего, начиная от составления конспекта и заканчивая разработкой серьёзной стратегии. Они помогут вам разложить сложный объект на составные части.

C помощью ментальной карты вы сможете выстроить иерархию проектов, результатов и задач. Используйте размер и цвет шрифта, чтобы выделить то, что важно, или то, что необходимо выполнить срочно. Вы также можете включить в неё ссылки на важные интернет-ресурсы или на документы на вашем компьютере.

Данная карта поможет вам сразу увидеть, какой проект отнимает у вас больше всего времени или требует повышенного внимания (задачи и дедлайны, выделенные красным цветом, будут вопить о своей срочности и важности).

Просматривая свою ментальную карту еженедельно, вы заметите, какие проекты близки к завершению, и это мотивирует вас двигаться дальше. Удаляйте завершённые проекты и заполняйте их новыми.

4. Управляйте своим временем и раскладывайте сложные задачи на основные элементы

Решите сегодня, что вы станете экспертом по управлению своим временем и собственной эффективностью.

Брайан Трейси

Теперь, когда у вас есть план, вы должны быть уверены, что справитесь со всеми предстоящими задачами точно в срок. Существуют различные методики и системы, призванные вам в этом помочь. Например:

• Kanban — система, которая поможет вам эффективно расправляться с задачами. Существует удобный онлайн-инструмент KanbanFlow, который предназначен не только для одиночной, но и для командной работы.
• Знакомая многим методика повышения личной эффективности GTD, которая поможет вам доводить начатые дела до конца.

Не забывайте про сегодня

Ментальные карты, GTD, Kanban — это всё отлично и, бесспорно, необходимо для того, чтобы вы достигли своих целей. Но не забывайте, что это стратегическое планирование. Иногда вам нужен простой практический план на день. Не на завтра. Не на наделю, месяц или год. На сегодня.

Мечта становится целью, когда предпринято действие для её достижения.

Бо Беннет

Существует техника Pomodoro, которая поможет вам эффективно распланировать своё время. Подробнее о ней вы можете узнать здесь.

Всегда достигать своих целей, выполнять задачи точно в срок, достичь успеха — это то, к чему должен стремиться каждый. Но никогда не забывайте про седьмой навык Стивена Кови — «затачивание пилы».

Не забывайте уделять время своему здоровью, своей семье и друзьям и старайтесь всегда отдыхать тогда, когда чувствуете, что это вам необходимо.