Как упрощать задачи, чтобы перестать всё откладывать и успевать больше

Чем больше приходится делать, тем сложнее начать. А чем сложнее начать, тем больше мы откладываем. Решение проблемы — упрощать всё что можно. По крайней мере, так считает Грег МакКеон, писатель и бизнес‑тренер, работавший в Google и Facebook.

В книге «Без усилий. Пусть главное станет проще» МакКеон рассказывает, как достичь успеха и не выгореть. С разрешения издательства «МИФ» Лайфхакер публикует восьмую главу, в которой рассказывается о способах упрощения задач.

В феврале 1998 года в Сиэтле Пери Хартман вышел Из беседы с Пери Хартманом 17 апреля 2020 года. из пятиэтажного кирпичного здания, где располагался склад Amazon, чтобы успеть на встречу с Джеффом Безосом и Шелом Кафаном, первым сотрудником компании и директором отдела цифровых разработок. Пройдя несколько домов, он зашёл в небольшой паб на знаменитом Пайк‑Плейс‑маркет, чтобы обсудить с ними всё за ужином.

Безос назначил совещание, потому что много думал об оформлении заказов в своём быстро разрастающемся интернет‑магазине, который на тот момент простотой не отличался. Чтобы сделать заказ, покупателю приходилось пройти длительную многоступенчатую процедуру, что тогда было естественно для онлайн‑заказов.

Страница, где нужно написать имя, — клик мышкой. Страница, где нужно написать первую строчку адреса, — клик. Город, индекс, тип кредитной карты, номер карты и срок действия. Чтобы написать адрес для выставления счёта, приходилось заполнять ещё несколько форм на разных страницах — клик, клик, клик! Адрес доставки — снова клик. В то время не было функции автозаполнения, поэтому на совершение покупки могло уйти несколько минут.

За ужином Безос сказал Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio/Penguin, 2011). : «Нам нужно сделать систему заказа менее тяжеловесной. Чтобы покупатель мог заказать товар без всяких усилий. Чтобы достаточно было кликнуть на него — и всё готово».

Вспоминая тот день, Хартман говорит, что техническое задание было предельно ясным: «Цель — упрощение». Безос понимал: «Чем больше шагов в оформлении заказа, тем больше у них [покупателей] времени на то, чтобы передумать. Если устроить всё так, чтобы пользователь мог сделать покупку в один клик, он скорее её совершит».

В то время идея онлайн‑шопинга была ещё в новинку, и многие люди боялись покупать в интернете. Долгая процедура внесения данных и кликанья мышкой была неудобной и гораздо более утомительной, чем та, к которой все привыкли: подойти к кассе и протянуть кассиру карту. Необходимость каждый раз печатать адрес, номер карты и счёта — вот в чём заключалась трудность и проблема. Требовался серьёзный прорыв, чтобы заменить всё это одним кликом.

Сегодня решение покупки в один клик кажется нам очевидным. Но тогда Хартман, образованный и увлечённый программист, провёл два или три месяца за упорядочиванием и упрощением каждого этапа заказа, и ему даже в голову не пришло, что можно совершать покупку в один клик. «Никто этого не делал, — объяснял он. — Джефф предложил: „Давайте сделаем“. И мы сделали».

Amazon оформила Mike Arsenault, “How Valuable Is Amazon’s1‑Click Patent? It’s Worth Billions,” Rejoiner, accessed October 15, 2020. патент на заказ в один клик, который на протяжении почти 20 лет давал ей огромное преимущество перед конкурентами. Невозможно переоценить эту единственную инновацию: то был огромный вклад в развитие интернет‑торговли.

Самые простые шаги как раз те, что вы не делаете

Меня поразило, что Хартман несколько месяцев упрощал каждый шаг в оформлении заказа и даже не подумал о том, чтобы убрать шаги и упростить сам процесс. А всё потому, что между этими двумя подходами огромная разница.

Каким бы простым ни был шаг, не делать никаких шагов всё равно проще.

Когда моему сыну было 12, он поставил себе цель вступить в ряды бойскаутов раньше, чем ему исполнится 14. Несомненно, цель была очень амбициозная, но мы взялись за неё вместе и стали отмечать прогресс. Буквально перед своим четырнадцатым днём рождения он приступил к финальному проекту, по которому команда из 40 человек должна была заново построить 180‑футовый забор — прежний сгорел год назад во время пожаров в Калифорнии. Сыну оставалось только написать отчёт о проекте. Казалось бы, несложная задача, но после двух лет непрерывного труда именно эта часть проекта так нам надоела, что стало проще её отложить.

Работать над проектом мы начали заранее, и к моменту, когда энтузиазм пропал, были уже на полпути к цели. Но вторая часть проекта, казалось, пугала нас сильнее, чем первая. Мы никак не могли перестать придумывать, как бы ещё улучшить отчёт: предисловие, насыщенное яркими и точными подробностями, десятки фотографий, профессиональное оформление. Подливало масла в огонь и то, что мы видели броские проекты других скаутов, которые корпели над ними много часов (вернее, над которыми много часов корпели их родители), и планка по количеству усилий поднималась всё выше и выше.

Итак, проект забуксовал. Стоило нам подумать о возвращении к работе, как сразу же становилось невмоготу. Дни шли и шли, не принося никакого прогресса. Через две недели, так уж совпало, я стал изучать процессы упрощения в комплексных структурах. И тут меня осенило: мы сверх меры усложнили проект. Добавив в него столько шагов, даже мысленно, мы сами усложнили себе даже один следующий шаг.

Поэтому, отступив, мы спросили себя, какой минимум шагов нужно предпринять для завершения работы. Нам не нужно было изготавливать для отчёта особый деревянный переплёт. Не нужно включать в него абсолютно все снимки. Нам не нужно было писать километровые описания к каждой фотографии или придумывать необычную обложку. Предисловие к отчёту — это не труд всей жизни.

Словом, мы составили общий список по‑настоящему важных шагов: напечатать 20 предложений или цитат. Распечатать их. Вырезать. Наклеить на бумагу. Распечатать какую‑нибудь обложку. Вставить три разделителя. Написать и распечатать эссе на три страницы, в котором даются чёткие ответы только на заданные вопросы. Отвезти отчёт в офис и сдать. Готово!

Важный для моего сына проект перешёл из стадии «заморозки» в финальную буквально за несколько дней, потому что мы определили и выполнили минимальное количество шагов. Мой сын стал бойскаутом за неделю до четырнадцатилетия.

Разумеется, этот подход работает не только с проектами для скаутов. Просто задайте себе универсальный вопрос, который поможет вам избежать мучительной головной боли и сдвинуть с места важные, но кажущиеся невероятно трудными или запутанными задачи.

Чтобы внести ясность, скажу, что определить минимальное количество шагов не значит «сделать как попало» или произвести что‑то, чем вы не будете гордиться. Просто ненужные шаги и есть ненужные. Исключив их, вы направите энергию на завершение проекта. В любой сфере финал дела будет в разы лучше, чем добавление избыточных шагов, не прибавляющих проекту никакой ценности. А завершением как раз стоит гордиться.

Чтобы в чём‑либо преуспеть, необходимо это завершить.

Дополнительные усилия не всегда нужны

Один мой школьный лучший друг тратил на учёбу меньше времени, чем я, а оценки у него были лучше. В чём секрет? Когда учитель просил его что‑то сделать, он делал именно то, о чём его просили, и не более того. Я же шёл дальше: читал больше, чем задавали; искал больше информации, чем требовалось.

Я так старался перевыполнить программу, что на саму программу сил не оставалось. Одно дело — прилагать дополнительные усилия в крайне важных делах (например, после хирургической операции проделать лишнюю процедуру, чтобы не внести в рану инфекцию). И совсем другое — добавлять ненужные, искусственные штрихи.

Я вывел для себя правило: если вас просят сделать x, то это недостаточно веская причина, чтобы делать y. Скажем, если вас попросили составить презентацию, то это недостаточно веская причина для того, чтобы создавать ещё и слайды с видео, забавной графикой и тоннами информации. Как часто вам приходилось смотреть презентации с чересчур большим количеством слайдов или слишком большим количеством слов на каждом слайде? А может, в ней вообще слишком много всего? Вы и правда хотите, чтобы кто‑то оказался на вашем месте?

Более разумный подход демонстрирует Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can’t Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. маленький, но ключевой момент при радикальной смене курса компании IBM. Лу Герстнер, только что вступивший на пост СЕО, предложил топ‑менеджеру Нику Донофрио выступить на общем совещании. Герстнер вспоминает: «В то время стандартный формат любого важного совещания в IBM подразумевал презентацию с использованием высокотехнологичных проекторов и графики. Ник как раз перешёл ко второму слайду, когда я подошёл и выключил проектор, постаравшись сделать это как можно вежливее в такой ситуации. После продолжительной неловкой паузы я сказал: „Давайте просто поговорим о ваших делах“».

Предполагается, что смысл большинства презентаций как раз и заключается в том, чтобы просто «поговорить о делах». Словом, когда в следующий раз вам придётся писать отчёт, готовить презентацию или придумывать маркетинговый трюк, гоните прочь искушение вставить ненужные дополнения. Они отвлекают не только вас, но и слушателей. Теперь при подготовке презентации я готовлю шесть слайдов менее чем с десятью словами.

Необходимость прилагать дополнительные усилия, помимо тех, что требуются для выполнения основной задачи, возникает крайне редко. Лучше провести только обязательную программу, чем не сделать вообще ничего.

Начинайте с нуля

Когда команда лучших дизайнеров Apple встретилась со Стивом Джобсом, чтобы презентовать дизайн того, что впоследствии стало iDVD (эта отжившая своё утилита позволяла пользователям записывать музыку, фильмы и цифровые фотографии с компьютера на диск), они ждали, что босс восхитится. Это был чудесный удобный дизайн, и, хотя у программы имелось несколько функций и возможностей, дизайнеры гордились тем, как им удалось упростить первоначальную версию продукта, руководство к которому занимало тысячу страниц.

Однако очень быстро команда узнала Farhad Manjoo, “Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere,” Fast Company, July 1, 2010. , что у Джобса на уме другое. Подойдя к доске, он нарисовал прямоугольник и сказал: «Вот новая программа. У неё одно окно. Вы перетаскиваете видео в это окно, нажимаете кнопку „Запись“ — и всё. Вот что мы будем делать».

Майк Евангелист, один из дизайнеров продукта, был потрясён до глубины души. Он рассказывал: «У меня сохранились слайды, которые я подготовил для того совещания, — они невероятно мудрёные». Только позже, оглянувшись назад, он ясно увидел, что «все остальные функции только мешали». По словам Евангелиста, больше всего его шокировало то, что он и его команда неверно понимали сам процесс. Они начали с невероятно сложного продукта и пытались его упростить, а Джобс зашёл с противоположной стороны. Он начал с нуля и прикинул, сколько минимально шагов нужно для достижения результата.

Мы так привыкли к сложности всех процессов в нашей жизни, что редко пытаемся усомниться в её необходимости.

Например, я запустил подкаст, пока писал эту книгу. Изначально инструкция, которую я собирался отправить каждому гостю, состояла из 15 шагов.

1. Зарегистрируйтесь на Zencastr.com и введите идентификационные данные.
2. Имя пользователя: XYZ.
3. Пароль: ABC.
4. Перейдите по ссылке в письме от Zencastr, которое придёт вам на электронную почту вскоре после регистрации.
5. Если вы используете Chrome, то для лучшего качества видео разрешите Zencastr присылать вам уведомления.
6. Сделайте закладку на Zencastr (кликните на иконку в виде звезды с правой стороны панели меню Chrome) для защиты шага 3.
7. Подтвердите проверку микрофона, нажав «Пройдена».
8. Если не получается, нажмите иконку в центре внизу звуковой панели с вашим именем, чтобы узнать, в чём проблема, щёлкните по ссылке и устраните неполадки.
9. Подтвердите, что вы меня слышите и мы можем общаться через Zencastr.
10. Пройдите по ссылке в Zoom, высланной вам на электронную почту; она тоже должна быть в первом письме.
11. Как только я впущу вас в комнату в Zoom, сразу же выключите микрофон.
12. Включите видео в Zoom.
13. Как только я включу запись в Zoom и Zencastr, подтвердите, что видите иконку записи в обеих программах, и поздоровайтесь со всеми.
14. И вот начинаем!
15. По окончании сессии, прежде чем закрыть окно, пожалуйста, выйдите из Zencastr.

Мне и самому утомительно было читать эту инструкцию. Что уж говорить о гостях, которым придётся всё это выполнять по пунктам!

И я начал с нуля. Я спросил себя: «Какое минимальное количество шагов должен пройти человек, чтобы связаться со мной через Zencastr?» Сформулировав ответ, я сократил инструкцию.

1. Пройдите по ссылке, присланной вам в электронном письме от Zencastr после регистрации.
2. О записи я позабочусь сам, а вам нужно только присоединиться к чату.

Вот оно! Всего два простых шага. Если какие‑то процессы в вашей жизни подразумевают чрезмерное количество шагов, попробуйте начать с нуля. И если сможете проложить путь к такому же результату, просто делайте меньше шагов.

Увеличьте по максимуму шаги, которых вы не совершаете

В феврале 2001 года 17 свободомыслящих людей встретились в Snowbird — на горнолыжном курорте в Юте, высоко в горах Уосач. Они собирались расслабиться, поговорить, поесть, покататься на лыжах и обсудить программное обеспечение. Результат их бесед сейчас воплощён Jim Highsmith, “History: The Agile Manifesto,” Agile Alliance, 2001. в широко известном документе под названием «Манифест гибкой разработки программного обеспечения». В нём они сформулировали ряд правил для разработки более качественного ПО, чтобы пользователю было легко работать благодаря устранению препятствий и помех.

Один из 12 принципов «Манифеста» гласит Основополагающие принципы Agile‑манифеста / Agile Alliance : «Простота — искусство минимизации лишней работы — крайне необходима». Под этим подразумевается, что цель разработки состоит в создании нужного пользователю продукта, и если этого можно достичь через менее длинный код и меньшее количество дополнительных функций, то именно так и нужно поступить.

Хотя этот принцип относится к разработке программного обеспечения, мы можем адаптировать его к повседневной жизни, например так: «Простота — искусство максимизации шагов, которые не совершаются, — крайне необходима». Иными словами, какой бы значимой ни была наша цель, нужно сосредоточить усилия только на существенном. Каждый не имеющий большого значения шаг стоит нам упущенной возможности, и его упразднение даёт нам больше времени, энергии и когнитивных ресурсов, которые направляются на действительно важные задачи.

Возможно, вы удивитесь, скольких, казалось бы, сложных целей можно достичь и сколько сложных задач решить буквально за несколько шагов. Как пишет Andy Benoit, Andy Benoit’s Touchdown 2006: Everything You Need to Know About the NFL This Year (New York: Ballantine Books, July 14, 2006). спортивный обозреватель Энди Бенуа, большинство гениев «достигли успеха не потому, что разгадывали сложные загадки, а потому, что следовали путём непризнанной простоты».

«Без усилий» — это отличное руководство для тех, кто стремится успевать больше за меньшее время. Но книга поможет и тем, кто устал от бесконечной беготни и утомительных дел.