10 эффективных стратегий повышения продуктивности

Закон Паркинсона

В 1955 году британский историк Сирил Норткот Паркинсон на страницах журнала The Economist сформулировал правило:

Впоследствии эта аксиома стала именоваться первым законом Паркинсона.

Большинство из нас сталкивалось с этим в жизни. К примеру, у вас есть месяц на реализацию проекта. Но бо́льшую часть работы вы делаете в последнюю неделю. Или, допустим, на написание курсовой даётся полгода, но пишут её студенты чуть ли не за 2–3 последних дня.

Как бороться с эффектом Паркинсона? Сокращать дедлайны!

Состояние потока

Вы настолько сосредоточены, что не замечаете ничего и никого вокруг — это состояние потока. Оно часто встречается у спортсменов, сфокусировавшихся на результате. Но достичь состояния потока может любой увлечённый своей деятельностью человек — писатель, музыкант, бизнесмен.

Концепцию потока разработал профессор психологии Михай Чиксентмихайи. Согласно его исследованиям, состояние потока наступает, когда задача одновременно сложная, но решаемая и интересная. Если дело, которое вам предстоит сделать, слишком сложное, вы не знаете, как к нему подступиться, то вас охватывает тревога. Если, напротив, задача слишком лёгкая, вам становится скучно, даже браться не хочется.

Однозадачность

Направляй все свои мысли на задачу, которую решаешь. Солнечные лучи не жгут, пока не сведены в пучок.

Александр Белл

Слава Юлия Цезаря не даёт людям покоя: они хотят делать пять дел одновременно и быть успешными в каждом из них. Но правда в том, что многозадачность не повышает, а снижает личную эффективность.

Угрозы многозадачности:

1. Она выматывает. Когда целый день хватаешься то за одно, то за другое, а результата не видишь, чувствуешь себя совершенно разбитым. Вместо удовлетворения от выполненных задач — разочарование и стресс.
2. Она бьёт по качеству. Делая несколько дел одновременно, высока вероятность допустить в одном из них (или в каждом) оплошность. В итоге придётся переделывать и нести убытки (временные, финансовые и прочее).
3. Она разрушает социальные связи. Чем больше потоков информации, тем сложнее ими управлять. Если вы пишете письмо партнёру и одновременно разговариваете с женой по телефону, то не удивляйтесь, когда услышите от обоих, что вы неискренний или невнимательный.

У многозадачности много подводных камней. Если хотите быть более продуктивным, переключитесь на режим однозадачности.

Правило двух минут

Это одно из правил методики повышения личной эффективности Дэвида Аллена GTD.

Десятки вещей, которые можно сделать буквально за 2 минуты, мы откладываем на потом, раздувая из них целую проблему. Вынести мусор, ответить на сообщение, позвонить в справочную — список двухминутных дел можно продолжать до бесконечности.

Да, не все на первый взгляд простые задачи в итоге занимают именно 120 секунд. Но чем меньше вы будете «собираться с духом», тем больше времени останется непосредственно на деятельность.

Внутренние часы

В связи со сменой дня и ночи биологические процессы в организме человека претерпевают определённые циклические колебания. Такие колебания называют циркадными ритмами.

Иными словами, в разное время дня и ночи наш мозг работает по-разному. И тут не помешает знать взаимосвязь суточных ритмов человека и определённых повседневных дел.

Так, доктор Стив Кей (Steve Kay) из Южно-Калифорнийского университета утверждает, что аналитические задачи лучше всего решать в течение 2–3 часов после пробуждения. Дело в том, что утром температура тела несколько повышена, что способствует притоку крови к мозгу.

После обеда активность падает, так как энергия перенаправляется на пищеварение. Это время лучше всего подходит для творческих задач.

Вечер — время спорта. По крайней мере, по наблюдениям доктора Джерарда Кеннеди (Gerard Kennedy), большинство олимпийских рекордов установлено именно в это время суток. С 16 до 18 часов человек обладает большей мышечной силой, гибкостью суставов, у него лучше работают лёгкие, выше координация.

Обратная разработка

Есть такое понятие, как «обратная разработка». Суть в том, что новый продукт придумывается на основе уже существующего обратным алгоритмом действия. То есть сначала изучают принцип работы и функции существующего продукта, а затем разрабатывают аналог. Принцип обратной разработки чаще всего встречается в машиностроении и компьютерной разработке, но его можно применять и в других областях.

К примеру, Тим Феррисс, гуру продуктивности, автор бестселлеров «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть» (The 4‑Hour Workweek) и «Совершенное тело за 4 часа. Необычное практическое руководство, которое поможет быстро избавиться от лишнего веса, стать сильным и выносливым и наслаждаться жизнью» (The 4‑Hour Body. An Uncommon Guide to Rapid Fat-Loss, Incredible Sex, and Becoming Superhuman), использовал его, чтобы стать «королём танго». От его первого урока танцев до чемпионата мира в Буэнос-Айресе прошло всего полгода. Как такое возможно?

У меня нет природной предрасположенности к танцам. Напротив, моё тело плохо приспособлено к ним. Мне удалось быстро достичь прогресса потому, что у меня был системный подход.

Тим Феррисс

В основе его системного подхода как раз таки лежит обратная разработка. По словам Феррисса, важно не только выучить свою, мужскую, партию, но и изучить движения партнёрши. Также важно просматривать и изучать записи своих выступлений, чтобы выявлять и исправлять ошибки. Таким образом, анализ отдельных компонентов танго позволил Тиму овладеть танцем в целом.

Три силы

В книге доктора философии, психолога, профессора Стэндфордского университета Келли Макгонигал «Сила воли. Как развить и укрепить» говорится, что самообладание — это управление тремя силами:

• «Я буду» — обещания, которые вы даёте себе и держите («Я буду проверять почту один раз в день»);
• «Я не буду» — табу, которые вы накладываете на вредные привычки («Я не буду захламлять рабочий стол, так как это наводит на меня уныние»);
• «Я хочу» — ваши истинные желания (что вы хотите в действительности: получить повышение или перейти на новый уровень в любимой игре?).

Если ваши силы «Я буду», «Я не буду» и «Я хочу» находятся в дисгармонии, вам трудно достигать поставленных целей. Контроль над ними позволит вам не только развить силу воли, но и упорядочить дела.

52 минуты работы — 17 минут отдыха

Работать без перерывов могут только роботы, да и те со временем выходят из строя. Однако многие из нас чувствуют себя виноватыми, если, к примеру, «слишком долго» пьют кофе за обедом.

Человек не может быть продуктивным на 100% в течение всего дня. Концентрация как мышцы — чтобы эффективно работать, нужен отдых. Разработчики популярной системы учёта рабочего времени Desktime провели интересное исследование. Они изучили привычки различных сотрудников и пришли к выводу, что самые продуктивные действуют по такой схеме:

17-минутный перерыв «перезагрузит» мозг, и вы вновь будете готовы выполнять задачи с должной концентрацией и самоотдачей. Поработайте в таком ритме и понаблюдайте, как он сказывается на вашей продуктивности.

Поза

Социальный психолог, профессор Эми Кадди (Amy Cuddy) много лет изучает невербальный язык тела. В своих научных изысканиях она пришла к выводу, что позы человека влияют на его чувства, поведение и даже гормональный уровень. К примеру, если язык тела выражает доминирование, то уже через 2 минуты в организме повышается уровень тестостерона, а уровень кортизола (гормона стресса), напротив, снижается. В результате человек действует более смело, показывает себя с лучшей стороны.

Посмотрите примеры сильных (верхний ряд) и слабых (нижний ряд) поз. Старайтесь, чтобы ваше тело выражало уверенность в себе. Это повысит вашу продуктивность.

Валидация прогресса

Известный предприниматель, пионер движения «Бережливый стартап» и автор книги «Бизнес с нуля. Метод Lean Startup для быстрого тестирования идей» Эрик Рис однажды сказал:

Эффективно работать над неправильным продуктом — это всё равно что ехать на автомобиле с обрыва и радоваться, как быстро набираешь скорость.

Здесь можно провести математическую аллегорию с коэффициентом Шарпа, который является своего рода показателем эффективности системы. Чем он выше, тем больше система принесёт прибыли. Иными словами, нужно постоянно сопоставлять свои действия со своей целью. В правильном ли направлении вы движетесь? Быть может, желаемый результат не виден потому, что вы сбились с курса?

Как видите, чтобы быть успешным, не нужен ни 25‑й, ни 26‑й час в сутках. Достаточно выбрать эффективную стратегию повышения продуктивности.