Как помочь новому сотруднику быстрее адаптироваться

Когда на самом деле начинается адаптация

Важная, но не для всех очевидная информация: адаптация новичка начинается не в первый рабочий день, а в день принятия им офера. Именно с этого момента возникает его взаимодействие с компанией: HR‑отделом, службой безопасности и так далее.

И на этом этапе новичок уже начинает формировать представление о чёткости внутренних процессов, реальном tone of voice. А значит, все сотрудники, с которыми ему предстоит коммуницировать, должны быть максимально открытыми и готовыми отвечать на любые вопросы.

Внешний вид и информативность предложения о работе, кстати, тоже имеет значение. Чем более исчерпывающая в нём информация, тем проще человеку будет подготовиться к первым рабочим дням.

У нас, например, это полноценный брендированный документ, в котором отражены наши ценности, преимущества, позиционирование. А также подробно описаны все условия трудоустройства и дополнительные индивидуальные «плюшки»: зарплата, график, ДМС, возможности обучения за счёт компании, корпоративные мероприятия и так далее.

Как подготовиться к выходу новичка заранее

Продумайте до мелочей первые дни сотрудника. Пропишите таймлайн по вводным встречам и сразу поставьте их в календарь. Например:

• welcome‑презентация от HR;
• процесс оформления в отделе кадров;
• знакомство с командой;
• постановка KPI на испытательный срок;
• промежуточные встречи с HR и тет‑а‑тет с руководителем;
• подведение итогов испытательного срока.

Помимо этих базовых мероприятий, конечно, можно и нужно добавлять и другие. Например, мы ежемесячно проводим топовые — в прямом смысле слова — встречи новичков с основателями бизнеса, где они за круглым столом знакомятся друг с другом и обмениваются вопросами.

Обычно там все делятся своим предыдущим опытом, рассказывают о своих хобби и увлечениях, образовании и вообще о чём угодно. Также мы говорим о становлении агентства с самого момента его основания и обсуждаем планы на развитие и многое другое.

Кроме того, во время этих встреч мы объясняем, что двери каждого сотрудника, в том числе топ‑менеджера, для новичков открыты и они в любой момент могут напрямую обращаться к нам с вопросами, предложениями, комментариями, просьбами.

Почему важна тесная коммуникация новичка и HR

У нас за сотрудником на весь период испытательного срока закрепляется его личный HR‑менеджер, который отвечает на все вопросы, связанные с правилами, графиком работы и мероприятий, оформлением документов. А ещё к нему можно прийти с любой нестандартной просьбой.

Там точно или ответят, или направят к нужному специалисту. Кроме того, сотрудник сможет поделиться с HR‑менеджером фидбэком о том, как ему на новом месте. 

В итоге таким образом мы закрываем сразу две задачи. Во‑первых, снимаем с непосредственного руководителя базовые и административные вопросы. А во‑вторых, обеспечиваем новичку двух относительно независимых кураторов — это его начальник и HR.

На что ещё стоит обратить внимание при подготовке к выходу новичка

Как ни крути, встречают по одёжке, поэтому новичок сразу отмечает комфортность и функциональность офиса и конкретно его рабочего места, мощность и современность предоставляемой техники, наличие мест для обеда и кофе‑брейков.

Так что обязательно заранее озаботьтесь подготовкой всего необходимого — от компьютера до канцелярского набора. К примеру, мы всегда интересуемся, на какой технике привык работать сотрудник. А ещё — готовим брендированный welcome pack (ежедневник и канцтовары), продумываем расположение рабочего места.

Кроме того, мы проводим подробные экскурсии по офису и рассказываем о полезных локациях вокруг уже на этапе финальных собеседований.

Как плавно погрузить новичка в процессы и задачи

Очень важно не бросать новичка «в открытую воду» и сопровождать его на протяжении всего процесса адаптации.

В первые недели руководителю или наставнику важно рассказать обо всех системах и процессах, существующих в компании. В нашем случае для каждой должности или блока должностей есть отдельный мануал, в котором отражена вся эта информация.

В нём также содержится описание того, как и где фиксируются задачи, стандартные тайминги по сдаче проектов, вводные данные по процессу документооборота.

Все эти мероприятия проводятся для того, чтобы у него к концу испытательного срока не оставалось административных вопросов, а его действия были максимально организованы и не дублировались.

Когда новичок идеально понимает всю внутреннюю кухню, в будущем он уже не отвлекается на процессуальные и бюрократические моменты при реализации своих основных задач. А значит, работает быстрее и эффективнее.

Какие цели стоит ставить

Ещё на этапе найма важно определить зону ответственности и задачи конкретного сотрудника. Большая ошибка — начинать делать это только после его выхода. Заранее подготовленные и прозрачные KPI на испытательный срок максимально ускорят процесс адаптации.

Уделите этому время и пропишите, каких результатов и в какие сроки вы ожидаете от нового сотрудника. Например, наши руководители заранее продумывают роль и уровень ответственности на каждой позиции ещё на этапе найма, и всё это фиксируется в Miro. Таким образом, мы избегаем хаотичного погружения в задачи, а значит, сильно упрощаем работу новичка.

Всем известно, что KPI должны быть измеримы и достижимы. То есть, если вы поставите заранее невыполнимую или чрезмерно амбициозную цель новому сотруднику на самом старте, велика вероятность, что в погоне за ней он проигнорирует все базовые знания, правила и процессы, которые есть в компании.

Мы считаем, что основная цель новичка во время испытательного срока — это погрузиться в бизнес‑процессы, идеально понимать позиционирование компании, конкурентные преимущества, ключевые кейсы и так далее. И именно на это опираемся при постановке задач на этот период.

Какую роль играет наставник

Одну из ключевых ролей в процессе адаптации играет наставник. Это старший опытный сотрудник, который будет сопровождать новичка на протяжении всех первых месяцев. А может, и позже. Объяснять все нюансы по задачам, помогать советом, подсвечивать правильные пути решения проблем и просто быть примером того, как принято поступать и реагировать в различных ситуациях.

В рамках нашей стажёрской программы наставник и вовсе является главным персонажем. Так как для ребят без опыта мы являемся первым в жизни работодателем, наставник = ментор = пример для подражания.

Кроме того, очень важно, чтобы наставник был «заряжен» и брал шефство над новичком добровольно, так что не навязывайте действующим сотрудникам такую функцию. Это должно быть поощрением за гиперлояльность и успешность.

Мы изначально выбираем в наставники разделяющих ценности агентства сотрудников.

Кроме того, в компании существуют грейды, и одним из условий перехода на новый уровень является качественно «воспитанный» стажёр или новичок. Ну и небольшой материальный бонус для самого успешного наставника у нас, конечно, тоже существует. Но это далеко не ключевая мотивация.

Как познакомить сотрудника с командой

Это очень важный этап. И здесь нет единого рецепта успешной интеграции, потому что всё очень сильно зависит от команды. Так что потребуется индивидуальный подход.

Если ваша команда — это активные сейлзы‑экстраверты, организуйте небольшую игру‑знакомство, попросите их креативно представиться новичку. Если коллектив состоит из интровертов-айтишников, порой можно просто организовать одну общую официальную встречу, где ребята обсудят зоны ответственности, проговорят свои хард‑скилы. И для комфортного рабочего взаимодействия этого им будет вполне достаточно.

Помимо этого, мы, к примеру, заранее просим новичка рассказать о себе несколько интересных фактов. И используем эту информацию для того, чтобы подготовить отдельный пост во внутренний Telegram‑канал, где мы всегда анонсируем выход новых ребят.

Наиболее креативные руководители в дальнейшем тоже с удовольствием пользуются этой информацией.

В любом случае очень важно предупредить всю команду о появлении новичка заранее, рассказать, что планируете ему делегировать. Берите его на все внутренние мероприятия – от похода с утра за кофе до совместных выходов в свет. Так он сразу прочувствует вайб вашей компании, и это ускорит установление связи с коллегами.

Почему важно давать обратную связь

Все это знают, но до сих пор не все делают. Период адаптации для новичка — это стресс. Поэтому очень важно, чтобы наставник, руководитель и HR регулярно «измеряли температуру», интересовались состоянием дел и вовремя делились своими наблюдениями и замечаниями.

Возможно, на предыдущем месте сотрудник просто привык выполнять какие‑то задачи определённым образом и там его хвалили за такой подход, а в вашей это является грубым нарушением. Не стоит копить негатив и записывать «косяки» до очередной запланированной встречи. Выстраивайте открытый и конструктивный диалог с первого дня.

Что делать, если установить связь так и не удалось

Такое тоже случается. Даже если все вышеперечисленные пункты были реализованы качественно, есть риск, что новичок всё же покинет вас после испытательного срока.

Причин может быть масса: как объективных (не справляется с темпом, не вовлекается в нужной мере, не лоялен к компании и коллегам), так и субъективных (всё-таки не подходит вайб, всё-таки хочет полную удалёнку, всё-таки не хочет быть секретарём).

Возможно, вы не подошли друг другу именно на этом этапе своего развития и ещё встретитесь. А возможно, просто стоит сделать выводы и идти дальше.

На этом этапе самое важное — не рушить уже выстроенные отношения и, как при любом расставании, обсудить все возможные точки роста для взаимной работы над ошибками. Как со стороны компании, так и со стороны человека, покидающего агентство на испытательном сроке.

У нас есть так называемый exit‑бот, которого мы отправляем всем при увольнении. Он содержит достаточно понятные простые вопросы, например: «С какими сложностями ты столкнулся?», «Что мы могли бы улучшить?», «Как сложились взаимоотношения с руководителем?» и другие. Каждую анкету мы анализируем и прорабатываем. Однако личной коммуникации это не заменяет.