Офисные сервисы Google прошли долгий путь и превратились в мощные инструменты для работы с документами, таблицами и презентациями. Функций и возможностей так много, что неудивительно, если о некоторых из них не знают даже те, кто работает с этими программами ежедневно. Собрали самые полезные вещи, которые вы могли не знать.

1. Используйте ссылки для быстрого создания документов

Добавьте в закладки три адреса: docs.new, sheets.new и slides.new и используйте их, чтобы мгновенно перейти к созданию нового файла. С недавнего времени доступна похожая команда для быстрого добавления событий в Google Календарь.

2. Переходите в офлайн

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями 18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

Если у вас нестабильное подключение к интернету (например, в дороге или публичном месте с перегруженной сетью), проще полностью отключиться от сети, чем каждые несколько секунд ждать, пока Google подключится к серверу. Для этого в приложении нужно открыть настройки и включить офлайн-режим. После этого вы сможете в любой момент просматривать и редактировать свои файлы. Синхронизировать их можно будет позднее, когда к вам вернётся интернет.

3. Выводите больше данных на экран

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

Если вы пользуетесь веб-версиями этих сервисов, перейдите на страницу Google Диск и нажмите на иконку в виде шестерёнки → «Настройки».  В поле «Интерфейс» можно настроить плотность расположения элементов. В режиме «Компактный» на экран влезает максимум данных.

4. Включите счётчик слов

В «Google Документах» недавно появилась долгожданная функция подсчёта слов в реальном времени. Для этого в верхней панели выберите «Инструменты» → «Статистика» и поставьте галочку возле чекбокса «Показывать статистику слов при вводе текста».

5. Связывайте свои документы ссылками

Нажмите Ctrl + K (или ⌘ + K на Маке) и дайте ссылку на свой другой документ — или найдите его через строку поиска в появившемся окне.

6. История изменений

В инструментах Google можно отменять не только последние действие. Нажмите «Файл» → «История версий», чтобы увидеть, как тот же файл выглядел до правок, которые вы внесли несколько дней назад.

7. Автоматическая замена слов и символов

Облегчите себе жизнь, научив Google расшифровывать сокращения вместо вас. Таким образом можно заставить редактор автоматически превращать «кмк» в «как мне кажется» или «ленни» — в «( ͡° ͜ʖ ͡°)» . Выберите «Инструменты» → «Настройки», чтобы добавлять и редактировать сокращения.

8. Меняйте шрифты

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

Нажмите на иконку ▼ возле названия шрифта и нажмите «Другие шрифты». У вас появится возможность просматривать все доступные шрифты и добавить себе понравившиеся.

9. Поворачивайте текст

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

В Google Таблицах можно поворачивать текст под любым углом. Для этого нажмите кнопку «Поворот текста» на панели инструментов и выберите один из шаблонов или вручную введите, на сколько градусов нужно повернуть надпись.

10. Узнавайте о любых изменениях

Если у других людей есть доступ к вашим таблицам, бывает важно сразу узнать, что кто-то внёс изменения или правки. Для этого нажмите «Инструменты» → «Настроить уведомления». Можно выбрать мгновенную отправку оповещений или ежедневные отчёты.

11. Учите сокращения

Горячие клавиши значительно ускоряют работу — так что их запоминание стоит усилий. Нажмите Сtrl + / (или (или ⌘ + /на Маке), чтобы открыть полный список горячих клавиш.

12. Доверьте часть работы макросам

Автоматизируйте работу и позвольте компьютеру выполнять рутинные задачи в Google Таблицах за вас. Нажмите «Инструменты» → «Макросы» → «Записать макрос». Сервис зарегистрирует все нажатия клавиш и клики и сможет повторить их в любое время. Это особенно удобно для быстрого форматирования новой таблицы.

13. Запрещайте редактировать отдельные части таблицы

Чтобы избежать путаницы, в таблицах с общим доступом можно ограничить доступ к редактированию отдельных областей. Выберите нужную область, кликните правой кнопкой мыши и выберите «Защитить диапазон». Появится окно, в котором вы сможете настроить, у кого есть доступ к редактирования этих клеток.

14. Копируйте элементы быстро

При работе над презентацией вам наверняка понадобится копировать элементы и слайды. Удерживайте Ctrl (или на Маке), кликните на нужном объекте и потяните в сторону — рядом появится его копия.

15. Обрезайте видео прямо в Google Презентациях

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

Если вам нужно показать в презентации часть видео с YouTube, сделать это совсем не трудно. Кликните на видео правой кнопкой мыши (вставить его на слайд можно через «Вставка» → «Видео») и выберите «Параметры форматирования». В разделе «Воспроизведение видео» выберите время начала и конца фрагмента. В этом же разделе можно отключить звук и настроить автоматическое воспроизведение при переходе на слайд.

16. Располагайте элементы на слайдах ровно

Хотите, чтобы слайды в презентации были сбалансированы? Используйте направляющие: «Вид» → «Направляющие» → «Показать направляющие». Это добавит вертикальную и горизонтальную линии ровно по центру слайда. Также можно добавлять новые направляющие и располагать их так, как вам нужно. Это удобно, если вы хотите, чтобы элементы каждого слайда были на одном уровне и не скакали по высоте и ширине при переключении.

17. Используйте дополнения

18 советов для эффективной работы с Google Документами, Таблицами и Презентациями

Иногда проще не придумывать, как же оформить диаграмму или опрос, а воспользоваться готовыми дополнениями для Google Презентаций. Нажмите «Дополнения» → «Установить дополнения», чтобы перейти к магазину.

18. Не начинайте с нуля

Зачем каждый раз настраивать оформление слайда, если можно взять уже готовый слайд и поменять на нём текст? Кликните на нужном слайде правой кнопкой мыши и выберите «Дублировать слайд».