Почему не хватает времени и сил на самое важное и что с этим делать

Сколько раз в конце тяжёлого насыщенного рабочего дня вы понимали, что вроде бы много часов крутилиcь как белка в колесе и решили множество задач, но так и не уделили время по‑настоящему важным проектам? Сколько раз обещали себе заняться значимыми для вас личными делами: спортом, творчеством, учёбой, но месяцами не могли даже приступить к ним? Если такое с вами случалось, значит, как и большинство людей, вы попали в ловушку срочности.

Что такое ловушка срочности

Исследование, которое провели в бизнес‑школе Университета Джона Хопкинса, показало, что чаще всего мы отказываемся от интересных и важных задач в пользу срочных. И буквально предрасположены откладывать значимые проекты на потом, прежде всего принимаясь за те, которые, как нам кажется, нужно сделать вот прямо сейчас.

Это и называется ловушкой срочности. Она приводит нас к стрессу, эмоциональному истощению и, как ни странно, потере денег. Исследователи выяснили, что мы склонны хвататься за дело, которое кажется более срочным, даже если платят за него меньше, чем за задачу с более мягким дедлайном. Так происходит по нескольким причинам.

Почему мы попадаем в ловушку срочности

1. Мы страдаем, если не получается завершить задачу

Это выяснили ещё в 1927 году, а потом не раз подтверждали: люди чувствуют себя некомфортно, если над ними висит незавершённое дело. Такую особенность мышления назвали эффектом Зейгарник. А поскольку срочные задания, как правило, достаточно небольшие и не требуют много времени, у нас не получается отложить их, ведь тогда очередной пункт в списке дел окажется незачёркнутым. И мы хватаемся за эти мелкие задачки, решаем их одну за другой и не можем остановиться. Как с пачкой чипсов: пока не съешь всё, не успокоишься.

2. Мы застреваем в туннеле и не видим ничего вокруг

То есть оказываемся так перегружены краткосрочными делами, что буквально не можем выдохнуть, посмотреть на своё расписание со стороны и оценить, что действительно важно, а что нет. Такую ситуацию можно сравнить с туннельным зрением: мы видим не полную картину, а только фрагмент, который находится в центре нашего внимания прямо сейчас.

3. Мы не можем правильно организовать рабочий день

Если процессы не отлажены по вашей вине или по вине руководства, рутинные задачи начинают буквально пожирать время и силы. Скажем, вы поленились создать шаблоны для документов и писем — и каждый раз тратите на работу с документацией или входящей почтой много драгоценных часов. Или ваш проектный менеджер не договорился с клиентом, чтобы тот сразу внёс все правки, — и вам приходится бессчётное количество раз отвлекаться на новые замечания.

4. Нам кажется, что, если проигнорировать срочную задачу, случится катастрофа

Придёт злой руководитель или клиент и будет очень ругаться, вас лишат денег, небо упадёт на землю, мы все умрём.

Все эти уведомления о новых сообщениях, звонки, правки, дополнительные мелкие поручения создают иллюзию, будто отложить их нельзя. Хотя на самом деле по‑настоящему горящих задач не так много.

Как не оказаться в ловушке срочности

1. Начинайте день с важных и несрочных задач

Книги по классическому тайм‑менеджменту говорят, что первым делом нужно «съесть лягушку». То есть покончить с небольшим и не очень приятным заданием. Логика в таком подходе есть: сделав сложный звонок или ответив на скучные письма, мы чувствуем себя победителями и на подъёме принимаемся за остальные дела.

Но есть риск, что за первой «лягушкой» последует вторая, потом третья, четвёртая… И вот уже вечер, «лягушек» съедено немерено, а до действительно важных задач руки так и не дошли. Поэтому можно попробовать наоборот: начинать день с того, что более значимо, но не срочно, и только потом переходить ко всему этому вороху мелких задач.

2. Учитесь брать паузу

Не бегите сразу отвечать на новые сообщения и выполнять любые мелкие поручения и просьбы. Сделайте вдох‑выдох и оцените, насколько всё это действительно срочно. Если задача терпит, отложите её, поставив на первое место более масштабный и ценный проект.

3. Попробуйте работать блоками

Скажем, 40 минут на важные дела и 15 — на срочные задачи. Ставьте таймер, чтобы мелкая рутина не слишком вас засосала, и, как только он просигналит, снова переходите к масштабным делам. Скорее всего, звонок или письмо смогут подождать следующие 40 минут.

4. Совмещайте дела

Многие мелочи можно выполнить, пока вы едете в метро, стоите в очереди на почте, ждёте ребёнка с урока рисования. Заняться в такие моменты диссертацией, книгой, отчётом или планом вряд ли получится, а вот быстро ответить на сообщения, заполнить какие‑нибудь формы, внести мелкие правки — вполне.

5. Помните, что срочные задачи никогда не закончатся

Очень большая ошибка думать, что вот сейчас вы быстренько разгребёте всю эту рутину: запишитеcь к врачу, ответите на письма, закажете ребёнку новые кроссовки, заполните табель, — и тогда‑то с лёгким сердцем займётесь важными рабочими и личными проектами: обновите портфолио и резюме, прочитаете книгу на иностранном языке, поищете информацию для исследования. Увы, так не будет. Мелкие дела продолжат валиться на вас, пока вы не возьмёте их под контроль.