Почему тайм-менеджмент не работает и чем его заменить

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Адам Грант

Доктор наук, организационный психолог, автор книг.

Несколько лет назад во время перерыва на занятии, которое я вёл, ко мне подошёл озадаченный менеджер по имени Майкл. Его босс сказал, что ему нужно быть более продуктивным, поэтому Майкл начал тщательно анализировать, на что он тратит своё время. Он уже вычеркнул из расписания не самые важные встречи и больше не видел задач, от которых мог бы избавиться. И не понимал, как выполнять их более эффективно. «Наверное, вам покажется, что я шучу, но это правда. Единственное, к чему я пришёл, — пить меньше воды, чтобы реже ходить в туалет», — признался Майкл.

Мы живём в обществе, которое одержимо личной продуктивностью. Поглощаем книги, которые обещают научить нас быть эффективнее, и мечтаем о 4‑часовой рабочей неделе. Мы хвастаемся тем, как сильно заняты. Ну а главный ключ к продуктивности, по словам всех вокруг, — тайм‑менеджмент. И это значит, что если мы научимся лучше планировать своё расписание, то сможем достигнуть продуктивной нирваны.

Почему тайм‑менеджмент не улучшает продуктивность

За 20 лет изучения продуктивности я понял, что тайм‑менеджмент не решение всех проблем. Наоборот, это часть проблемы.

На протяжении моей карьеры я часто слышу один и тот же вопрос: «Как успевать больше?» Иногда люди спрашивают об этом, потому что знают, что я организационный психолог и эксперт по продуктивности. Но в основном — потому что они прочитали в журнале или в моей книге, как много мне удаётся сделать.

На самом деле я не чувствую себя эффективным. Я редко достигаю своих ежедневных целей, поэтому мне сложно отвечать на этот вопрос.

Но после разговора с Майклом я понял: наша продуктивность не зависит от того, как мы контролируем время. Каждый день нам даётся ограниченное количество часов, а строгий тайм‑менеджмент только напоминает, сколько из них мы тратим зря. Гораздо лучше использовать другую стратегию — фокус‑менеджмент, или управление вниманием.

Что такое фокус‑менеджмент и чем он лучше тайм‑менеджмента

Фокус‑менеджмент — это искусство заниматься делами по правильным причинам, в нужное время и в нужном месте. А главная его цель — разделить задачи по приоритетности, сколько бы времени они ни занимали.

Классическая практика тайм‑менеджмента предлагает ставить себе сроки выполнения задач. Я попробовал использовать такой метод, когда писал эту статью. Моей целью были 1 200 слов, так что я сел за стол в восемь утра и дал себе три часа. По моим подсчётам, это позволяло писать шесть слов в минуту.

Первые шесть минут я провёл, бездумно глядя на мерцающий курсор, и не написал ни слова. Потом мне стало интересно, сколько слов я могу печатать в минуту, поэтому я прошёл онлайн‑тест. Мне не понравился результат, так что я нашёл другой тест. А потом ещё один.

В конце концов я отчаялся и перешёл на фокус‑менеджмент. Во время исследования для своей книги «Брать или отдавать?» я выяснил, что продуктивные люди не задаются вопросом, какую из целей начать осуществлять. Они естественным образом склоняются к проектам, которые не только социально значимы, но и по‑настоящему им интересны.

Поэтому, вместо того чтобы сосредоточиться на том, как быстро я хочу закончить статью, я спросил себя, зачем вообще её пишу. Ответы были такими:

• Я сам могу узнать что‑то новое, заново переосмысливая своё исследование.
• У меня наконец‑то будет что сказать людям, которые спрашивают про продуктивность.
• Эта статья может кому‑то помочь.

Я начал задумываться о конкретных людях, которые прочтут эти строки. Это напомнило мне о Майкле — и бум! — работа пошла.

Очень часто наша продуктивность страдает не из‑за недостатка эффективности, а из‑за недостатка мотивации. Продуктивность сама по себе не является добродетелью, она лишь средство достижения результата. Более того, продуктивность добродетельна только тогда, когда конечная цель является достойной.

Если ваша главная задача заключается в самой продуктивности, вам придётся постоянно полагаться на силу воли и подталкивать себя к результату. Но если вы сосредоточитесь на том, что разжигает в вас интерес и делает проект полезным для окружающих, вас будет двигать вперёд естественная мотивация.

Как использовать фокус‑менеджмент для продуктивности

Когда вы применяете техники фокус‑менеджмента на практике, важно обращать внимание на то, в каких именно условиях вы выполняете задачи. Я рос в штате Мичиган. И когда возвращался туда, чтобы окончить магистратуру, то уговаривал свою подругу с Западного побережья присоединиться ко мне. «Слишком холодно и серо», — ответила она, приехав в Мичиган во время снежного шторма. И выбрала Стэнфорд в Калифорнии. А следующая зима в Мичигане была самой холодной и серой из всех, что я помню. Но я никогда не был настолько продуктивным — в такую погоду, кроме работы, делать было абсолютно нечего!

Серия исследований показала, что плохая погода хорошо влияет на продуктивность, потому что нас гораздо реже отвлекают мысли о том, чтобы куда‑нибудь сходить. Исследователи выяснили, что работники банка в Японии в дождливые дни гораздо быстрее завершали транзакции, а участники эксперимента в США во время плохой погоды более эффективно исправляли орфографические ошибки в эссе. Именно поэтому для написания этой статьи я выбрал день после снежного шторма — тающее месиво снаружи выглядело совершенно непривлекательно для прогулки.

Но моя любимая часть фокус‑менеджмента — не «где», а «когда». Чаще всего наша продуктивность страдает, когда мы сталкиваемся с задачами, которые очень не хочется, но надо выполнить. Годами я был уверен, что за них нужно браться сразу после самых интересных проектов, на подъёме энергии и мотивации.

Но потом мы с моим коллегой провели исследование в корейском продуктовом магазине. И выяснили, что, когда сотрудникам давали очень интересные задачи, они гораздо хуже проявляли себя в скучных и рутинных делах. Возможно, так происходит из‑за эффекта остаточного внимания. Наше сознание продолжает возвращаться к интересной задаче, и это отвлекает нас от неинтересной.

Однако в ходе эксперимента, в котором мы показывали американцам интересные видео, а потом давали задание на ввод данных, мы нашли другой механизм — эффект контраста. После весёлых видео такая рутинная задача, как ввод данных, кажется ещё более невыносимой. Это как есть овощи после десерта. Поэтому, чтобы сохранять внимание во время скучных задач, лучше выполнять их после чуть более интересных. Ну а самые интересные оставлять на конец в качестве награды. И дело не во времени — дело в выборе правильного момента.

Как использовать фокус‑менеджмент для креативности

Думаю, ваша главная цель состоит не только в том, чтобы быть более продуктивным. Возможно, вы хотите быть и более креативным.

Продуктивность и креативность требуют разных стратегий фокус‑менеджмента. Продуктивность питают специальные «фильтры» внимания, которые позволяют нам сознательно отгородиться от отвлекающих мыслей. А для креативности от таких «фильтров», наоборот, нужно избавиться.

Как взять лучшее из каждой стратегии? В книге «Таймхакинг» Дэниел Пинк пишет о том, как циркадные ритмы помогают нам выбрать время, когда мы наиболее продуктивны. Жаворонкам лучше заниматься аналитической работой как можно раньше, пока они находятся на пике внимательности. Рутинные задачи им стоит оставлять на середину дня, а креативные — отложить на вечерние часы, когда жаворонки склонны думать более нелинейно. У сов другое расписание: креативную работу им лучше выполнять утром, а аналитическую — приберегать до вечера.

Это не тайм‑менеджмент, потому что мы можем потратить на задачи то же самое количество времени даже после того, как перестроим своё расписание. Это фокус‑менеджмент, потому мы отмечаем, в каком порядке нам легче выполнять задачи, и распределяем их соответственно.

Ещё одна важная вещь, которую нужно сделать, — пересмотреть подход к планированию работы. Мне нравится идея Пола Грэма, который предлагает разделять неделю на «дни менеджера» и «дни создателя». В «дни менеджера» вы занимаетесь встречами и звонками, а в «дни создателя» выделяете время на творческую работу, зная, что вас не будут отвлекать раздражители, которые обычно прерывают рабочий процесс. К сожалению, далеко не у каждого есть эта роскошь — делить дни недели подобным образом. А значит, нужно выкраивать небольшие моменты для креатива в течение каждого дня.

По законам тайм‑менеджмента нам нужно отгородиться от всех отвлекающих факторов. Не только от таких, когда нас прерывают другие люди, но и от таких, когда мы прерываем себя сами. Фокус‑менеджмент предлагает другой подход — осознанно выбирать моменты для того, чтобы отвлечься.

Однажды, когда я ещё учился в средней школе, я провёл всю субботу перед телевизором. В конце дня я был себе противен, но так и не смог выключить его. Тогда я придумал правило: я включаю телевизор только в том случае, когда точно знаю, что хочу посмотреть. Это же правило я применяю к социальным сетям: если я работаю, то захожу туда, только чтобы поделиться контентом. А ленту листаю исключительно во время перерывов — например, когда жду рейс или отдыхаю после тренировки.

Большинство писателей, которых я знаю, ждут «дней создателя», чтобы начать писать. Они уверены, что им понадобится минимум 4–6 часов, чтобы полностью погрузиться в сложную проблему или большую идею. На самом деле есть доказательства, что авторы, которые работают «запоем», добиваются меньшего прогресса, чем авторы, которые работают короткими сессиями.

Каждый из нас может сделать несколько шагов к цели за удивительно короткое время. Когда выпускников научили писать в течение 15‑минутных интервалов, они гораздо быстрее заканчивали работу над своими диссертациями.

Если вы хотите быть более продуктивным, не стоит анализировать, как вы проводите время. Лучше проследите за тем, что поглощает ваше внимание. Сейчас я впервые посмотрел на часы с тех пор, как вспомнил историю о Майкле. Время 10:36 утра, а я написал уже на 500 слов больше своей цели. Я оставлю вам решать, считать ли эти 156 минут грамотным использованием моего внимания и считать ли несколько минут чтения этой статьи грамотным использованием вашего.

Всё это подводит меня к ещё одной мысли. Я почти уверен, что у высокоэффективных людей есть восьмой навык. Они не тратят своё время на изучение семи навыков высокоэффективных людей.