Бывает, что за день человек легко успевает сделать в два раза больше дел, чем планировал. А потом возникает обратная ситуация: за несколько часов он же едва справляется с двумя‑тремя не самыми сложными задачами. Клэр Эванс, специалист по тайм‑менеджменту и автор нескольких книг, советует не бороться с приливами и спадами продуктивности, а действовать в согласии с ними. Вот как можно этого добиться.
Используйте гибкое планирование и принципы тайм‑блокинга
Жёсткий рабочий план вполне подходит для периодов, когда вы действуете с привычной скоростью и не выбиваетесь из стандартного графика. Однако если вы часто испытываете взлёты и падения продуктивности, лучше разбивать день на блоки. Техника тайм‑блокинга предлагает формировать их по принципу однородности:
- Дела одного типа. В такие блоки вы добавляете похожие задачи, для выполнения которых не требуется переключаться. Например, написание нескольких текстов или создание пакета иллюстраций. Или звонки всем текущим клиентам по списку.
- Дела одинаковой сложности. Здесь будут задачи, для выполнения которых вам требуются похожие усилия. Например, в утреннем блоке могут быть самые сложные для вас дела. Скажем, переговоры, которые определят сумму вашего вознаграждения за будущий проект. А может, звонки клиентам, которые задерживают платежи. В послеобеденный же блок вы можете добавить более лёгкие задачи. Например, составление и корректировку запросов для нейросети или проверку документов по уже поступившим платежам клиентов. Или составление отчётов.
Однородные задачи позволят вам не терять времени, выключая одни навыки и включая другие. И не испытывать стресса из‑за скачков между делами разного уровня сложности. На пике продуктивности вы можете выполнить весь список задач, которые добавили в блок, на спаде — лишь самые важные его пункты. А оставшиеся перенести в такой же блок на следующий день.
Возможно, вам будет проще взяться за любое, даже не самое приятное дело, если эта задача — всего одна строчка из однородного списка.
Вы перестанете воспринимать её как исключительную и отнесётесь к ней как к одной из многих. А если она не на первом месте в перечне, а лишь на третьем‑четвёртом, то сможете выполнить её почти автоматически.
Как правило, стоит делить день не больше чем на три‑четыре разных блока. Часть с самыми сложными или трудоёмкими задачами лучше ставить на то время, когда вы работаете более эффективно. Это несложно выяснить опытным путём.
Выполняйте сложное дело с помощью нескольких подходов
Допустим, самый важный ваш блок представляет собой всего одну, но сложную и объёмную задачу. Разделите её на несколько этапов. Чем сильнее вы ощущаете усталость и упадок сил, тем больше должно быть таких составных частей. Каждый этап должен быть законченным. Тогда, завершив его, вы ощутите удовлетворение. Каждая выполненная мини‑задача воодушевит вас и добавит мотивации.
Действуйте так. Сначала разберитесь с одним элементарным этапом. Если сил хватает, можете тут же приступать к следующему. Если нет — достаточно и одного. После этого обязательно отдохните. Можно немного походить по коридорам офиса или выйти на улицу. Или хотя бы спуститься на один лестничный пролёт и снова подняться.
Если вы работаете дома, можно сделать пару упражнений на растяжку, а потом заварить себе вкусного чаю. Возможно, вы чувствуете, что совсем устали, — например, потому, что медленно восстанавливаетесь после болезни. Тогда просто полежите пять минут с закрытыми глазами. Или выполните шавасану, если знакомы с йогой.
Главное — не погружайтесь во время перерыва в чтение новостей на смартфоне.
И не ругайте себя, что так мало способны сделать. Возможно, совсем скоро ситуация изменится и после спада продуктивности начнётся её подъём.
Таким образом за день вы сделаете несколько «подходов к снаряду». Если будете чередовать короткие промежутки активности с отдыхом, возможно, сумеете закончить дело целиком. И ощутите, что провели день эффективно и с пользой.
Добавьте в план несколько перерывов
Исследования показывают, что частые короткие перерывы помогают работать более продуктивно и меньше уставать в течение дня, чем только один или два длинных. Причём брать паузу стоит не только когда вы ощутите усталость и поймёте, что больше не в состоянии действовать без ошибок. Короткие промежутки для отдыха в первой половине дня, когда сил ещё много, помогают эффективнее работать до вечера.
Поэтому между основными блоками стоит добавить небольшие периоды отдыха. Учёные установили, что лучше всего восстанавливаются те, кто занимается в этих промежутках приятным для них делом. Поэтому, если вы не любите медитации, не стоит пытаться встроить их в график. Зато если и вам, и вашим коллегам приятно поболтать ни о чём и посмеяться, не отказывайте себе в этом удовольствии.
Возможно, вам будет проще отодвинуть ноутбук в сторону, если такой перерыв будет запланирован и добавлен в график.
Однако если вы захотите сдвинуть паузу и отдохнуть, скажем, не в 12:00, а на час раньше, — сделайте это. Помните о том, что в периоды колебаний продуктивности особенно важна гибкость.
На пике эффективности тоже не забывайте об отдыхе. Попробуйте делать перерыв чуть раньше, чем почувствуете усталость. Такой подход позволит не сжечь все умственные и физические ресурсы за короткое время и поможет вовремя перейти к восстановлению. В итоге вы, возможно, будете оставаться на гребне продуктивности дольше.
Выделяйте время на задачи, которых обычно стараетесь избегать
Наверное, у каждого есть дела, которые он вообще не хотел бы выполнять. Или был бы рад вспоминать о них как можно реже. Со временем такие задачи могут накапливаться — и портить вам настроение каждый раз, когда вы о них вспоминаете.
Чтобы объём неприятных дел не рос как снежный ком, стоит тоже учитывать их при планировании. Для этого раз или два в неделю можно добавить в расписание специальный блок, посвящённый задачам, до которых обычно не доходят руки.
Этот блок может быть совсем небольшим. В него стоит добавить задачи, которые со временем станут привычными, даже рутинными. Например, просмотреть все электронные письма и удалить неактуальные, ответить на все несрочные сообщения в мессенджере, навести порядок на диске или в ящиках рабочего стола, проверить финансовый баланс. У каждого найдутся свои дополнения к этому списку.
Сюда же можно добавить планирование и подготовку к сложным задачам.
В период подъёма продуктивности можно уделять делам из этого блока минимум внимания и времени. Это позволит сосредоточиться на сложных и важных проектах. А в период спада можно увеличить период, выделяемый для рутинных дел. Как правило, они не требуют серьёзных умственных и эмоциональных усилий. Но их выполнение точно поднимет вам настроение. И поможет не терять времени, когда продуктивность снова будет на пике.
Не забывайте заботиться о себе
Делайте это в периоды и спада, и подъёма. Внимание к своим потребностям поможет быстрее преодолеть отливы продуктивности и дольше держаться на гребне прилива.
Вы наверняка знаете о том, что стоит регулярно высыпаться, придерживаться принципов здорового питания и помнить о физической нагрузке. Установите «здоровый минимум» дел, который сможете выполнить при любых условиях. Например, пообещайте себе утром обязательно делать несколько упражнений на растяжку, съедать не меньше одного фрукта и порции овощей в день, а за полчаса до сна убирать все гаджеты.
Конечно, вы можете делать для своего здоровья и гораздо больше. Но важно, чтобы в период низкой продуктивности и отсутствия мотивации вы не забывали выполнить минимум. Даже маленькие шаги помогут вам быстрее преодолеть эту тёмную полосу.
И не забывайте о хобби. Любимые занятия помогут расслабиться и повысить настроение. А значит — быстрее восстановить рабочие ресурсы.
Попросите близких о поддержке
Это довольно популярный совет. Пользуясь помощью со стороны, можно пройти сложные периоды быстрее и с меньшими потерями.
Может быть, самое важное в этом пункте — точно знать, к кому вы можете обратиться за поддержкой. Можно договориться с другом, что вы будете встречаться и рассказывать о текущих делах, проблемах и успехах. Или запланировать регулярные встречи с психологом.
А ещё стоит прямо говорить близким о своих периодах спада. Возможно, договориться с членами семьи, в каких случаях они возьмут на себя часть ваших домашних обязанностей. Конечно, вы тоже должны быть готовы помочь близким, когда не самые лучшие времена будут у них.
И ещё. Примите существование приливов и отливов продуктивности. Возможно, кто‑то из ваших знакомых всегда выглядит и действует как машина, не знающая усталости и сбоев. Но если вы не похожи на робота, это нормально. Помните, что отлив продуктивности и мотивации обязательно сменится приливом.
