Тайм-менеджмент простыми словами. 11 причин выбросить свои списки задач

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики!

Это неудобно. Это неаккуратно. Это бьёт по вашей эффективности.

Под катом — 11 доказательств этого.

Что предлагают нам электронные органайзеры, чего нет в блокноте?

1. Контексты

Контексты — основа системы тайм-менеджмента GTD.

Что такое контекст задачи?

Контекст — это особое условие, при котором действие может быть выполнено.

• Вы можете «покормить кота» только дома. Потому что это ваш кот. И он дома.
• Вы можете «купить молоко» только в магазине. В любом. Но в магазине. Не в университете.
• «Взять лекции у Васи» имеет сразу два контекста. «Университет» и «Вася».

Например, на этой вкладке собраны мои домашние дела:

А вот дела для офиса:

Ещё у меня есть контексты «покупки», «машина», «прогулка», «везде», «мама» и другие.

У задачи может быть один, два и более контекстов.

2. Дерево задач

Бывают одиночные задачи типа «полить цветы». А бывают задачи — часть проекта. Например, проекта «заменить масло»:

В этом случае полезно видеть дерево задач. Так ты не теряешься в списках дел, а всегда понимаешь, куда ты идёшь.

В электронном планировщике одна задача может быть на многих таких вкладках. Если я нажму «Завершить задачу», то она пропадёт отовсюду.

3. Напоминалки

Да, в бумажном ежедневнике вы можете прицепить задачу к какой-то дате. Но только электронный планировщик способен сам НАПОМНИТЬ вам о наступлении нужного времени. Причём в том формате, в котором вы пожелаете:

• звуком (на компьютере и смартфоне одновременно);
• по SMS;
• по email.

4. Мобильность

Когда электронные планировщики стали по-настоящему удобными?

Только тогда, когда они научились синхронизировать дела между компьютером и смартфоном.

Сразу появилась простая схема работы:

• Сложные проекты, задачи с контекстами, датой начала и приоритетом — расписываем на КОМПЬЮТЕРЕ.
• А вот бегаем, ездим за рулём, выполняем задачи — на СМАРТФОНЕ.

У планировщиков появилась мобильность. Куда бы вы ни поехали, все ваши задачи и проекты, вся нужная информация под рукой. И доступна в три клика.

Может этим похвастать ваш блокнот?

5. Циклические задачи

У всех есть события, которые повторяются время от времени. Например:

• Каждое пятое число месяца платить за Интернет.
• Каждый первый понедельник месяца получить денежный перевод.
• Каждые вторник и четверг идти в тренажёрный зал.
• Каждый январь продлевать хостинг.

А самое простое — поздравления с днём рождения и праздниками. Вот они уж точно есть у каждого!

Люди с бумажным ежедневником вручную вписывают эти события в свой график. Жутко неудобно!

Электронный планировщик всё это делает сам:

Как видите, можно создать повторение любой сложности. Полезно, что можно задать количество повторов, после чего задача исчезнет. Например, если вам прописали сделать 10 уколов.

6. Резервное копирование

В программе легко настроить резервное копирование. Причём копия вашего дерева задач будет храниться:

• на диске;
• в облаке;
• на смартфоне;
• на ПК.

Более того, вам доступны и копии всех сделанных изменений!

Иными словами, вы никогда не потеряете свои задачи.

А что с вами будет, если вы потеряете свою тетрадку? Будете выть, как волк на луну? Оно вам надо?

7. Командная работа

Почти все планировщики позволяют это.

• Вы ставите задачу подчинённому.
• Вам ставят задачу.
• Вы обсуждаете задачу группой (Wunderlist).

8. Поиск по задачам

Серьёзный деловой мужчина растерянно роется в своём ежедневнике: «Где-то я писал… где-то здесь это было… секунду…» Странная картина.

В электронном планировщике такое исключено: поиск проще в разы.

9. Прикрепление ссылок и файлов

Так удобно в примечаниях к какой-то задаче просто указать ссылку или файл. Например, схему проезда.

Даже не представляю, как это сделать на бумаге.

Кроме того, планировщик Todoist, например, разрешает записывать аудиопримечания к задаче.

10. Цветовая маркировка

Знаю, многие используют в своих блокнотиках разные цвета и шрифты. Согласен, это удобно.

Но только зачем что-то рисовать от руки, когда всё это могут делать скрипты:

Так я раскрасил свои задачи. Поверьте, возможностей для раскраски было намного больше.

И всё это делается без моего участия. Я просто один раз задал, как будут выглядеть:

• проекты;
• папки;
• текущие задачи;
• неактивные задачи;
• важные задачи;
• быстрые задачи.

11. Другое

Электроника становится всё хитрее, новые технологии наступают. Неудивительно, что всё это отражается и на электронных планировщиках. Уже доступны или вот-вот станут доступны:

• использование GPS-напоминалок (смартфон напоминает вам купить молоко, когда вы идёте мимо магазина);
• умный голосовой ввод и голосовое управление задачами;
• системы геймификации (Todoist, HabitRPG).

Сложно?

Ой, да бросьте!

Не сложнее вашей микроволновки!

Нужно просто сесть и уделить один час своего времени. И изменить свою жизнь навсегда. К лучшему!

Резюме

Я понимаю людей, которым сложно отказаться от старой проверенной бумажки — своего бумажного планировщика. Но не говорит ли в вас консервативность мышления? Не противитесь ли вы новым технологиям? Не перекладываете ли вы на себя рутину, которую должен делать автомат?

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики.

Пишите в комментариях!

У вас другая точка зрения? Отлично, напишите об этом!