Как сделать так, чтобы ваши электронные письма читали

Copyright Shutterstock

Постоянное общение с партнерами, читателями, коллегами или клиентами сейчас в 80% случаев сводится к переписке по электронной почте. При том, что мы постоянно пишем, читаем, пересылаем и комментируем электронные послания, лишь небольшая часть людей задумывается над тем, как сделать свои письма результативнее. Давайте поговорим, как вообще сделать так, чтобы ваши письма хотя бы читали, а не просто отправляли с ходу в корзину или нажимали кнопку «Fwd to…»

Избегайте словосочетания «Доброго времени суток», бесконечного «Вы» с большой буквы, длинных предложений с множеством запятых. Не надо «воды», которую привыкли «лить» во вводной части писем «профессиональные секретари» и менеджеры по продажам. Вы тратите свое время, набирая эти бесполезные «реверансы» и комплименты; а потом свое время тратит еще и получатель письма.

Сделайте подпись в письме максимально информативной. Включите туда свои основные онлайн-данные для контакта. Очень полезно добавить в подпись ссылку на личный сайт-визитку или на профиль в  LinkedIn / Facebook (только предварительно наведите в этих профилях порядок и актуализируйте свои данные и предыдущие / текущие места работы).

Не спешите сразу отправлять письмо. Сохраните написанное в черновиках, вернитесь к письму через полчаса — и вычитайте повторно всё, что написали, обдумайте еще раз формулировки и манеру, в которой вы намерены общаться с получателем. Особенно этот совет касается случаев, когда кому-то надо отправить по электронной почте отказ, критику, набор правок и замечаний, претензию и т.д.

Не пишите «километры текста.» Сфокусируйтесь на основном посыле и call-to-action (что конкретно вы хотите от получателя, что он / она должны сделать, получив ваше письмо: позвонить, ответить, составить список, подтвердить условия и т.п.) Все подробности и уточняющие детали, вопросы и предложения стоит представить не в «теле» письма, а с помощью вложенных файлов (лучше всего используйте текстовые файлы с минимумом картинок в форматах .doc, .docx, .pdf)

Важные письма старайтесь всегда отправлять с утра, а сами отвечайте на письма во второй половине дня. Причина проста: если что-то хотите узнать / уточнить / затребовать к выполнению, то надо, чтобы это попало в список дел и задач до того, как день перейдет в фазу «после обеда». Если же вы получили письмо с утра, то надо собрать всю информацию, выяснить то, чего вам не хватает для полного ответа, — и уже после обеда вы сможете предоставить полный ответ тому, кто вам написал.

Как видите, рекомендации совсем небольшие, но они здорово помогают экономить и ваше время, и время того, кому вы пишите. Кстати, какие у вас есть «лайфхаки» относительно деловой и личной электронной переписки?