Правила экономии времени просты. Единственная сложность — начать наконец применять их изо дня в день.

1. Сложную работу делайте утром

Не обязательно вставать в пять утра и накидываться на задачи, не выпив утреннюю чашечку кофе. Учёные из Мичиганского университета обнаружили, что взрослый человек показывает наибольшую умственную активность между 9 и 11 часами утра, а затем активность снижается. Так что в девять принимайтесь за те дела, которые требуют наибольшей отдачи. А проверку почты и мелочи оставьте на послеобеденное время.

2. Группируйте похожие задачи

Вашему мозгу приходится перестраиваться, когда вы принимаетесь за другую задачу. Это занимает около 20 минут. Группируйте похожие задачи, чтобы не тратить время на переключение. Например, если вам надо ответить на письмо, ответьте сразу ещё на несколько, так будет быстрее.

3. Держите почту под контролем

Лучше даже не заглядывать в неё до обеда. Но если вы знаете, что утром вам должно прийти что-то важное, касающееся тех задач, которые вы запланировали на утро, то потратьте немного времени на проверку почты утром, затем в обед и вечером. Только не читайте и не отвечайте на те письма, которые не требуют вашей немедленной реакции.

4. Составьте план

Мы писали об этом уже миллион раз. И среди моих знакомых по-прежнему так мало тех, кто составляет хоть какой-то план на день… А вы планируете цели и задачи?

Лучше всего составить план на следующий день вечером, тогда утром можно будет сразу включиться в работу, не тратя на это времени.

5. Избавьтесь от отвлекающих факторов

Конечно, вы не сможете целый день игнорировать офисный круговорот и личные отвлечения, но хотя бы на полчаса выключите телефон, закройте лишние вкладки в браузере и при возможности удалитесь в отдельную комнату, закрыв дверь.

Бывает, что вы приходите в офис на выходных, чтобы продуктивно поработать в тишине хотя бы полчаса? Эти полчаса вы можете сэкономить для отдыха, если найдёте возможность уединяться в рабочее время.

6. Очистите и организуйте рабочее место

Ваш стол может быть идеально чистым, но это не повысит вашу продуктивность. Рабочая чистота заключается в том, что на столе ничего не мешает вам работать и в то же время все необходимые вещи всегда под рукой: гаджеты, блокнот, ручка, зарядники. То же касается рабочих программ и папок на компьютере. Всё должно лежать на своих местах, корректно работать, быстро открываться. И любой нужный вам документ, картинку или папку вы должны находить моментально.

7. Не теряйте времени даром

Пока едете в общественном транспорте, стоите в пробке или очереди, не залипайте в соцсети. Проверьте почту, составьте план на следующий день, почитайте книгу, которую давно откладывали. Если вы предполагаете, что вечером у вас будет свободное время, чтобы проверить почту, не делайте этого в офисе — там вы можете закончить более важные дела.

8. Исключите необязательные дела

Подумайте, сколько всего вы делаете только потому, что вроде как обязаны или не смогли вовремя сказать «нет». Едете утром в воскресенье помогать коллеге с покупкой шкафа, идёте на мастер-класс по приготовлению капкейков, помогаете подруге выбирать обои, соглашаетесь организовать пятничную вечеринку в офисе. Если дело не приносит вам удовольствия, подумайте, точно ли вы должны это делать? Или мир не изменится, если вы откажетесь?

9. Не готовьте каждый день

Если вы готовите каждый вечер, вы отнимаете у себя не только час или пару часов, которые вы тратите непосредственно на приготовление еды. Днём вы занимаете свой мозг мыслями, что приготовить. А ещё иногда забегаете в магазин, чтобы докупить продуктов.

В выходные можно наготовить еды почти на неделю и заморозить её. Даже полезные завтраки можно приготовить заранее на пять рабочих дней, и ваши утренние сборы на работу станут спокойнее.

10. Найдите время для спорта

То, что у вас нет времени на спорт, — это отговорки. Лишнего часа никогда нет, если его специально не выделить. Найдите немного времени, чтобы хотя бы прогуляться пешком километров пять-шесть в день. Это займёт всего час, а соображать вы начнёте гораздо лучше. Если вы можете растянуть свой обеденный перерыв, то прогуляйтесь или сходите в тренажёрный зал в это время — так вы избавитесь от послеобеденной сонливости.

11. Сделайте все разъездные дела за один раз

Все запланированные на неделю разъездные дела лучше сделать за один раз. Допустим, вам надо купить продуктов, заехать в сервис, чтобы проверить машину, и навестить бабушку. Выделите выходной день, когда вы всё это сделаете. В общей сложности времени вы потратите меньше, чем если бы разбили эти дела на несколько дней.

12. Не поддавайтесь мифам о многозадачности

Кажется, это так здорово — делать несколько дел одновременно. И вы так стремительны и всё успеваете. Нет. Наш мозг может сосредоточиться только на одной задаче. Сделайте быстро одну и переходите к другой. Это гораздо эффективнее, чем пытаться сконцентрироваться на четырёх задачах одновременно.

13. Полюбите автоматизацию

Автоматические платежи за интернет, телефон, коммунальные услуги разгрузят ваш мозг. Вас просто не будут тревожить эти моменты. Правильно настройте фильтры в почте, чтобы получать как можно меньше спама, который отвлекает вас. Очень многое можно автоматизировать и оставить энергию для важных дел.

14. Готовьтесь с вечера

Это прекрасная привычка, которую многим из нас пытались привить в школе. Как жаль, что со временем многие о ней позабыли. А ведь если накануне собрать сумку в спортзал, погладить одежду на следующий день, приготовить обед и в контейнере поставить его в холодильник, то утром будет в разы меньше суеты. Кстати, вы ещё застрахуете себя от всевозможных неприятностей. Например, не обнаружите за 15 минут до выхода из дома, что на рубашке пятно, а свежей у вас нет.

15. Отключите экраны

Свет экрана телевизора, смартфона, ноутбука препятствует выработке мелатонина. Так что это очень плохая идея — читать или смотреть что-то на ночь с телефона или засыпать с работающим телевизором. Качество сна ухудшится, утром вы проснётесь разбитым, будете туго соображать и тратить больше времени на простые задачи. Отложите гаджеты и лучше помедитируйте на ночь.

Какие из этих правил используете вы? Расскажите о своих методиках управления временем.