Для чего нужна корпоративная библиотека и как её создать

Дмитрий Орлов

Программный директор digital-компании Ingate.

Зачем компании библиотека

Корпоративная библиотека делает чтение доступным каждому

Сотруднику не надо покупать книгу и переживать муки выбора. В библиотеке уже собрано то, что полезно и пригодится в работе.

Корпоративная библиотека — первый шаг к системе обучения

В нашей компании у каждого сотрудника есть индивидуальный план развития. Там прописано, каких целей он должен достичь через месяц и квартал. Книги — один из инструментов их достижения наряду с внутренним обучением и менторством.

Корпоративная библиотека ускоряет процесс получения знаний

Если компания нацелена на рост и развитие, вы просто обязаны быстро накапливать, осваивать и передавать знания. Регулярное чтение книг позволяет создать атмосферу, в которой постоянное обучение и самообразование — естественный процесс.

С чего начать

1. Соберите первую полку

Скорее всего, это получится стихийно. Расскажите о ней сотрудникам, проследите за их реакцией. Предложите несколько новинок, которые точно заинтересуют наиболее деятельных работников.

У нас всё началось с того, что мы стали собирать в кабинете отдела HR раздаточные материалы с тренингов, которые проводились в компании. Со временем людей, которые заходили за материалами и спрашивали дополнительную литературу, становилось всё больше. Мы поняли, что пора собирать собственную библиотеку.

2. Назначьте ответственного за проект — куратора библиотеки

Мы назначили сотрудника отдела HR. Разумеется, это не основная его деятельность, но если книгами заведует один специалист, то со временем он становится настоящим экспертом и может подобрать книгу любому сотруднику под любые цели.

3. Определите основные рубрики библиотеки

Как правило, они соответствуют роду деятельности компании. Собирайте обратную связь, выясняйте, каких книг не хватает, прислушивайтесь к мнению сотрудников. Сначала в нашей библиотеке были исключительно книги по интернет-маркетингу. Со временем там стало всё больше изданий по менеджменту, управлению процессами, саморазвитию и дизайну.

4. Выделите бюджет на закупку книг

Важно учитывать, что некоторые книги стоят 300 рублей, а некоторые, например по программированию или англоязычные по менеджменту, — до 1,5–2 тысяч без учёта доставки.

Список новинок для закупки формируют сами сотрудники: рассказывают куратору, как та или иная книга поможет в работе им и коллегам. А дальше куратор расставляет приоритеты по закупке в рамках бюджета.

5. Организуйте место для хранения книг

Все книги мы выдаём на руки, отдельного помещения под читальный зал не требуется. Поэтому компактные стеллажи расположены вдоль стены в кабинете HR и не мешают работе. Плюс такой организации в том, что куратор, специалист по обучению и развитию персонала, в свободное от работы с библиотекой время занимается своими делами вместе с коллегами из HR.

Как автоматизировать процесс

1. Введите учёт книг, даже если библиотека небольшая

Куратор должен отслеживать срок нахождения книги у сотрудника и отправлять напоминание: «Не забудьте сдать книгу». В небольшой компании рассылку с просьбой оставить отзыв также можно отправлять вручную, главное — вести эту работу системно. Первое время наша библиотека существовала только офлайн. Нужно было прийти, выбрать книгу, а сотрудник библиотеки (куратор) делал отметку в Excel.

2. Будьте готовы к росту библиотеки и усложнению системы

В 2011 году у библиотеки появилась технологическая оболочка — аналог электронного каталога с системой учёта. Мы создали новый раздел на корпоративном портале — систему, с помощью которой автоматизировали процесс заказа и отслеживания книг, привязали её к базе данных всех изданий. Как только новый экземпляр прибывает в библиотеку, ему присваивают идентификатор и заносят в реестр и базу данных. Затем книга появляется на главной странице корпоративного портала в разделе новинок. Туда же попадают электронные книги, которые мы закупаем, если бумажные слишком дорогие или редкие.

3. Организуйте очередь на книги

При наличии электронного каталога на портале сотрудники могут посмотреть список книг, почитать отзывы и заказать нужный экземпляр. Когда сотрудник нажимает на кнопку «Хочу прочитать», он получает уведомление, свободна книга или придётся подождать.

Свободна — куратору приходит письмо, что книгу надо отправить сотруднику в один из офисов. Нет — сотрудник попадает в электронную очередь и ждёт, пока книга освободится.

Организовать очередь на книги можно в Excel или «Google Таблицах», но это будет сложнее. В небольшой компании сотрудники сами могут договариваться, кому передать книгу после прочтения. Главное, чтобы о смене читателя сообщали куратору. Можно ввести лист ожидания по наиболее популярным книгам, куда сотрудники сами будут вписывать имена и вычёркивать их перед сдачей книги.

4. Заказывайте дополнительные экземпляры популярных книг

Если на какую-либо книгу постоянно большая очередь (не только в первые месяцы после её заказа), нашему куратору приходит уведомление. При наличии большого числа положительных отзывов, если книга действительно полезна, заказываются дополнительные экземпляры.

Как поддерживать эффективную работу библиотеки

Самого наличия библиотеки недостаточно. Все сотрудники должны о ней знать, видеть постоянные обновления, понимать, что коллеги читают, обмениваются опытом.

1. Организуйте систему отзывов

Как только сотрудник вернул книгу, он получает письмо с благодарностью и просьбой оставить отзыв. Отзывы от людей со схожим информационным полем позволяют другим понять, насколько полезна для них эта книга. Можно задать вопросы автору рецензии, уточнить детали или обсудить уже прочитанное издание.

2. Обсуждайте прочитанные книги

При отсутствии корпоративной электронной площадки введите правило регулярно встречаться и обсуждать прочитанные книги. Конкретные издания могут быть указаны в плане развития сотрудника либо рекомендованы для того или иного отдела.

3. Рассказывайте о новостях библиотеки

У нас для информирования в ежемесячном дайджесте новостей есть специальный раздел. Там публикуются новинки, подборки самых востребованной литературы или обзоры лучших книг по версии одного из сотрудников. Иногда персональные подборки сотрудников попадают в корпоративный блог.

4. Оформите стеллажи библиотеки

Так, чтобы хотелось полистать книги и поговорить с куратором. Самые актуальные рубрики разместите на уровне глаз — специально для тех, кто зашёл в кабинет HR по своим делам, чтобы человек наверняка не прошёл мимо популярных изданий. Расставьте на полках яркие мелочи: привлекайте внимание, пусть сотрудник задержится подольше, полистает и выберет книгу.

5. Учитывайте риски

Книги часто задерживают, даже если дать на прочтение минимум месяц. Напоминания нужно отправлять и специалистам, и топ-менеджменту. Если не работают стандартные уведомления, то куратор библиотеки пишет сообщения лично спустя пару месяцев. Иногда книги рвутся, реже сотрудники теряют их. Это значит, что популярную книгу надо будет заказать вне очереди.

Если ничего не упустить, библиотека, производимый ею эффект и достигаемые результаты будут подобны снежному кому: с одной стороны, компания инвестирует в обучение, создаёт среду для развития сотрудников, с другой — сотрудники вкладывают силы и время в саморазвитие, стремятся к новому и подают пример другим коллегам.