7 секретов, которыми пользуются эксперты по продуктивности, когда сами ничего не успевают

Краткую версию статьи можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Когда работы становится всё больше, мы начинаем утопать в проектах и срывать дедлайны. Прибавьте жизненные стрессы — и вот список дел становится похож на Эверест, который невозможно покорить. Вы удивитесь, но эксперты по продуктивности сталкиваются с такими же проблемами. Специально для этих случаев у них есть несколько простых, но очень эффективных решений.

1. Обратиться за помощью

Как только редактор журнала Wired Алан Генри понимает, что взял слишком много проектов, он останавливается и сортирует задачи по важности.

«Это самая сложная часть. Но не потому, что нужно организовать задачи, — это легко, — а потому, что нужно взять паузу и осознать весь фронт работ. Иногда кажется глупым делать перерыв только для того, чтобы после снова начать работать, особенно когда перегружен или не успеваешь. Но это необходимо, чтобы восстановить ясность мысли. Прогуляйтесь, выпейте стакан воды, убедитесь, что пообедали», — говорит Генри.

После такого перерыва он рекомендует разделить дела по приоритету, важности и возможности делегировать. Последнее в данном случае не значит «отдать кому‑то». Речь о том, чтобы на какие‑то задачи выделить больше времени, с какими‑то обратиться к коллеге, а от каких‑то отказаться.

Генри советует не стесняться просить о помощи. Вы не обязаны отвечать за всё самостоятельно. Если у вас есть возможность опереться на коллег, пользуйтесь ею.

2. Записать все дела на бумаге

Консультант по тайм‑менеджменту Анна Дирмон Корник любит записывать свои мысли и соображения на бумаге. Она делит лист на четыре равные части. Первая — для задач, которые абсолютно необходимо сделать, вторая — следует сделать, третья — стоит сделать, а четвёртая — хотелось бы сделать. Затем эксперт распределяет дела по категориям, а после, уже внутри каждой из них, — по приоритетности.

Корник сравнивает этот приём с дуршлагом, который помогает «процедить» задачи, оставить самое важное, понять, с чего стоит начать, и спокойно приниматься за работу.

3. Избавиться от лишнего

Автор книги «Мой продуктивный год» Крис Бэйли регулярно составляет список всех текущих проектов. А потом поступает так же, как и Алан Генри: решает, от каких дел можно отказаться, а какие — передать другим.

Оставшиеся проекты Бэйли распределяет по дедлайнам. Если он что‑то не успевает, то старается предупредить, что выполнение задачи задержится. А если понимает, что закончит, наоборот, раньше срока — информирует, что её получится закрыть заранее.

4. Признаться, что не справляешься

Консультант по тайм‑менеджменту Памела Л. Рид старается последовательно работать над задачами, но иногда всё равно отвлекается. В такие моменты ей помогают несколько практик:

• Понять, в какой точке она находится. «У меня голова идёт кругом, мне нужна помощь!»
• Обозначить приоритеты и понять: работу обязательно выполнить сейчас или в ближайшее время или можно отложить на потом.
• Ограничить отвлекающие факторы — меньше проверять социальные сети или выделить определённое время для мелких однотипных задач.
• Закрыть дверь, остаться в одиночестве, отвести себе конкретный временной отрезок и погрузиться в выполнение заданий.

5. Быстро взаимодействовать с окружающими

Консультант по продуктивности Рашель Изип предпочитает брать паузу, потому что работа сразу над несколькими задачами приводит к переизбытку информации. Во время перерыва она не проверяет почту или телефон и не пытается взяться за первое попавшееся дело, чтобы закончить хоть что‑нибудь, а старается успокоиться и решить, что делать дальше.

Эксперт внимательно смотрит на сами проекты с дедлайнами и определяет, нужно ли их выполнять самостоятельно или это командная работа. Если вы работаете в тандеме, значит, нужно взаимодействовать прямо сейчас. Например, написать «Это наш новый дедлайн» или «Я смогу показать тебе свою часть работы к концу дня». В любом случае следует предупреждать коллег о том, что происходит, как можно быстрее.

6. Задать один уточняющий вопрос

Бизнес‑коуч Кэти Вуссоу считает, что справляться с завалом на работе помогают чёткие приоритеты. Если у вас есть руководитель проекта или босс, иногда вопрос лишь в том, чтобы обратиться к ним: «Вот проекты, которые у меня есть в данный момент. Какой из них в приоритете?»

Если вы сами определяете важность заданий, используйте такой вопрос: «Какую из задач нужно решить или убрать из списка прямо сейчас, чтобы другие тоже решились или стали легче»? Ответ поможет понять, с чего начать.

7. Успокоиться

Эксперт по продуктивности Самфи Уай отмечает, что обычно люди ищут простое решение проблем. Однако для настоящей продуктивности нужно регулярно практиковать стресс‑менеджмент, быть упорным, уметь обозначать приоритеты, а также управлять временем и задачами.

Сама Уай в первую очередь прорабатывает свои чувства — медитирует или занимается другими практиками. «Ты понимаешь, что добился результата, когда сердце начинает биться в нормальном темпе, мышцы, нижняя челюсть и даже брови расслабляются, а дыхание снова выравнивается», — объясняет эксперт.

Затем она записывает задачи, которые нужно выполнить. «Проблему гораздо легче решить, когда ты видишь её перед глазами», — считает Уай. После этого она использует матрицу Эйзенхауэра — занимается срочными и важными делами, выделяет в расписании время на важные, но несрочные, делегирует другим срочные задачи, не входящие в её обязанности, и вычёркивает остальные.

Если сфокусироваться никак не получается, Самфи Уай советует попробовать подвинуть дедлайн. «Чаще всего я удивляюсь, сколько понимания проявляют люди к моим проблемам», — отмечает эксперт.