Длинные или короткие e-mail, рассылки на 1000 адресов, коряво написанные, плоские тексты и никаких результатов. Общаться с помощью электронных писем не так просто, как может показаться, и каждый третий пользователь делает ошибки, бесит своих партнеров и клиентов и не получает результатов. Существует девять распространенных ошибок, которые стоит узнать, прежде чем писать очередной e-mail.

1. Вы отправляете e-mail только тогда, когда что-то нужно

Не лучшее время налаживать отношения с человеком, когда вам что-то от него нужно. Сначала надо проверить отношения и постараться укрепить их. Например, можно взять за правило каждую субботу отправлять по 5 писем людям, которые вас интересуют. В письме можно поздравить с успехами или выразить восхищение проектом. Это отличный способ не забывать о людях, у которых в будущем придется что-то просить.

2. Вы забываете, что ваш e-mail будет читать живой человек

Составляя письмо, важно помнить, что его будет читать не робот, а человек. Вы же не будете отдавать другу сухие команды, придя к нему в гости?

Вставьте несколько теплых фраз в начало и конец своего сообщения — это настроит получателя на дружелюбный лад.

Например, в качестве вступления можно поздравить с успешным проектом, а в заключении пожелать всего наилучшего.

3. Слишком много «Я»

Многие люди пишут свои e-mail исключительно от первого лица и вставляют слишком много «Я», например: «Я приглашаю вас на лекцию и я думаю, что вам будет интересно её послушать. Я нашел автора, рассказывающего об…». Такие письма тяжело читаются и делают ненужный акцент на личности автора, так что проверяйте свои e-mail на избыток «я» и заменяйте его.

4. Отправляете письма в неподходящее время

Если вы написали письмо сейчас, это не значит, что и отправлять его надо немедленно. Сначала надо оценить, насколько актуальна информация, и можно ли отправить её позже. Запланировав отправку письма через день или два, вы даете себе время отдохнуть.

Кроме того, от вас перестанут ожидать мгновенных ответов, а значит, можно будет сначала ответить на самые важные письма, а потом — на все остальные.

5. Отправляете письма слишком многим людям

Лучше отправить e-mail трем заинтересованным людям, которые могут вам ответить, чем пятидесяти, которые вообще не знают, о чем вы пишете. Чем лучше вы знаете того, кто получит ваше сообщение, тем больше шансов на ответ. В любом случае, просьбы незнакомых людей воспринимаются, как спам.

6. Ничего не знаете о человеке, который получит ваш e-mail

Постарайтесь узнать побольше о получателе письма. Это можно сделать с помощью плагина Rapportive, который работает в браузерах Chrome и Firefox. Открывая электронное письмо, вы увидите информацию о его отправителе — фотографию, ссылки на Twitter и Facebook и профессиональные данные с LinkedIn.

7. Забываете о коротких напоминаниях

Если вы ждете какого-то важного сообщения, время может растянуться до бесконечности.

Чтобы убедиться в том, что получатель вообще читал ваше сообщение, можно во время ожидания напомнить ему о себе коротеньким однострочным e-mail.

Например: «Привет. Хочу напомнить о своем предложении. На следующей неделе мы можем сделать первые поставки. Если у вас появятся вопросы, дайте знать».

8. Слишком длинное сообщение

Чем длиннее сообщение, тем меньше вероятность, что кто-то будет его читать.

Не стоит детально описывать в электронном письме свою стратегию, планы и все остальное. Для этого существуют более удобные инструменты, например, Google Документы, Basecamp или другие программы для управления проектами.

9. Используете только электронную почту

Не стоит основывать свою работу только на переписке по e-mail — остальные инструменты заслуживают не меньше внимания. Чат, Skype, e-mail — чередуйте способы общения чтобы всегда оставаться на связи.

Когда вы исправите ошибки, стоит подумать и о стиле написания.

Как писать лучше?

  1. Рассказывайте цепляющие истории. Добавляйте иллюстрации, рассказывайте о проблеме, которая интересует именно вас, делайте текст легче и понятнее для людей. Читатель должен сразу увидеть вашу историю и проникнуться к вам симпатией.
  2. Соблюдайте правило четырех предложений.

    Постарайтесь уместить свою мысль в четыре (максимум пять) предложения и сделать акцент на самой важной проблеме.

  3. Учитывайте чужой стиль. Смотрите, как общаются другие люди и пробуйте составлять похожие по стилю ответы. Вам прислали три сухие фразы? Не сочиняйте пространный ответ, подстройтесь под собеседника и ответьте ему так же коротко и по деловому.
  4. Сохраняйте то, что вам нравится. Расширение для браузера Evernote Web Clipper помогает быстро сохранить понравившийся текст, чтобы вернуться к нему позже.

    Короткие сообщение, благодарственные письма, рекламные предложения — сохраняйте всё, что кажется вам интересным и позже, при написании своих писем, вы сможете черпать из них вдохновение.