4 ментальные ловушки, которые убивают продуктивность

У продуктивности много врагов: бесконечные совещания, навязчивые коллеги, многозадачность и не только. Но чаще всего нас сбивают с толку ментальные ловушки. Доктор философии, профессор Торонтского университета Андре Кукла в своей книге пишет, что это привычные модели мышления, которые тратят наши время и энергию, не давая ничего взамен.

Как только мы научимся распознавать и обезвреживать этих «врагов», то сможем значительно повысить свою продуктивность. Вот несколько распространённых ловушек, которые могут стоять у нас на пути.

1. Ошибка планирования

Это тенденция недооценивать количество времени, которое понадобится для выполнения задачи. Отчасти ошибка планирования связана с тем, что мы слишком оптимистично смотрим на свою продуктивность и переоцениваем свои силы.

Из‑за этой ловушки мы постоянно не укладываемся в график. Если на работе вам приходится иметь дело со строгими дедлайнами, например от вас зависит срок завершения командного проекта, ошибка планирования может существенно подпортить репутацию.

Ещё одно её следствие заключается в том, что мы пытаемся совершить невозможное и успеть выполнить огромный объём задач за короткое время. Это приводит к дисбалансу. Когда мы берём на себя слишком много работы, времени на близких и личную жизнь совсем не остаётся.

Завышенные ожидания и отсутствие контроля над дедлайнами — прямой путь к выгоранию. Когда мы не успеваем выполнить важную задачу, нам приходится жертвовать часами, которое мы должны были бы потратить на развлечения, заботу о себе и даже на сон. Постепенно это приводит к эмоциональной, умственной и физической усталости, вызванной длительным или повторяющимся стрессом.

Как преодолеть

Не использовать списки дел без ограничения времени. Сами по себе списки бесполезны. Если в них нет чётких сроков выполнения, они совсем не помогают обозначать приоритеты и следовать реалистичному расписанию.

Решить проблему поможет таймбоксинг. Этот метод состоит в том, чтобы для каждой задачи в расписании выделять определённый отрезок времени. Он позволяет эффективно бороться с ошибкой планирования, потому что даёт возможность визуализировать рабочее время.

Чтобы сделать приём ещё эффективнее, подготовьтесь заранее. Ставьте таймер каждый раз, когда выполняете какую‑либо задачу, например занимаетесь спортом или разбираете рабочие документы. Так вы поймёте, сколько времени у вас обычно уходит на подобные дела, а значит, составлять расписание будет проще. Вы сможете вносить в календарь точное время и получите реальное представление о том, что успеете сделать за один день.

Не бойтесь свободно распоряжаться временем. Отводите на каждое дело не минимальное количество времени, как в оптимистичном сценарии, а максимальное, как в пессимистичном. Если вы закончите всё раньше, можно будет отдохнуть перед следующей задачей.

2. Переходные моменты

Это моменты в течение дня, когда мы переходим от какого‑то одного занятия к другому. Например, когда открываем вкладку в браузере, раздражаемся, что страница долго загружается, и открываем следующую, чтобы заполнить время. Или когда проверяем социальные сети, пока возвращаемся на рабочее место с совещания. Всё начинается с безобидных 5 минут, а заканчивается чувством вины через полчаса напрасно потраченного времени.

Как преодолеть

В следующий раз, когда вам захочется проверить социальные сети, чтобы развеять скуку или просто отвлечься, подождите 10 минут. Скорее всего, когда они истекут, вы уже передумаете.

Представьте, что спонтанный порыв сделать что‑то — это волна, а вы — сёрфингист. Правило 10 минут даёт вам время, чтобы «оседлать волну желания». Вы делаете перерыв, замечаете свои ощущения, а потом берёте над ними верх. Это помогает не поддаваться внезапным желаниям и справляться с чувствами, пока они не схлынут.

Правило 10 минут подходит для борьбы с самыми разными отвлекающими факторами. Например, с желанием съесть что‑то вредное или посмотреть ещё одну серию в два часа ночи.

3. Простой эффект срочности

Это тенденция выбирать срочные и быстрые, а не важные и долгие задачи. Другими словами, мы отдаём предпочтение короткому делу, которое займёт 5 минут, а не серьёзному проекту, для которого понадобятся часы работы.

Прекрасный пример — электронная почта. По статистике, обычный сотрудник получает 121 сообщение в день. Даже если отвечать на каждое письмо за 2 минуты, это займёт 4 часа. А ведь это время можно потратить на действительно важные дела.

Как преодолеть

От заманчивого зова мелких задач вас защитит всё тот же таймбоксинг. Зарезервируйте в своём расписании период для сосредоточенной работы и предупредите всех, кого нужно, например семью или начальство, что в это время вы недоступны. Это избавит вас от чувства вины и тревоги из‑за того, что вы не отвечаете на письма или сообщения. Все будут знать, что вы неотрывно занимаетесь делом.

Старайтесь не потакать своим желаниям. Первое время у вас может возникать соблазн быстро проверить социальные сети или закинуть одежду в стиральную машину, если вы работаете из дома. Напоминайте себе, что сейчас — время сосредоточенной работы, а всё остальное строго запрещено.

4. Чувство стыда

Люди не машины, поэтому периодически наша продуктивность снижается, даже если мы ответственно подходим к планированию времени и тратим своё внимание только на важные вещи. Это естественный процесс.

Стыдить себя за то, что вы что‑то не успели, абсолютно бесполезно. Да, возможно, сегодня вы проспали утреннюю тренировку или отвлекались чаще, чем обычно. Не вините себя. Токсичные эмоции только заставят вас чувствовать себя ещё хуже и, по иронии судьбы, отвлекаться ещё больше, чтобы справиться с негативом.

Как преодолеть

Проявляйте к себе больше сострадания. У каждого бывают проблемы с тем, чтобы долго удерживать внимание и не отвлекаться по пустякам. Важно брать на себя ответственность за свои действия без токсичного чувства стыда.

Самосострадание делает нас более устойчивыми перед лицом неоправдавшихся ожиданий, потому что снижает стресс, который часто сопутствует неудачам. Если вы замечаете, что снова начинаете прислушиваться к своему внутреннему критику, не верьте ему и не спорьте с ним. Лучше напомните себе, что препятствия — часть пути к успеху.

Разговаривайте с собой так же, как вы разговариваете с другом. Это позволит посмотреть на ситуацию со стороны и увидеть её такой, какая она есть на самом деле. Подбадривайте себя. Например, так: «Ты находишься в самом начале пути». Или так: «Ты уже меняешься к лучшему».

Чувство стыда и вины — ещё одна причина, по которой таймбоксинг лучше списка дел. Списки закрепляют вредные стереотипы о нас самих и служат постоянным напоминанием о том, что мы сегодня не сделали, хотя обещали.