Формула продуктивности: GTD + «12 недель в году»

Начнём с того, что желания роста и развития мне хватает. Проблема в том, что по натуре я больше мечтатель и планировщик, чем «осуществитель» и «пахарь». Мне легче восхищаться новыми идеями и бесконечно планировать, чем воплощать в жизнь. Поэтому движение вверх давалось трудно и было медленным.

«12 недель в году»

Но вот в конце 2014 года мне в руки попадает книга «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев». Очень громкий заголовок заставляет кричать мой скептицизм не менее громко. Но если книга на интересующую тему и о новом, то почему бы и не прочесть? Хотя бы несколько первых страниц.

И как раз вот с этих первых страниц авторы начали развеивать скепсис аргументированными доводами, исследованиями и здравым смыслом. Умозрительно теория верная, красивая и вдохновляющая. Но лучшая проверка для любой теории — практика, за которую я незамедлительно принялся.

Успел ли я за 12 недель больше, чем успевают другие за 12 месяцев? Мне сложно сказать. Одно скажу точно: сейчас за 12 недель я успеваю больше, чем раньше успевал за 12 месяцев! И для меня самого это стало сюрпризом, так как до конца не верилось, что такое возможно.

Скажу сразу, что это не система квартального планирования. Это другое мышление и даже — в какой-то мере — новые инструменты. «12 недель в году» позволяет изменить образ мыслей и научиться правильно действовать. Система помогает сосредоточиваться на тех методах, которые необходимы для достижения высоких результатов.

В рамках статьи невозможно описать саму систему и причины её эффективности. Поэтому советую прочесть книгу (можно начать с рецензии) или посетить бесплатный вебинар, который будет проводиться в рамках онлайн-тренинга «12 недель в году» на площадке SmartProgress.

Методика GTD: без неё никуда

Итак, чтобы не топтаться на месте, есть система «12 недель в году» («12-недельный год»). А чтобы нескончаемый поток входящих мыслей, идей, задач и проектов не свёл с ума, нужна методика повышения личной эффективности GTD. Ведь какими бы мы ни были целеустремлёнными и независимыми, рутину пока никто не отменял. Как оказалось, эти две системы самоорганизации очень гармонично сочетаются и дополняют друг друга.

GTD помогает нам иметь свободное для творчества сознание и при этом ничего не упускать, сохраняя нас от авралов, проколов и стресса. «12-недельный год» — не терять фокус и целеустремлённость. Чтобы всё собрать вместе, структурировать, не запутаться и иметь быстрый доступ, я использую компьютерный органайзер MyLifeOrganized.

MLO: собрать и организовать

Если вы не знаете об этом органайзере или не представляете, как с ним работать, прочтите статьи об MLO для Windows и MLO для iOS. Здесь же я расскажу об алгоритме обработки задач.

Всё начинается просто: к нам приходят идеи и мысли, появляются задачи, проекты и отправляются в корзину. В подходящее время мы разбираем корзину, принимаем решения, структурируем, присваиваем контексты, разносим по проектам.

С рутиной разбираемся по классическим законам Дэвида Аллена (David Allen), но для симбиоза GTD и «12-недельного года» необходимо создать специальные папку и контекст. Назовём их просто — 12. В папку попадают все проекты и задачи для «12-недельного года». Контекст нам понадобится для создания вкладок и видов. Их должно быть пять.

1. Все проекты и задачи «12-недельного года»

Вкладка делается простой фокусировкой на папке 12 и закреплением вида по умолчанию. Структуру самой папки каждый подбирает по вкусу. Я организовал её по областям жизни: духовность, семья, профдеятельность, здоровье, развитие, быт, отношения…

2. Незапланированное

Как и предыдущая, создаётся при помощи фокусировки, но к ней применяется фильтр, отсеивающий все задачи и проекты, для которых выбран любой временной отрезок. Открывается в конце или начале «года» (каждые 12 недель), чтобы составить план на следующий «год». Делаем это простым указанием значения «Год» в свойствах задачи. Каждая такая задача исчезает из вкладки «Незапланированное» и появляется во вкладке «Годовой план».

3. Годовой план

Вкладка создаётся из списка To-Do, к которому применяется фильтр: контекст равен 12, цель — «Год». Помогает запланировать действия на месяц. Делается всё так же просто, как и в предыдущем случае: в целях мы меняем «Год» на «Месяц» и задача, исчезая из этой вкладки, появляется во вкладке «Месячный план».

mlo gtd

4. Месячный план

Для создания используйте предыдущую вкладку, поменяв в фильтре значение «Год» на «Месяц». Вкладку открываем раз в неделю, выбираем задачи на следующие семь дней и выставляем им цель «Неделя».

5. Еженедельный план

Эта вкладка от предыдущих отличается опять же фильтрацией по свойству «Цель». И здесь она — «Неделя». Просматриваем её каждый день, а то и несколько раз в день, чтобы определиться с делами на сегодня. Выполненные задачи отмечаем.

Может показаться, что это всё — лишние телодвижения, которые только усложняют достижение целей «12-недельного года». Но в реальности очень трудно держать фокус, и именно наличие быстрого доступа к чётким спискам помогает не отвлекаться, не терять время на анализ и поиски, избегая при этом лишнего стресса.

Если что-то для вас осталось неясным, задавайте вопросы в комментариях и записывайтесь на вебинар. До встречи.